Zarachowanie wpłaty

Klient ma trzy faktury po terminie i przelewa kwotę, która nie pasuje do żadnej. Zanim ją zaksięgujesz, musisz ustalić, który dług spłaca. To zarachowanie wpłaty, czyli zaliczenie świadczenia na poczet długu według art. 451 Kodeksu cywilnego. Od tej decyzji zależy, które faktury pozostaną otwarte, od jakiej kwoty dalej liczysz odsetki i która należność może się przedawnić.

Kolejność ustalają dłużnik, wierzyciel i ustawa

1. Dłużnik. Klient, który ma kilka długów tego samego rodzaju, może przy zapłacie wskazać, który chce spłacić (art. 451 § 1 zd. 1). Może to zrobić na przykład numerem faktury w tytule przelewu.
2. Wierzyciel. Jeśli klient nic nie wskazał, możesz zaliczyć wpłatę na wybrany dług w pokwitowaniu. Gdy klient je przyjmie, nie może już żądać zaliczenia na inny dług (art. 451 § 2).
3. Ustawa. Bez oświadczenia którejkolwiek ze stron wpłatę zalicza się najpierw na dług wymagalny, a przy kilku wymagalnych na najdawniej wymagalny (art. 451 § 3).

Z wpłaty na fakturę możesz najpierw pokryć odsetki

Art. 451 § 1 zd. 2 KC brzmi tak. „Jednakże to, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne oraz na zalegające świadczenia główne.” Nawet gdy klient wskaże fakturę, z wpłaty na nią możesz więc najpierw pokryć zaległe odsetki od tej faktury, a dopiero resztę zaliczyć na należność główną.

Przykład. W transakcji handlowej faktura na 20 000 zł ma termin 15 września 2026 r. Klient płaci 10 000 zł 15 października 2026 r. i w tytule przelewu podaje jej numer. Odsetki handlowe za 30 dni opóźnienia przy stawce 13,75% rocznie wynoszą 226,03 zł (20 000 zł × 13,75% × 30 ÷ 365). Jeśli zaliczysz wpłatę najpierw na odsetki, na należność główną trafi 9 773,97 zł, a do zapłaty zostanie 10 226,03 zł, od których odsetki liczysz dalej.

To uprawnienie, a nie obowiązek. Możesz też zaliczyć całą wpłatę na należność główną, a odsetki rozliczyć osobno notą odsetkową, którą przygotujesz w kalkulatorze odsetek. Ustal jedną zasadę dla wszystkich klientów i informuj ich, na co zaliczyłeś wpłatę.

Kolejność ma znaczenie przy sporach i starszych fakturach

Gdy klient płaci wszystkie faktury poza jedną sporną i wskazuje to w tytule, zaliczasz wpłatę zgodnie z jego wskazaniem. Bez wskazania i bez twojego oświadczenia zadziała art. 451 § 3, który może skierować pieniądze właśnie na sporną fakturę, jeśli jest najdawniej wymagalna. Dlatego przy należnościach spornych wyjaśnij z klientem, co spłaca, zanim zaksięgujesz wpłatę.

Przy starszych fakturach kolejność wpływa na ryzyko przedawnienia. Wpłata zaliczona na nowsze faktury zostawia otwartą najstarszą, która przedawni się najwcześniej. Terminy opisuje hasło przedawnienie należności.

Jak ułatwić rozliczanie wpłat

• Proś klientów o numer faktury w tytule przelewu. Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi za fakturę z KSeF, poda jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Szczegóły opisujemy w tekście KSeF a należności.
• Nadaj klientom rachunki wirtualne, żeby od razu wiedzieć, kto zapłacił.
• Nieprzypisane wpłaty rozliczaj codziennie, żeby przypomnienie nie trafiło do klienta, który już zapłacił.

Program do windykacji Sunbay łączy się z ERP i dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur, więc przypomnienia nie wychodzą do klientów, którzy już zapłacili. Raport wiekowania pokazuje, co po rozliczeniu wpłat zostało do zapłaty.

Najczęstsze pytania

Na co zaliczyć wpłatę, gdy klient nie podał numeru faktury?

Możesz sam zaliczyć ją na wybrany dług i wskazać to w pokwitowaniu. Jeśli klient je przyjmie, nie może już żądać zaliczenia na inny dług (art. 451 § 2 Kodeksu cywilnego). Bez oświadczenia żadnej ze stron wpłata idzie na dług wymagalny, a przy kilku wymagalnych na najdawniej wymagalny.

Czy wpłatę można zaliczyć najpierw na odsetki?

Tak. Nawet gdy klient wskaże fakturę, wierzyciel może z kwoty przypadającej na tę fakturę pokryć najpierw zaległe należności uboczne, na przykład odsetki, a resztę zaliczyć na należność główną (art. 451 § 1 zd. 2 Kodeksu cywilnego).

Czy klient może sam wybrać, którą fakturę spłaca?

Tak. Dłużnik, który ma wobec wierzyciela kilka długów tego samego rodzaju, może przy zapłacie wskazać, który chce spłacić, na przykład numerem faktury w tytule przelewu. Wierzyciel może jednak z tej kwoty najpierw pokryć zaległe odsetki od wskazanej faktury.