Termin płatności mówi, jak długo klient może czekać z zapłatą, a limit, do jakiej kwoty możesz go w tym czasie kredytować. Razem tworzą warunki kredytu kupieckiego dla konkretnego klienta. Żaden przepis nie określa wysokości limitu ani sposobu jego liczenia, więc to decyzja twojej firmy, zapisana w polityce kredytowej.
Co wlicza się do wykorzystania limitu
Do salda wliczasz wszystkie niezapłacone faktury klienta, przed terminem i po terminie, a także wydane, ale jeszcze niezafakturowane dostawy. Limit sprawdzasz przy przyjęciu zamówienia, bo wtedy możesz jeszcze wstrzymać wysyłkę. Klient z limitem 100 000 zł, który ma faktury na 70 000 zł, może zamówić z odroczonym terminem najwyżej za 30 000 zł.
Jak ustalić limit kupiecki
Możesz połączyć kilka źródeł i przyjąć najniższą z kwot.
Obroty i termin. Limit odpowiada temu, ile klient kupuje w czasie, gdy jego faktury czekają na zapłatę, plus zapas na większe zamówienia. Przy stałych klientach to najprostsza metoda (przykład niżej).
Sprawozdanie finansowe. Sprawozdania spółek z KRS pobierzesz bezpłatnie ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości. Możesz przyjąć, że limit nie przekroczy określonej części przychodów albo kapitału własnego klienta. Ten odsetek ustalasz sam, bo przepisy go nie podają.
Historia płatności. Klient, który od roku płaci w terminie, może dostać więcej, niż wynika z obrotów, a klient z rosnącymi opóźnieniami mniej. Historię najszybciej odczytasz z raportu wiekowania należności.
Limit ubezpieczyciela. Jeśli ubezpieczasz należności, ubezpieczyciel przyznaje limit na każdego odbiorcę. Zależnie od polisy sprzedaż ponad ten limit może nie być objęta ochroną, więc traktuj go jako górną granicę własnego limitu.
Nowy klient. Bez historii płatności opierasz się na ocenie zdolności kredytowej kontrahenta. Na start dajesz mniej, najlepiej razem z krótszym terminem, i podnosisz limit po kilku miesiącach terminowych płatności.
Jak policzyć limit kupiecki krok po kroku
Przykład. Klient kupuje średnio za 80 000 zł brutto miesięcznie i ma 30 dni na zapłatę.
Krok 1. Zakupy dzienne. 80 000 zł ÷ 30 dni to około 2 667 zł dziennie.
Krok 2. Czas oczekiwania na zapłatę. Z historii wynika, że klient płaci średnio 5 dni po terminie, więc faktura czeka na zapłatę około 35 dni.
Krok 3. Saldo przy zwykłych zamówieniach. 80 000 zł ÷ 30 × 35 daje około 93 333 zł. Tyle niezapłaconych faktur klient ma stale przy normalnym rytmie zakupów.
Krok 4. Zapas. Zamówienia bywają nierówne, więc dodajesz 20% (to założenie do przykładu, nie norma). 93 333 zł × 1,2 daje około 112 000 zł.
Limit 112 000 zł pozwala obsługiwać zwykłe zamówienia bez blokad, a duże zamówienie albo dłuższe opóźnienie szybko go przekroczy i wymusi decyzję. Na koniec porównaj wynik z kwotą wyliczoną ze sprawozdania i z limitem ubezpieczyciela.
Co zrobić, gdy klient przekracza limit kupiecki
Przekroczenie oznacza decyzję, a nie automatyczną odmowę. Masz kilka możliwości.
- Wstrzymanie wysyłki. Nowe zamówienie realizujesz po zapłacie najstarszych faktur, zwłaszcza należności przeterminowanych.
- Przedpłata. Klient płaci z góry nadwyżkę ponad limit albo całe zamówienie.
- Zabezpieczenie. Na przykład gwarancja bankowa pozwala podnieść limit o jej wartość.
- Rozmowa z klientem. Nagły wzrost zamówień bywa oznaką rozwoju, ale bywa też sygnałem, że inni dostawcy przestali dawać mu termin. Świeży raport z biura informacji gospodarczej pomoże to rozróżnić.
O wyjątku decyduje osoba wskazana w polityce, a nie handlowiec, który odpowiada za sprzedaż do tego klienta. Pomagają progi, na przykład do 10% ponad limit zgodę daje kierownik działu należności, a powyżej dyrektor finansowy.
Kto odpowiada za limity i jak często je przeglądać
Limity najlepiej ustalać wspólnie. Sprzedaż zna plany klienta i sezonowość zamówień, a finanse widzą saldo, opóźnienia i dane ze sprawozdań. Roczny przegląd zrób po tym, jak klient złoży w KRS nowe sprawozdanie finansowe. Poza kalendarzem limit sprawdzasz po pierwszym opóźnieniu, przy zamówieniach wyraźnie większych niż zwykle i po zmianie zarządu albo wspólników. Postępowanie restrukturyzacyjne lub upadłościowe widoczne w Krajowym Rejestrze Zadłużonych wymaga decyzji od razu.
Sunbay pokazuje saldo i wiekowanie każdego klienta w jednym miejscu, bo łączy się z ERP i sam dopasowuje wpłaty do faktur. Taka kontrola należności ułatwia przegląd limitów, które ustala twój zespół.
Najczęstsze pytania
Jak ustalić limit kupiecki dla nowego klienta?
Bez historii płatności opierasz się na rejestrach, sprawozdaniu finansowym i raporcie z biura informacji gospodarczej. Na start daj limit niższy, niż wynikałby z planowanych zakupów, najlepiej z krótszym terminem, i podnieś go po kilku miesiącach terminowych płatności.
Co zrobić, gdy klient przekroczy limit kupiecki?
Wstrzymaj realizację ponad limit i zaproponuj zapłatę zaległych faktur, przedpłatę nadwyżki albo zabezpieczenie. O wyjątku decyduje osoba wskazana w polityce kredytowej, a nie handlowiec prowadzący klienta.
Jak często aktualizować limity kupieckie?
Przynajmniej raz w roku, po ukazaniu się nowego sprawozdania finansowego klienta, a poza tym zawsze, gdy zmienia się ryzyko. Powodem do przeglądu jest pierwsze opóźnienie, nagły wzrost zamówień albo wiadomość o restrukturyzacji lub upadłości klienta.
.svg)