Należności nieściągalne

W codziennej rozmowie nieściągalna jest każda faktura, której nikt już nie spodziewa się odzyskać. Przepisy wymagają więcej. Ustawa o rachunkowości określa, jak ująć taką należność w księgach, ale nie definiuje nieściągalności, a ustawa o CIT uznaje stratę za koszt dopiero wtedy, gdy nieściągalność potwierdza jeden z trzech dokumentów. Do tego czasu należność wątpliwą pokazujesz w księgach przez odpis aktualizujący.

Trzy dokumenty, które potwierdzają nieściągalność

Według art. 16 ust. 2 ustawy o CIT nieściągalność jest udokumentowana, gdy stwierdza ją jeden z tych dokumentów.

1. Postanowienie o nieściągalności wydane przez właściwy organ egzekucyjny, które uznasz za zgodne ze stanem faktycznym.
2. Postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek dłużnika nie wystarcza na koszty postępowania albo wystarcza tylko na nie, o umorzeniu postępowania upadłościowego z tej samej przyczyny albo o zakończeniu postępowania upadłościowego.
3. Protokół sporządzony przez twoją firmę, z którego wynika, że przewidywane koszty procesu i egzekucji byłyby równe albo wyższe od kwoty wierzytelności.

Kodeks postępowania cywilnego (KPC) nie zna nazwy „postanowienie o nieściągalności”. W egzekucji komorniczej sprawdź więc, czy z postanowienia o umorzeniu jasno wynika brak majątku dłużnika, na przykład dlatego, że z egzekucji nie uzyska się więcej niż jej koszty (art. 824 § 1 pkt 3 KPC). Umorzenie dlatego, że wierzyciel nie podjął potrzebnej czynności (art. 824 § 1 pkt 4 KPC), może nie wystarczyć.

Protokół nie wymaga postępowania przed sądem ani komornikiem, więc przydaje się przy drobnych kwotach. Ustawa nie podaje jego wzoru. Zapisz w nim kwotę i podstawę długu, dotychczasowe kroki, na przykład przedsądowe wezwanie do zapłaty, oraz wyliczenie przewidywanych kosztów sądu i egzekucji, które porównujesz z kwotą długu.

Kiedy nieściągalna należność jest kosztem podatkowym

Kosztem jest tylko ta część wierzytelności, którą wcześniej zaliczyłeś do przychodów należnych (art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a). VAT nie jest przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 9), więc przy zwykłej fakturze sprzedaży kosztem jest kwota netto. Wierzytelności spisane jako przedawnione kosztem nie są wcale (art. 16 ust. 1 pkt 20), dlatego przy starych fakturach pilnuj terminów przedawnienia należności.

Przykład. Klient nie zapłacił faktury na 12 300 zł brutto (10 000 zł netto i 2 300 zł VAT). Komornik umorzył egzekucję, bo z majątku dłużnika nie uzyska się więcej niż koszty egzekucji, a firma uznała postanowienie za zgodne ze stanem faktycznym. Spisuje należność z ksiąg i zalicza do kosztów podatkowych 10 000 zł. Jeśli klient zapłaci później, odzyskaną kwotę wykaże jako przychód (art. 12 ust. 1 pkt 4).

Co dzieje się z należnością w księgach

Należność nieściągalna najpierw zmniejsza odpis aktualizujący, jeśli wcześniej go zrobiłeś (art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości). Należność bez odpisu albo z odpisem w niepełnej wysokości zaliczasz do pozostałych kosztów operacyjnych albo kosztów finansowych (art. 35b ust. 4). Spisanie należności to operacja księgowa, a nie zwolnienie z długu, do którego potrzebna jest umowa z dłużnikiem (art. 508 Kodeksu cywilnego). Jeśli klient zapłaci, pieniądze nadal ci się należą.

Nieściągalność, odpis aktualizujący i ulga na złe długi

Tę samą wierzytelność rozliczysz w CIT tylko raz. Kwoty odliczonej jako ulga na złe długi nie zaliczysz do kosztów na innej podstawie (art. 18f ust. 12), a ulga nie przysługuje, gdy wierzytelność trafiła już do kosztów, także przez odpis (art. 18f ust. 13). VAT z niezapłaconej faktury odzyskasz przez ulgę na złe długi, o ile spełnisz jej warunki, w tym ten, że od końca roku wystawienia faktury nie minęły 3 lata (art. 89a ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT).

Sunbay pokazuje wiekowanie należności, więc widzisz faktury, które zbliżają się do progu 90 dni ważnego dla ulgi na złe długi. Przypomnienia, noty odsetkowe i wezwania do zapłaty wysyła według ustalonej ścieżki, a gdy sprawa wymaga decyzji, na przykład o pozwie albo spisaniu należności, tworzy zadanie dla zespołu. Zobacz, jak działa program do windykacji.

Najczęstsze pytania

Kiedy należność jest nieściągalna?

W rozumieniu ustawy o CIT wtedy, gdy nieściągalność potwierdza postanowienie organu egzekucyjnego, postanowienie sądu w sprawie upadłości dłużnika albo protokół, z którego wynika, że koszty procesu i egzekucji byłyby co najmniej równe długowi (art. 16 ust. 2). Ustawa o rachunkowości nie podaje własnej definicji, więc w księgach decydujesz według polityki rachunkowości firmy.

Czy należność nieściągalna jest kosztem podatkowym?

Tak, jeśli nieściągalność udokumentowano jednym z dokumentów z art. 16 ust. 2 ustawy o CIT, i tylko w części, którą wcześniej zaliczyłeś do przychodów, czyli zwykle w kwocie netto. Kosztem nie jest wierzytelność spisana jako przedawniona (art. 16 ust. 1 pkt 20).

Czym różni się należność nieściągalna od odpisu aktualizującego?

Odpis aktualizujący obniża wartość należności, której zapłata jest mało prawdopodobna, ale należność zostaje w księgach, a odpis rozwiązujesz, gdy klient zapłaci. Należność nieściągalną spisujesz z ksiąg, a w CIT staje się kosztem dopiero po udokumentowaniu nieściągalności.

Co zrobić, gdy dłużnik zapłaci spisaną należność?

Przyjmujesz pieniądze, bo spisanie w księgach nie zwalnia dłużnika z długu. Jeśli wcześniej zaliczyłeś tę należność do kosztów, odzyskaną kwotę wykazujesz w CIT jako przychód (art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT).