Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

Przy zwykłym przelewie cała kwota z faktury trafia na twój rachunek firmowy. W mechanizmie podzielonej płatności (MPP) nabywca wskazuje w specjalnym komunikacie przelewu kwotę VAT i kwotę brutto. Kwota VAT trafia wtedy na twój rachunek VAT, a reszta na rachunek firmowy, dla którego bank prowadzi ten rachunek VAT (art. 108a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Nabywca może tak zapłacić każdą otrzymaną fakturę z VAT, jeśli jest podatnikiem (art. 108a ust. 1), a przy części transakcji musi.

Kiedy mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy

Obowiązek dotyczy transakcji między podatnikami VAT, gdy spełnione są naraz dwa warunki (art. 108a ust. 1a). Zasady opisuje też poradnik Ministerstwa Finansów.

• Faktura obejmuje towary albo usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, na przykład stal, metale nieżelazne, węgiel, odpady i surowce wtórne, komputery, telefony komórkowe, części samochodowe albo roboty budowlane.
• Kwota należności ogółem na fakturze, czyli razem z VAT, przekracza 15 000 zł albo równowartość tej kwoty w walucie obcej.

Sprzedawca musi wtedy umieścić na fakturze wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” (art. 106e ust. 1 pkt 18a) i przyjąć zapłatę w tym trybie (art. 108a ust. 1b). Za fakturę bez tego oznaczenia urząd ustala dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% VAT od towarów i usług z załącznika, chyba że nabywca i tak zapłacił ten VAT w MPP (art. 106e ust. 12 i 13). Podobna sankcja grozi nabywcy, który pominie obowiązkowy MPP (art. 108a ust. 7 i 8). Obowiązek nie obejmuje kwot rozliczonych przez kompensatę (art. 108a ust. 1d).

Przykład. Hurtownia sprzedaje firmie budowlanej pręty stalowe walcowane na gorąco za 12 000 zł netto i transport za 2 000 zł netto. Faktura wynosi 14 000 zł netto, 3 220 zł VAT i 17 220 zł brutto. Pręty są w załączniku nr 15, a kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł, więc faktura musi mieć oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. Liczy się kwota całej faktury, także z transportem, którego w załączniku nie ma.

Od 1 stycznia 2027 r. załącznik nr 15 ma nowe brzmienie, w którym towary opisano kodami CN, a usługi symbolami PKWiU (ustawa z 4 września 2026 r.). Jeśli sprzedajesz towary z listy, sprawdź przed końcem roku, czy twoje pozycje nadal na niej są.

Na co wydasz pieniądze z rachunku VAT

Rachunek VAT bank prowadzi dla rachunku rozliczeniowego firmy bez osobnej umowy i bez dodatkowych opłat (art. 62a Prawa bankowego). Środki na nim należą do ciebie, ale wydasz je tylko na cele z art. 62b ust. 2. Wśród nich są VAT z faktur zakupowych płacony dostawcom w MPP, VAT, CIT i PIT wpłacane do urzędu skarbowego oraz składki ZUS.

Jak MPP wpływa na płynność sprzedawcy

Część VAT z każdej wpłaty w MPP zostaje na rachunku VAT. Zapłacisz z niej podatki i VAT dostawcom, ale nie wynagrodzenia ani kwoty netto z faktur zakupowych, więc dla płynności finansowej liczy się głównie kwota netto. Nadwyżkę możesz przenieść na rachunek firmowy za zgodą naczelnika urzędu skarbowego, który ma na decyzję 60 dni (art. 108b ustawy o VAT).

Przykład. W październiku klienci zapłacili firmie w MPP faktury na 1 230 000 zł brutto, więc na rachunek firmowy wpłynęło 1 000 000 zł, a na rachunek VAT 230 000 zł. Z rachunku VAT firma zapłaciła dostawcom w MPP 120 000 zł VAT, a do 25 listopada, przy rozliczeniu miesięcznym, zapłaci do urzędu 80 000 zł VAT (230 000 zł VAT należnego minus 150 000 zł naliczonego). Zostanie 30 000 zł na CIT albo ZUS, chyba że urząd zgodzi się na ich przeniesienie na rachunek firmowy. Wszystkie kwoty to założenia do przykładu.

Jak MPP zmienia rozliczanie wpłat

Zapłata jednej faktury trafia na dwa rachunki, więc przy zarachowaniu wpłaty bierzesz pod uwagę obie części. W komunikacie przelewu nabywca podaje kwotę VAT, kwotę brutto, numer faktury i NIP sprzedawcy, a może też zapłacić tylko część faktury (art. 108a ust. 3). Przy fakturach spoza KSeF może jednym przelewem zapłacić wszystkie faktury od tego samego sprzedawcy wystawione w wybranym okresie, od jednego dnia do miesiąca, a wtedy zamiast numeru faktury wpisuje ten okres (art. 108a ust. 3a do 3c). Taką wpłatę trzeba rozpisać na faktury, zanim zamkniesz którąkolwiek z nich.

W przelewach od 1 stycznia 2027 r. nabywca poda przy fakturach z KSeF numer KSeF zamiast numeru faktury, a przy zapłacie kilku faktur identyfikator zbiorczy z KSeF. Od tego dnia czynny podatnik VAT poda też numer KSeF w tytule zwykłego przelewu za fakturę ustrukturyzowaną dla innego czynnego podatnika (art. 108g). Więcej w tekście KSeF a należności.

Sunbay łączy się z ERP i dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur, więc status faktury opiera się na księgowaniach z twojego systemu. Przypomnienia e-mail i SMS wysyła według ustalonej ścieżki. Zobacz, jak działa program do windykacji.

Najczęstsze pytania

Kiedy mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy?

Gdy podatnik VAT kupuje od innego podatnika towary albo usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, a kwota należności ogółem na fakturze przekracza 15 000 zł brutto. Liczy się kwota całej faktury, a nie tylko pozycji z załącznika. W pozostałych przypadkach nabywca może zapłacić w MPP dobrowolnie.

Czy sprzedawca może odmówić zapłaty w MPP?

Nie, jeśli faktura musi mieć oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”, bo wtedy sprzedawca ma obowiązek przyjąć zapłatę w tym trybie (art. 108a ust. 1b ustawy o VAT). Przy innych fakturach z VAT nabywca też może wybrać MPP (art. 108a ust. 1).

Na co można wydać pieniądze z rachunku VAT?

Na VAT z faktur zakupowych płacony dostawcom w MPP, na VAT, CIT, PIT, akcyzę i cło wpłacane do urzędu skarbowego oraz na składki ZUS (art. 62b ust. 2 Prawa bankowego). Na inne wydatki przeniesiesz je dopiero po zgodzie naczelnika urzędu skarbowego.

Jak odzyskać pieniądze z rachunku VAT?

Złóż wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o przekazanie wskazanej kwoty na rachunek firmowy. Urząd wydaje postanowienie w ciągu 60 dni i odmawia, gdy masz zaległości podatkowe albo zachodzi uzasadniona obawa, że zobowiązania podatkowe nie zostaną zapłacone (art. 108b ustawy o VAT).