KSeF a należności. Termin płatności, korekty i noty

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system Ministerstwa Finansów, w którym od 2026 r. firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Dla działu należności zmienia trzy rzeczy. Daje twardą datę, od której liczysz termin płatności, wymusza korekty wyłącznie w systemie i od 1 stycznia 2027 r. wprowadza numer KSeF do tytułów przelewów, co ułatwi rozliczanie wpłat. Noty odsetkowe i obciążeniowe zostają poza KSeF. Poniżej opisujemy, co to oznacza dla przypomnień, korekt i windykacji. Stan przepisów i informacji Ministerstwa Finansów na październik 2026 r.

Kto i od kiedy wystawia faktury w KSeF

Obowiązkowy KSeF wchodził w dwóch etapach. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają podatnicy, u których wartość sprzedaży razem z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali. Odbierać faktury przez KSeF muszą wszyscy podatnicy już od 1 lutego 2026 r.

Do końca 2026 r. podatnik, który sprzedaje na fakturach za nie więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie, może wystawiać faktury poza KSeF. Traci to prawo w miesiącu, w którym przekroczy limit. Obowiązek nie obejmuje faktur dla konsumentów, choć można je wysyłać do KSeF dobrowolnie. Fakturę dla zagranicznego nabywcy bez polskiego NIP wystawiasz w KSeF, a dostarczasz w uzgodniony sposób, na przykład e-mailem. Tak opisuje to Ministerstwo Finansów w materiałach na portalu KSeF.

Dla działu należności oznacza to dwa rodzaje klientów, czyli firmy, które odbierają faktury w KSeF, oraz klientów spoza systemu, przede wszystkim konsumentów i firmy zagraniczne. Dla każdej z tych grup inaczej liczysz datę otrzymania faktury i inaczej przygotowujesz przypomnienia.

Data wystawienia i data otrzymania faktury w KSeF

Faktura wysłana do KSeF w zwykłym trybie ma dwie daty ważne dla należności. Za wystawioną uznaje się ją w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a data na fakturze musi się z tym dniem zgadzać. Za otrzymaną uznaje się ją w dniu, w którym system nada jej numer KSeF (art. 106na ust. 3). Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w systemie. Wystawca dostaje go w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).

Dla klienta, który odbiera faktury w KSeF, dzień nadania numeru zastępuje dawne „dostałem maila”. Jeśli umowa liczy termin płatności od otrzymania faktury, w praktyce przyjmuje się właśnie ten dzień. Klient, któremu fakturę dostarczasz poza systemem, otrzymuje ją w dniu, w którym faktycznie do niego dotrze.

Tryby offline i awarie przesuwają datę otrzymania

Gdy faktura trafia do KSeF z opóźnieniem, razem z nią przesuwa się data otrzymania. Ministerstwo Finansów opisuje pięć sytuacji w tabeli trybów wystawiania faktur.

W trybach offline datą wystawienia jest data wpisana na fakturze. Klient, któremu fakturę dostarczasz poza KSeF, w każdym trybie otrzymuje ją w dniu faktycznego doręczenia.

Przykład. Faktura z terminem 14 dni od otrzymania powstała w trybie offline24 w piątek 6 listopada 2026 r., a do KSeF trafiła w poniedziałek 9 listopada i tego dnia dostała numer. Klient otrzymał ją 9 listopada, więc termin mija 23 listopada, a nie 20 listopada. Przypomnienie z 21 listopada, że faktura jest po terminie, byłoby błędem i dało klientowi powód do reklamacji. Dlatego w ERP termin powinien liczyć się od daty nadania numeru KSeF, jeśli tak stanowi umowa.

KSeF nie zmienia terminów płatności, tylko dowód ich początku

KSeF nie zmienia terminów z umów ani limitów z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zmienia to, jak wykażesz, od kiedy termin biegnie. Ustawa liczy maksymalne terminy, zwykle 60 dni między firmami, od doręczenia faktury. W KSeF masz numer i datę jego nadania w UPO, więc spór o to, czy faktura w ogóle dotarła, zwykle się kończy. Limity terminów opisaliśmy w tekście o zatorach płatniczych, a samo pojęcie w słowniku pod hasłem termin płatności.

Przy okazji przejrzyj wzory umów i ogólne warunki sprzedaży. Zapis „30 dni od doręczenia faktury” warto doprecyzować, na przykład jako 30 dni od dnia nadania fakturze numeru w KSeF, a dla klientów spoza systemu od dnia wysłania faktury e-mailem. Jeden jasny zapis zamyka dyskusję, zanim pojawi się przy pierwszym przypomnieniu.

Faktura korygująca w KSeF zmienia saldo klienta

Korektę faktury wystawionej w KSeF też wystawiasz w KSeF, jako fakturę ustrukturyzowaną z numerem faktury pierwotnej i jej numerem KSeF. Nie poprawisz jej PDF-em wysłanym e-mailem. Korekta dociera do klienta tak samo jak faktura, a jej data otrzymania to dzień nadania numeru KSeF.

Przy korekcie zmniejszającej (in minus) wystawionej w KSeF sprzedawca nie musi mieć dokumentacji uzgodnienia obniżki z nabywcą, której przepisy wymagają przy fakturach spoza systemu (art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT). Dla działu należności to ułatwienie, bo po uznanej reklamacji nie zbierasz od klienta potwierdzeń, a saldo w ERP od razu pokazuje nową kwotę.

Ważniejsze są skutki dla windykacji. Korekta zmienia kwotę do zapłaty, więc przypomnienia, noty i wezwania muszą wychodzić z nową kwotą. Typowy błąd wygląda tak. Klient zgłasza reklamację, handlowiec obiecuje korektę, a system dalej wysyła przypomnienia o pełnej kwocie. Klient się irytuje, a sporna faktura wisi w zaległościach przez kolejne tygodnie.

Dlatego w procedurze windykacyjnej ustal trzy rzeczy. Kto wystawia korektę i w jakim czasie od uznania reklamacji, co dzieje się z przypomnieniami dla spornej kwoty (zwykle wstrzymujesz je do decyzji) i od kiedy biegnie termin dla dopłaty z korekty zwiększającej. Ten ostatni punkt zapisz w umowie, bo bez tego każda strona może go liczyć inaczej.

Nota odsetkowa i nota obciążeniowa zostają poza KSeF

Do KSeF trafiają faktury. Noty obciążeniowe i uznaniowe nie są fakturami, więc nie wysyłasz ich do systemu, co Ministerstwo Finansów potwierdza w materiałach szkoleniowych. Dotyczy to także noty odsetkowej, w której naliczasz odsetki za opóźnienie, i noty obciążeniowej z rekompensatą za koszty odzyskiwania należności, czyli 40, 70 albo 100 euro w transakcjach handlowych.

Noty wysyłasz klientowi jak dotąd, e-mailem albo pocztą. Dopisz w nich numer faktury i jej numer KSeF, żeby księgowość klienta od razu połączyła notę z dokumentem w systemie. Odsetki w transakcjach handlowych zmieniają się co pół roku i w II półroczu 2026 r. wynoszą 13,75% w skali roku. Kwotę dla wielu faktur naraz, z gotową notą w PDF, policzy kalkulator odsetek na naszej stronie.

Numer KSeF w przelewie ułatwi rozliczanie wpłat

Według informacji Ministerstwa Finansów od 1 stycznia 2027 r. nabywca, który jest czynnym podatnikiem VAT i płaci za fakturę przelewem, będzie musiał podać w tytule numer KSeF. Gdy jednym przelewem płaci za kilka faktur, poda zbiorczy identyfikator. To 35-znakowy numer, który generuje się w KSeF dla listy co najmniej dwóch faktur. Obowiązek obejmie też mechanizm podzielonej płatności (MPP), polecenie zapłaty i płatności od osób trzecich. Wyjątkiem są faktury wystawione offline, które z powodu ogłoszonej awarii nie trafiły do systemu.

Dla działu należności to najbardziej praktyczna zmiana. Dziś przelew z tytułem „FV 123, 456 i część 789” ktoś musi rozpisać ręcznie. Gdy w tytule jest numer KSeF albo identyfikator zbiorczy, wpłatę da się przypisać do faktur bez zgadywania, a KSeF pozwala sprawdzić, które faktury obejmuje identyfikator zbiorczy. Do końca 2026 r. podawanie numeru jest dobrowolne, więc już teraz proś o nie klientów w przypomnieniach i na fakturach.

Co napisać w przypomnieniu o fakturze z KSeF

Przypomnienie ma pomóc klientowi szybko znaleźć fakturę i zapłacić. Przy fakturach w KSeF dodaj do niego numer KSeF, bo po nim księgowość klienta znajdzie dokument w systemie, nawet jeśli e-mail z PDF-em zginął. Dobre przypomnienie zawiera sześć elementów.

1. Numer faktury i jej numer KSeF.
2. Datę wystawienia i termin płatności.
3. Kwotę do zapłaty po korektach i wpłatach częściowych.
4. Numer rachunku i prośbę o podanie numeru KSeF w tytule przelewu.
5. Kontakt do osoby, która wyjaśni wątpliwości albo przyjmie reklamację.
6. Dla klientów spoza KSeF, czyli konsumentów i firm zagranicznych, fakturę w załączniku z kodem QR, bo według ministerstwa takim kodem oznacza się faktury dostarczane poza systemem.

Pierwsze przypomnienie wysyłaj dopiero wtedy, gdy faktura ma numer KSeF. W trybie offline klient w KSeF formalnie jeszcze jej nie otrzymał, więc wiadomość może przyjść, zanim faktura pojawi się w jego systemie. Gotowe treści kolejnych wiadomości znajdziesz w poradniku o tym, kiedy wysłać przypomnienie o płatności i co w nim napisać.

Jak przygotować dział należności na KSeF w ośmiu krokach

1. Zapisuj numer KSeF przy każdej należności. Bez niego nie dopasujesz wpłat i nie odpowiesz klientowi, który pyta o dokument.
2. Sprawdź, od której daty ERP liczy termin. Jeśli umowy liczą go od otrzymania faktury, podstawą ma być data nadania numeru KSeF, a nie data na fakturze.
3. Doprecyzuj zapisy o terminie płatności. W umowach i ogólnych warunkach napisz wprost, od jakiego dnia biegnie termin.
4. Ustal ścieżkę dla korekt. Kto je wystawia, w jakim czasie i co dzieje się z przypomnieniami dla spornej kwoty.
5. Dodaj numer KSeF do przypomnień, not i wezwań. Noty nadal wysyłasz poza systemem.
6. Przygotuj rozliczanie wpłat po numerze KSeF. Reguły dopasowania w ERP albo w systemie do należności ustaw, zanim obowiązek zacznie działać 1 stycznia 2027 r.
7. Opisz postępowanie w trybie offline i przy awarii. Przypomnienia czekają, aż faktura dostanie numer.
8. Wydziel klientów spoza KSeF. Konsumentom i firmom zagranicznym wysyłasz faktury e-mailem, z kodem QR, a termin liczysz od faktycznego doręczenia.

Windykacja po KSeF działa na lepszych dowodach

KSeF nie zmienia etapów windykacji. Po przypomnieniach przychodzi nota odsetkowa, przedsądowe wezwanie do zapłaty, wpis do biura informacji gospodarczej i sąd, w tym elektroniczne postępowanie upominawcze. Zmienia się jakość dowodów. W transakcjach handlowych sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym na podstawie umowy, dowodu wykonania świadczenia i dowodu doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ KPC). UPO z numerem KSeF ułatwia wykazanie, kiedy faktura dotarła do klienta. Kolejność kroków i terminy, które warto zapisać w zasadach firmy, pokazuje wzór w tekście o procedurze windykacyjnej.

Większość opisanych kroków to powtarzalna praca, którą łatwo odłożyć w tygodniu zamknięcia miesiąca. Sunbay to platforma do zarządzania należnościami, która przejmuje ją od zespołu. Łączy się z ERP, pobiera faktury i wpłaty, dopasowuje wpłaty do faktur i prowadzi ustalone ścieżki przypomnień e-mail i SMS, przed terminem i po nim. Wystawia noty odsetkowe i wezwania, a gdy sprawa wymaga decyzji, na przykład przy reklamacji i korekcie, tworzy zadanie dla właściwej osoby. Sunbay odciąża zespół finansów w powtarzalnych krokach, a o wyjątkach decydujesz ty. Jak to wygląda w praktyce, pokazujemy na stronie o automatyzacji windykacji.

Najczęstsze pytania

Od kiedy liczy się termin płatności faktury w KSeF?

KSeF nie zmienia terminu z umowy, tylko datę, od której go liczysz. Faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), więc jeśli umowa liczy termin od otrzymania faktury, w praktyce przyjmuje się właśnie ten dzień. Przy klientach spoza KSeF, czyli konsumentach i firmach zagranicznych, liczy się faktyczne doręczenie.

Czy nota odsetkowa trafia do KSeF?

Nie. Nota odsetkowa, podobnie jak inne noty obciążeniowe i uznaniowe, nie jest fakturą, więc nie wysyłasz jej do KSeF. Dostarczasz ją klientowi jak wcześniej, e-mailem albo pocztą, najlepiej z numerem KSeF faktury, której dotyczy.

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Korektę faktury z KSeF wystawiasz w KSeF jako fakturę ustrukturyzowaną, z numerem faktury pierwotnej i jej numerem KSeF. Przy korekcie zmniejszającej wystawionej w KSeF nie potrzebujesz dokumentacji uzgodnienia obniżki z nabywcą (art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT). Klient otrzymuje korektę w dniu nadania jej numeru KSeF.

Czy w przelewie trzeba podawać numer KSeF?

Według Ministerstwa Finansów od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci za fakturę przelewem, poda w tytule numer KSeF, a przy kilku fakturach zbiorczy identyfikator. Obowiązek obejmie też mechanizm podzielonej płatności i polecenie zapłaty. Do końca 2026 r. podawanie numeru jest dobrowolne.

Co zrobić z fakturą, gdy KSeF nie działa?

Fakturę wystawiasz offline i wysyłasz do KSeF w terminie zależnym od sytuacji. W trybie offline24 masz na to czas do następnego dnia roboczego, przy ogłoszonej niedostępności jeden dzień roboczy od jej końca, a przy ogłoszonej awarii 7 dni roboczych od jej zakończenia. Klient w KSeF otrzymuje fakturę dopiero w dniu nadania numeru, a przy awarii w dniu, w którym pierwszy raz ją dostał, w KSeF albo poza nim.