Każda faktura z terminem płatności to kredyt kupiecki, którego udzielasz klientowi. Polityka kredytowa mówi z góry, kto taki kredyt dostaje i na jakich warunkach. Dzięki niej decyzja nie zapada przy każdym zamówieniu od nowa i nie zależy od tego, który handlowiec prowadzi klienta. To dokument wewnętrzny, więc jego treść ustala twoja firma, ale terminy płatności, które w nim zapiszesz, muszą mieścić się w granicach ustawy.
Co zawiera polityka kredytowa
W polityce warto opisać siedem elementów.
- Ocena klienta. Jakie dane sprawdzasz przed pierwszą sprzedażą z terminem i jak często powtarzasz ocenę. Źródła i przykładową kartę oceny opisuje hasło o ocenie zdolności kredytowej kontrahenta.
- Grupy klientów i standardowe terminy. Na przykład krótszy termin dla nowych klientów, dłuższy dla stałych i termin indywidualny tylko dla klientów z umową ramową.
- Limity. Jak liczysz limit kupiecki, kto go przyznaje i kiedy go przeglądasz.
- Zabezpieczenia. Od jakiej kwoty albo przy jakiej ocenie klienta żądasz przedpłaty, gwarancji bankowej, weksla albo ubezpieczenia należności.
- Wyjątki. Kto może zgodzić się na sprzedaż ponad limit, dłuższy termin albo dostawę mimo zaległości i jak tę zgodę zapisuje.
- Reakcja na opóźnienia. Po ilu dniach zaległości wstrzymujesz sprzedaż z terminem i kiedy faktura przechodzi do procedury windykacyjnej.
- Przegląd i pomiar. Jak często aktualizujesz zasady i limity oraz po jakich wskaźnikach oceniasz, czy działają.
Terminy płatności, na które pozwala ustawa
Granice terminów wyznacza ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Termin liczy się od doręczenia faktury potwierdzającej dostawę towaru albo wykonanie usługi, a strony nie mogą umówić się co do daty jej doręczenia (art. 8a).
| Kto płaci | Najdłuższy termin od doręczenia faktury | Przepis |
|---|---|---|
| Firma (zasada ogólna) | 60 dni, dłuższy tylko wyraźnie w umowie i jeśli nie jest rażąco nieuczciwy wobec sprzedawcy | art. 7 ust. 2 |
| Duży przedsiębiorca, gdy sprzedaje mu mikro, mała albo średnia firma | 60 dni bez wyjątków | art. 7 ust. 2a |
| Podmiot publiczny | 30 dni | art. 8 ust. 2 |
| Publiczny podmiot leczniczy | 60 dni | art. 8 ust. 2 |
Zamiast terminu ustalonego wbrew tym granicom stosuje się termin z tabeli (art. 13 ust. 2). Jeśli umowa przewiduje ponad 120 dni wbrew art. 7 ust. 2, sprzedawca może od niej odstąpić albo ją wypowiedzieć (art. 7 ust. 3a). To kupujący musi wykazać, że termin dłuższy niż 60 dni nie jest rażąco nieuczciwy (art. 11a ust. 2).
Przykład zasad dla trzech grup klientów
Przykład. Hurtownia sprzedaje innym firmom i dzieli klientów na trzy grupy. Terminy, kwoty i progi to założenia do przykładu, które dopasujesz do swojej skali i branży.
| Grupa | Termin | Limit kupiecki | Zabezpieczenie | Kto zatwierdza |
|---|---|---|---|---|
| Nowy klient | 14 dni | do 20 000 zł przez pierwsze 3 miesiące | przedpłata nadwyżki ponad limit | kierownik należności |
| Stały klient bez opóźnień dłuższych niż 7 dni w ostatnich 12 miesiącach | 30 dni | według obrotów i historii płatności | niewymagane przy limicie do 200 000 zł | kierownik należności |
| Klient z umową ramową | do 60 dni | ustalany indywidualnie | weksel in blanco albo ubezpieczenie należności | dyrektor finansowy |
Z taką tabelą handlowiec wie przed rozmową z klientem, jakie warunki może zaproponować. Odstępstwo, na przykład dostawa mimo przekroczonego limitu, wymaga zgody osoby wskazanej w polityce, zapisanej z datą i nazwiskiem.
Kto przygotowuje i zatwierdza politykę kredytową
Politykę najlepiej przygotowuje dział finansów razem ze sprzedażą. Finanse znają salda, opóźnienia i sprawozdania klientów, a sprzedaż wie, jak terminy wpływają na zamówienia. Zatwierdzać ją powinien zarząd albo dyrektor finansowy z upoważnienia zarządu, bo polityka przesądza o tym, jakie ryzyko firma bierze na siebie i komu odmawia terminu. Za codzienne stosowanie odpowiada jedna osoba w dziale finansów, na przykład kierownik należności.
Jak stosować politykę na co dzień
- Sprawdzaj limit i zaległości przy przyjęciu zamówienia. Wtedy możesz jeszcze wstrzymać wysyłkę, zamiast później upominać się o zapłatę.
- Przeglądaj limity raz w roku i po sygnałach ryzyka. Sygnałem jest pierwsze opóźnienie, zamówienie wyraźnie większe niż zwykle albo otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego klienta.
- Zapisuj każdy wyjątek. Z datą, kwotą i nazwiskiem osoby, która go zatwierdziła. Po kwartale łatwo wtedy sprawdzić, czy wyjątki nie stały się regułą.
- Mierz skutki. Udział należności przeterminowanych, średnie opóźnienie płatności i kwoty spisane jako nieściągalne pokażą, czy terminy i limity są dobrze dobrane.
Do decyzji z polityki potrzebujesz aktualnego salda i historii płatności klienta. Program do windykacji Sunbay łączy się z ERP i CRM, dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur i pokazuje wiekowanie należności. Przypomnienia, noty odsetkowe i wezwania do zapłaty wysyła według ustalonej ścieżki, a gdy sprawa wymaga decyzji, tworzy zadanie dla zespołu.
Najczęstsze pytania
Co powinna zawierać polityka kredytowa?
Zasady oceny klienta, standardowe terminy płatności dla grup klientów, sposób ustalania limitów kupieckich, wymagane zabezpieczenia, uprawnienia do wyjątków i reakcję na opóźnienia. Dobrze, gdy podaje też, jak często przeglądasz limity i po jakich wskaźnikach oceniasz, czy zasady działają.
Kto zatwierdza politykę kredytową?
Najlepiej zarząd albo dyrektor finansowy z upoważnienia zarządu, bo polityka określa ryzyko, jakie firma przyjmuje, sprzedając z odroczonym terminem. Przygotowuje ją dział finansów razem ze sprzedażą, a za codzienne stosowanie odpowiada jedna wskazana osoba, na przykład kierownik należności.
Czy polityka kredytowa może przewidywać termin płatności dłuższy niż 60 dni?
Tylko gdy płaci ci firma, termin jest wyraźnie zapisany w umowie i nie jest rażąco nieuczciwy wobec ciebie jako sprzedawcy (art. 7 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Gdy jesteś mikro, małą albo średnią firmą, a klient dużym przedsiębiorcą, granica 60 dni nie ma wyjątków. Podmiotowi publicznemu, który nie jest podmiotem leczniczym, dasz najwyżej 30 dni.
Czym różni się polityka kredytowa od procedury windykacyjnej?
Polityka kredytowa decyduje, komu i na jakich warunkach sprzedajesz z odroczonym terminem płatności. Procedura windykacyjna zaczyna działać po wystawieniu faktury i mówi, co robisz, gdy klient nie płaci w terminie.
.svg)
.svg)