Faktura korygująca

Faktury przyjętej do KSeF nie zmienisz. Ministerstwo Finansów odpowiada w pytaniach o KSeF, że po przyjęciu do systemu faktura staje się dokumentem, którego nie można zmieniać, więc przy błędzie trzeba wystawić fakturę korygującą. Dla działu należności korekta ma też skutek praktyczny, bo może zmienić kwotę do zapłaty, a z nią saldo klienta, przypomnienia i noty.

Fakturę korygującą wystawiasz w czterech sytuacjach

Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT każe wystawić korektę, gdy po wystawieniu faktury zajdzie jedna z tych sytuacji.

• Zmieniła się podstawa opodatkowania albo kwota podatku, na przykład po rabacie albo podwyżce ceny.
• Klient zwrócił towary albo opakowania.
• Zwracasz klientowi całość albo część zaliczki.
• Na fakturze jest pomyłka w dowolnej pozycji, także w danych nabywcy.

Nabywca nie poprawi już błędu sam, bo przepisy o notach korygujących uchylono z dniem 1 lutego 2026 r. (zob. hasło nota korygująca). Korekta powinna zawierać numer i datę wystawienia, numer KSeF faktury korygowanej, jeśli go nadano, podstawowe dane z faktury pierwotnej oraz kwotę korekty podstawy i podatku albo prawidłową treść poprawianych pozycji (art. 106j ust. 2). Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” i przyczyna korekty są nieobowiązkowe (ust. 2a). Rabat za cały okres, na przykład za obroty kwartału, możesz ująć w jednej zbiorczej korekcie dla klienta (ust. 3).

W KSeF koryguje się także faktury sprzed obowiązku

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął od 1 lutego 2026 r. podatników, u których sprzedaż z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych (art. 106ga i art. 145l ustawy o VAT). Do końca 2026 r. poza systemem mogą fakturować podatnicy, którzy wystawiają faktury na nie więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie, ale tracą to prawo od faktury, którą przekroczą limit (art. 145m).

W okresie obowiązkowego KSeF korekty wystawia się w systemie, nawet gdy faktura pierwotna powstała poza nim, na przykład w styczniu 2026 r. Tak wyjaśnia Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach o wystawianiu faktur. Klient otrzymuje korektę w dniu, w którym KSeF nada jej numer (art. 106na ust. 3), a nabywca, któremu udostępniasz ją poza systemem, na przykład konsument albo firma zagraniczna, w dniu faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4).

Przy korekcie zmniejszającej wystawionej w KSeF obniżasz podstawę opodatkowania za okres, w którym ją wystawiłeś, bez potwierdzenia odbioru przez klienta (art. 29a ust. 13). Potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę jest warunkiem przy korekcie wystawionej poza KSeF (art. 29a ust. 13a), z wyjątkami z ust. 15.

Korekta zmienia saldo należności

Korekta zmniejszająca obniża kwotę do zapłaty. Powiąż ją w ERP z fakturą pierwotną, żeby raport wiekowania należności pokazywał jedną pozycję z właściwą kwotą. Jeśli klient zapłacił już fakturę pierwotną, powstaje nadpłata, którą zwracasz albo rozliczasz z inną należnością, na przykład przez kompensatę.

Korekta zwiększająca to dodatkowa kwota do zapłaty. Termin dopłaty ustal z klientem i wpisz go na korekcie. Jeśli termin nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, klient powinien zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 Kodeksu cywilnego).

Dopóki trwa spór o fakturę, traktuj ją jak należność sporną. Gdy uznasz reklamację, wystaw korektę od razu, a do tego czasu wstrzymaj przypomnienia o tej fakturze, żeby nie dotyczyły kwoty, z której już zrezygnowałeś. Więcej o skutkach korekt dla przypomnień piszemy w tekście KSeF a należności.

Najczęstsze pytania

Czy fakturę korygującą trzeba wystawić w KSeF?

Tak, jeśli podatnik jest objęty obowiązkowym KSeF. Według Ministerstwa Finansów w okresie obowiązkowego KSeF korekty wystawia się w systemie także wtedy, gdy faktura pierwotna powstała poza nim. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą fakturować podatnicy, którzy wystawiają faktury na nie więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie.

Czy korekta zmniejszająca w KSeF wymaga potwierdzenia odbioru?

Nie. Sprzedawca obniża podstawę opodatkowania za okres, w którym wystawił korektę w KSeF (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT), bo nabywca otrzymuje ją w systemie. Potwierdzenie otrzymania jest potrzebne przy korekcie wystawionej poza KSeF.

Kiedy klient otrzymuje fakturę korygującą w KSeF?

W dniu, w którym KSeF nada jej numer (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Nabywca, któremu udostępniasz korektę poza systemem, na przykład konsument albo firma zagraniczna, otrzymuje ją w dniu faktycznego otrzymania.

Czy nabywca może sam poprawić błąd na fakturze?

Nie. Z dniem 1 lutego 2026 r. uchylono przepisy o notach korygujących, więc błąd w dowolnej pozycji faktury poprawia jej wystawca fakturą korygującą. Nabywca zgłasza mu pomyłkę i prosi o korektę.