Kodeks cywilny mówi o potrąceniu (art. 498 do 505), a w księgowości i w rozmowach z klientami częściej pada słowo kompensata. Chodzi o to samo. Gdy twoja firma ma u klienta 50 000 zł za fakturę, a sama jest mu winna 20 000 zł za usługę, możesz potrącić te kwoty i czekać już tylko na przelew 30 000 zł.
Kiedy możesz potrącić należność
Potrącenie ustawowe jest możliwe, gdy łącznie spełnione są cztery warunki z art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego.
- Strony są jednocześnie swoimi dłużnikami i wierzycielami.
- Obie wierzytelności dotyczą pieniędzy albo rzeczy tego samego rodzaju.
- Obie wierzytelności są wymagalne, czyli minął ich termin płatności.
- Obie można dochodzić przed sądem.
Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się do wysokości niższej (art. 498 § 2). W przykładzie z początku klient jest ci winien już tylko 30 000 zł, a ty jemu nic.
Kompensata ustawowa i umowna
| Rodzaj | Jak dochodzi do skutku | Kiedy się przydaje |
|---|---|---|
| Potrącenie ustawowe | jednostronne oświadczenie jednej ze stron (art. 499) | klient zalega, a ty masz wobec niego zobowiązanie, na przykład za zakupy |
| Kompensata umowna | porozumienie stron na podstawie swobody umów (art. 353¹) | wierzytelności nie są jeszcze wymagalne albo rozliczenie obejmuje więcej niż dwie firmy |
W umowie strony mogą potrącić także wierzytelności, które nie spełniają warunków z art. 498, na przykład przed terminem płatności. Kompensatę wielostronną, w której firma A jest winna firmie B, B firmie C, a C firmie A, zrobisz tylko za zgodą wszystkich trzech.
Jak napisać oświadczenie o kompensacie
Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie, a jego skutek sięga wstecz, do chwili, gdy potrącenie stało się możliwe (art. 499). Przepisy nie wymagają szczególnej formy, ale pismo z listą faktur łatwiej później udowodnić. Oświadczenie działa od chwili, gdy dotarło do drugiej strony tak, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1).
| Część pisma | Przykład |
|---|---|
| Tytuł | Oświadczenie o potrąceniu wierzytelności |
| Twoja wierzytelność | 50 000,00 zł z faktury FV 210/08/2026 z terminem płatności 15 września 2026 r. |
| Wierzytelność klienta | 20 000,00 zł z faktury 77/09/2026 z terminem płatności 30 września 2026 r. |
| Oświadczenie | Potrącamy naszą wierzytelność z Państwa wierzytelnością. Obie umarzają się do kwoty 20 000,00 zł. |
| Saldo | Do zapłaty pozostaje 30 000,00 zł z faktury FV 210/08/2026. |
| Podpis | data oraz podpisy osób uprawnionych do reprezentowania firmy według KRS |
Skutek potrącenia sięga tu dnia, w którym minął termin płatności faktury klienta, bo dopiero wtedy obie wierzytelności były wymagalne. Odsetki za opóźnienie od potrąconych 20 000 zł należą ci się więc tylko do tego dnia, a od pozostałych 30 000 zł biegną dalej, aż do zapłaty. Ich wysokość policzysz w kalkulatorze odsetek.
Czego nie można potrącić
Art. 505 wyłącza z potrącenia wierzytelności, które nie podlegają zajęciu, wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania, wierzytelności z czynów niedozwolonych i te, przy których potrącenie wyłączają przepisy szczególne. Potrącenie może też wyłączyć umowa, dlatego przed oświadczeniem sprawdź warunki współpracy z klientem.
Wierzytelność przedawnioną możesz potrącić, jeśli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło (art. 502). Jak liczyć te terminy, wyjaśnia hasło przedawnienie należności.
Kompensata w sądzie
Gdy sprawa trafi do sądu, pozwany może bronić się zarzutem potrącenia tylko w ograniczonym zakresie (art. 203¹ Kodeksu postępowania cywilnego). Wierzytelność, którą chce potrącić, musi pochodzić z tego samego stosunku prawnego co dochodzona należność, chyba że jest niesporna, stwierdzona prawomocnym orzeczeniem albo ugodą, albo uprawdopodobniona dokumentem, w którym powód ją uznał. Zarzut trzeba zgłosić w piśmie procesowym, najpóźniej przy wdaniu się w spór co do istoty sprawy albo w ciągu dwóch tygodni od dnia, gdy wierzytelność pozwanego stała się wymagalna.
Kompensata w rozrachunkach z klientami
Klient, który potrącił część twojej faktury, często płaci tylko różnicę i nie wysyła żadnego pisma. W rozrachunkach zostaje wtedy częściowo opłacona faktura i niewyjaśniona kwota, która wraca przy potwierdzeniu salda jako różnica. Taką sprawę lepiej wyjaśnić od razu i poprosić klienta o oświadczenie z listą faktur.
W programie do windykacji Sunbay odpowiedź klienta, na przykład informacja o potrąceniu albo reklamacja, jest zapisana przy fakturze i trafia jako zadanie do osoby, która ma ją wyjaśnić. Faktury i wpłaty Sunbay pobiera z ERP, więc cały zespół widzi to samo saldo.
Najczęstsze pytania
Czy kompensata i potrącenie to to samo?
Tak. Kodeks cywilny mówi o potrąceniu, a kompensata to nazwa używana w księgowości i w praktyce. Obie oznaczają rozliczenie wzajemnych wierzytelności do wysokości niższej z nich.
Czy do kompensaty potrzebna jest zgoda drugiej strony?
Przy potrąceniu ustawowym nie. Wystarczy oświadczenie złożone drugiej stronie, gdy spełnione są warunki z art. 498 Kodeksu cywilnego. Zgoda jest potrzebna przy kompensacie umownej, na przykład wielostronnej albo przed terminem płatności.
Czy można potrącić przedawnioną fakturę?
Tak, jeśli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, faktura nie była jeszcze przedawniona (art. 502 Kodeksu cywilnego).
.svg)
.svg)