Nota odsetkowa. Wzór, przykład i jak ją wystawić

Nota odsetkowa to dokument księgowy, w którym wierzyciel wylicza odsetki za spóźnioną płatność i wzywa dłużnika do ich zapłaty. Wystawiasz ją, gdy klient zapłacił fakturę po terminie albo nie zapłacił jej wcale. Nota nie jest fakturą, odsetki nie podlegają VAT, a noty nie wystawia się w KSeF.

Odsetki należą ci się z mocy prawa, a nota tylko je dokumentuje i podaje kwotę do zapłaty. Gotową notę w PDF, z wyliczeniem odsetek i rekompensaty, przygotuje kalkulator odsetek. Wzory w Wordzie i Excelu są na końcu tekstu.

Kiedy wystawia się notę odsetkową

Faktura zapłacona po terminie. Klient zapłacił należność, ale na przykład 20 dni po terminie. Odsetki za te dni to osobna należność, a nota jest najprostszym sposobem, żeby o nie wystąpić. Noty możesz wystawiać na bieżąco albo zbiorczo raz w miesiącu, po uzgodnieniu wpłat z wyciągiem bankowym.

Faktura nadal niezapłacona. Nota pokazuje odsetki naliczone do dnia jej wystawienia i zwykle idzie razem z wezwaniem do zapłaty. To samo wyliczenie przyda się potem w przedsądowym wezwaniu do zapłaty i w pozwie.

W transakcjach handlowych odsetki i rekompensata przysługują bez wezwania (art. 7 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), więc nota nie musi być poprzedzona żadnym pismem. Przy stałych klientach i kilkudniowych opóźnieniach możesz z niej zrezygnować albo ustalić próg kwotowy. Ważne, żeby zasadę przyjąć raz i stosować ją do wszystkich, a nie zależnie od tego, kto akurat pilnuje płatności.

Co musi zawierać nota odsetkowa

Przepisy nie podają wzoru noty, ale jako dowód księgowy powinna ona spełniać wymogi art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (rodzaj i numer dokumentu, strony, opis operacji z wartością, data, podpis wystawcy). Dobra nota zawiera te pozycje.

• Tytuł „Nota odsetkowa”, numer z osobnej serii i datę wystawienia.
• Dane wierzyciela i dłużnika (nazwa, adres, NIP).
• Numer faktury, jej kwotę, termin płatności i datę zapłaty albo informację, że faktura jest nadal niezapłacona.
• Wyliczenie odsetek (kwota, okres opóźnienia, liczba dni, stawka i podstawa prawna). Przy zmianie stawki każdy okres w osobnym wierszu.
• W transakcji handlowej rekompensatę w euro, kurs NBP z datą i kwotę w złotych.
• Kwotę do zapłaty, termin zapłaty i numer rachunku. Poproś o numer noty w tytule przelewu, łatwiej dopasujesz wpłatę.
• Adnotację, że odsetki i rekompensata nie podlegają VAT.
• Podpis albo oznaczenie wystawcy. Przy nocie wysyłanej jako PDF podpis można zastąpić oznaczeniem, które pozwala ustalić wystawcę (art. 21 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Jak obliczyć odsetki na nocie

Odsetki = kwota zaległości × stawka roczna × liczba dni opóźnienia ÷ 365

Kwotą zaległości jest zwykle kwota brutto z faktury. Dni liczysz od dnia po terminie płatności do dnia zapłaty, a gdy faktura jest nadal niezapłacona, do dnia wystawienia noty. Stawka zależy od tego, kto jest dłużnikiem.

Gdy stawka zmieniła się w trakcie opóźnienia, każdy okres liczysz osobno. Historię stawek i więcej przykładów znajdziesz w tekście o odsetkach ustawowych za opóźnienie.

Przykład noty dla firmy

Faktura na 24 600 zł brutto miała termin płatności 15 czerwca 2026 r. Klient zapłacił 14 sierpnia 2026 r., czyli 60 dni po terminie. Do 30 czerwca obowiązywała stawka handlowa 14%, a od 1 lipca 13,75%, więc wyliczenie ma dwa wiersze.

Rekompensata wynosi 70 euro, bo kwota faktury przekracza 5 000 zł i jest niższa niż 50 000 zł. Płatność stała się wymagalna w czerwcu, więc euro przeliczasz po kursie z ostatniego dnia roboczego maja.

Przykład noty dla konsumenta

Klient indywidualny miał zapłacić fakturę na 3 000 zł do 12 sierpnia 2026 r., a zapłacił 21 września 2026 r., czyli 40 dni po terminie. Stosujesz odsetki ustawowe za opóźnienie 9,25% i nie doliczasz rekompensaty. Odsetki wynoszą 30,41 zł (3 000 zł × 9,25% × 40 ÷ 365).

Rekompensata 40, 70 albo 100 euro na tej samej nocie

W transakcjach handlowych na nocie doliczasz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ustawy). Przysługuje bez wezwania od dnia, w którym nabywasz prawo do odsetek, więc należy się już przy jednym dniu opóźnienia.

Euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna. Rekompensata przysługuje od transakcji, a gdy umowa przewiduje zapłatę w częściach, od każdej niezapłaconej części (art. 11 ust. 2). Zwrotu wyższych, udokumentowanych kosztów odzyskiwania możesz żądać ponad tę kwotę (art. 10 ust. 2). Konsumentowi rekompensaty nie doliczasz.

Justyna Romanowska, która prowadzi windykację dla biznesu, szkoli zespoły i układa procesy w firmach (w sieci znana jako Baba z Windykacji), w rozmowie o windykacji w B2B ujęła to tak.

„Żaden przedsiębiorca nie powinien się wahać, żeby doliczyć taką rekompensatę do wezwania do zapłaty. I to powinno się dziać z automatu. To jest prosta rzecz.”
Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

W praktyce znaczy to, że rekompensata trafia na każdą notę w transakcji handlowej, chyba że świadomie z niej rezygnujesz, na przykład wobec kluczowego klienta.

Nota odsetkowa nie podlega VAT i nie trafia do KSeF

Odsetki za opóźnienie i rekompensata nie są zapłatą za towar ani usługę, tylko skutkiem spóźnionej płatności. Są więc poza zakresem VAT i nie wystawia się na nie faktury. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna z 10 września 2013 r. (IPPP3/443-545/13-2/KC).

KSeF obejmuje faktury, a nota nie jest fakturą. Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach o KSeF pisze wprost, że noty księgowe mogą dalej funkcjonować, ale nie będą wystawiane w KSeF. Fakturę sprzedażową wystawiasz więc w KSeF, a notę wysyłasz klientowi jak dotąd, e-mailem albo pocztą, i zachowujesz dowód wysłania.

Odsetki z noty są przychodem i kosztem dopiero po zapłacie

U wystawcy noty. Naliczone odsetki nie są przychodem, dopóki ich nie otrzymasz (art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT, art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT). Przychód powstaje w dniu zapłaty albo potrącenia, a samo wystawienie noty nie rodzi podatku.

U odbiorcy noty. Naliczone, ale niezapłacone odsetki nie są kosztem uzyskania przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o PIT). Odsetki z noty są więc kosztem podatkowym dopiero od dnia zapłaty.

Rekompensata. Nie ma tu interpretacji ogólnej. W interpretacjach indywidualnych z 2020 r. przyjęto, że u wierzyciela rekompensata jest przychodem w dniu otrzymania (art. 12 ust. 3e ustawy o CIT), a u dłużnika kosztem w dniu ujęcia w księgach, a nie dopiero przy zapłacie (art. 15 ust. 4d i 4e). Przy większych kwotach warto to potwierdzić z doradcą podatkowym.

Jak zaksięgować notę odsetkową

W rachunku zysków i strat z ustawy o rachunkowości odsetki są osobną pozycją przychodów i kosztów finansowych. Najczęstsza praktyka wygląda tak, ale konta i moment ujęcia uzgodnij z księgowością, bo plany kont w firmach się różnią.

U wystawcy noty. Odsetki ujmuje się w przychodach finansowych (w wielu planach kont konto 750) w korespondencji z rozrachunkami z klientem. Część firm robi to przy wystawieniu noty, inne dopiero przy zapłacie, zwłaszcza gdy zapłata jest niepewna. Jeśli ujmujesz odsetki od razu, a klient nie płaci, należność z noty oceniasz jak każdą inną i w razie potrzeby tworzysz odpis aktualizujący (art. 35b ustawy o rachunkowości).

U odbiorcy noty. Odsetki trafiają do kosztów finansowych (często konto 751) w korespondencji z rozrachunkami z dostawcą. Koszt księgowy powstaje przy ujęciu noty, a podatkowy dopiero przy zapłacie.

Rekompensatę firmy ujmują różnie (w pozostałych przychodach i kosztach operacyjnych albo w finansowych), więc to kolejny punkt do ustalenia z księgowością.

Ile lat wstecz można wystawić notę odsetkową

Odsetek możesz skutecznie żądać, dopóki się nie przedawnią. Odsetki za opóźnienie przedawniają się po trzech latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). W praktyce przyjmuje się, że odsetki za każdy dzień opóźnienia przedawniają się osobno, więc te za dni opóźnienia w 2023 r. przedawniają się z końcem 2026 r. Gdy klient zapłacił fakturę po terminie, odsetki są już osobnym roszczeniem i masz na nie te trzy lata. Gdy faktury nie zapłacił, odsetki przedawniają się najpóźniej razem z nią, a faktura za towar przedawnia się po dwóch latach (art. 554 KC).

Jeśli w 2023 r. klienci płacili ci po terminie, a noty nie wystawiłeś, to ostatni moment, żeby upomnieć się o odsetki za tamte dni. Sama nota nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa go uznanie długu przez dłużnika albo czynność przed sądem (art. 123 § 1 KC).

Czy notę odsetkową trzeba zapłacić

Nota sama nie tworzy długu. Odsetki należą się z ustawy za sam fakt opóźnienia (art. 481 § 1 KC, a w transakcjach handlowych art. 7 ust. 1 ustawy), a nota je wylicza i wzywa do zapłaty. Jeśli wyliczenie jest poprawne, klient powinien ją zapłacić tak jak fakturę.

Gdy klient ignoruje notę, odsetek dochodzisz jak każdej innej należności, czyli wezwaniem, a potem w sądzie. Od kwoty z niezapłaconej noty kolejne odsetki należą się dopiero od dnia wniesienia pozwu (art. 482 § 1 KC). Całą ścieżkę, od przypomnienia po sąd, opisujemy w przewodniku po windykacji należności.

Korekta noty odsetkowej

Błąd w nocie, na przykład złą stawkę, datę albo kwotę, poprawiasz notą korygującą. Ustawa o rachunkowości pozwala korygować błędy w dowodach wysłanych kontrahentowi tylko przez wysłanie mu dokumentu ze sprostowaniem i uzasadnieniem (art. 22 ust. 2). Nota korygująca powołuje się na numer i datę noty pierwotnej, pokazuje kwoty przed korektą i po niej oraz przyczynę zmiany.

Gdy nota w ogóle nie powinna powstać, na przykład trafiła do niewłaściwego klienta, możesz ją anulować i w razie potrzeby wystawić nową. Anulowanie też potwierdź klientowi pismem, a sposób ujęcia w księgach uzgodnij z księgowością.

Wzór noty odsetkowej do pobrania

Jeśli nie chcesz ręcznie liczyć dni i stawek, skorzystaj z generatora noty odsetkowej. Policzy odsetki z podziałem na okresy, doliczy rekompensatę i przygotuje gotową notę w PDF.

Wzory wystarczą przy pojedynczych sprawach. Przy kilkuset fakturach miesięcznie samo ustalenie, kto zapłacił po terminie i o ile dni, zabiera zespołowi sporo czasu. Sunbay łączy się z ERP i CRM oraz dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur, więc wie, które płatności przyszły po terminie. Notę odsetkową możesz włączyć do konfigurowalnej sekwencji obok e-maili, SMS-ów, połączeń głosowych AI i wezwań, a gdy sprawa wymaga decyzji, system tworzy zadanie dla zespołu. Powtarzalne kroki dzieją się same, więc system odciąża zespół finansów, a ludzie zajmują się sprawami, które wymagają rozmowy. Zobacz, jak działa program do windykacji Sunbay.

Najczęstsze pytania

Kiedy wystawia się notę odsetkową?

Gdy kontrahent zapłacił fakturę po terminie albo nie zapłacił jej wcale. W pierwszym przypadku nota obejmuje odsetki za cały okres opóźnienia, w drugim odsetki do dnia jej wystawienia i zwykle idzie razem z wezwaniem do zapłaty.

Jak obliczyć notę odsetkową?

Według wzoru kwota × stawka roczna × liczba dni opóźnienia ÷ 365. Wobec firm stosujesz odsetki handlowe (13,75% w drugim półroczu 2026 r.) i doliczasz rekompensatę 40, 70 albo 100 euro, a wobec konsumentów odsetki ustawowe za opóźnienie (9,25%). Gdy stawka zmieniła się w trakcie opóźnienia, każdy okres liczysz osobno.

Ile lat wstecz można wystawić notę odsetkową?

Odsetek możesz skutecznie żądać, dopóki się nie przedawnią. Odsetki za opóźnienie przedawniają się po trzech latach, z końcem roku kalendarzowego, więc w praktyce odsetki za opóźnienia z 2023 r. przedawniają się z końcem 2026 r. Jeśli faktura nadal nie jest zapłacona, odsetki przedawniają się najpóźniej razem z nią. Sama nota nie przerywa biegu przedawnienia.

Czy notę odsetkową trzeba zapłacić?

Tak, jeśli wyliczenie jest poprawne. Odsetki należą się z ustawy za sam fakt opóźnienia, a nota tylko je dokumentuje i wzywa do zapłaty. Niezapłaconych odsetek możesz dochodzić jak każdej innej należności, także w sądzie.

Czy nota odsetkowa idzie przez KSeF?

Nie. Noty księgowe, w tym odsetkowe, nie są wystawiane w KSeF, który obejmuje faktury. Notę wysyłasz klientowi poza systemem, a odsetki i rekompensata są poza zakresem VAT.