Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Rekompensatę przewiduje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (art. 10). Należy się w transakcjach handlowych, czyli między przedsiębiorcami i podmiotami publicznymi, gdy sprzedawca dostarczył towar albo wykonał usługę, a nie dostał zapłaty w terminie z umowy. Nie musisz wzywać dłużnika ani wykazywać, że poniosłeś jakiekolwiek koszty.

Ile wynosi rekompensata

Euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a). Przykład w tabeli dotyczy faktury z terminem zapłaty w październiku 2026 r., dlatego liczy się kurs z 30 września 2026 r. (tabela 190/A/NBP/2026).

Ponad tę kwotę możesz żądać zwrotu uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności, w części, która przekracza rekompensatę (art. 10 ust. 2). Takie koszty musisz wykazać, na przykład fakturą od kancelarii. Jeśli zlecasz sprawę kancelarii albo firmie windykacyjnej, a ich wynagrodzenie jest wyższe niż rekompensata, nadwyżki możesz dochodzić od dłużnika. W sporze sąd oceni, czy wysokość tych kosztów była uzasadniona.

Od kiedy i za co przysługuje

Prawo do rekompensaty powstaje razem z prawem do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli gdy minie termin zapłaty (art. 10 ust. 1 w związku z art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1). Wystarczy jeden dzień spóźnienia. Rekompensata przysługuje od transakcji handlowej (art. 10 ust. 3), a gdy strony umówiły zapłatę w ratach, od każdej niezapłaconej raty (art. 11 ust. 2).

Umowa nie może tego prawa wyłączyć ani ograniczyć. Takie postanowienie jest nieważne i zamiast niego stosuje się ustawę (art. 13 ust. 1). Roszczenia o rekompensatę nie można też zbyć (art. 10 ust. 4). Przy sprzedaży konsumentom rekompensata się nie należy, bo ustawa obejmuje tylko transakcje handlowe.

Jak naliczyć i dochodzić rekompensaty

1. Policz kwotę. Sprawdź próg według wartości faktury i przelicz euro po właściwym kursie NBP.
2. Wystaw notę. Rekompensata nie jest zapłatą za towar ani usługę, więc dokumentujesz ją notą obciążeniową, zwykle razem z odsetkami na nocie odsetkowej.
3. Dopisz ją do wezwania. W przedsądowym wezwaniu do zapłaty podaj osobno należność główną, odsetki i rekompensatę.
4. W razie potrzeby idź do sądu. Sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym także co do rekompensaty, na podstawie umowy, dowodu wykonania dostawy albo usługi i dowodu doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ KPC).

Przykład. Klient płaci fakturę na 12 000 zł z terminem 15 października 2026 r. dopiero 14 listopada 2026 r., czyli 30 dni po terminie. Odsetki handlowe wynoszą 135,62 zł (12 000 zł × 13,75% × 30 ÷ 365), a rekompensata 70 euro, czyli 305,70 zł. Na nocie wpisujesz razem 441,32 zł. Stawka 13,75% rocznie obowiązuje od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r., gdy dłużnik nie jest publicznym podmiotem leczniczym, a dla takiego podmiotu wynosi 11,75% (obwieszczenie w Monitorze Polskim z 2026 r. poz. 642).

Rekompensatę i odsetki dla jednej faktury policzysz w kalkulatorze odsetek w transakcjach handlowych, który przygotuje notę w PDF. Przy wielu fakturach program do windykacji Sunbay wystawia noty odsetkowe automatycznie, na podstawie faktur i wpłat pobranych z ERP.

Rekompensata a inne uprawnienia po terminie

Rekompensata nie zastępuje odsetek, tylko się do nich dolicza. Ten sam termin płatności otwiera też drogę do wpisu w biurze informacji gospodarczej po 30 dniach i do ulgi na złe długi po 90 dniach. Pełną listę skutków opóźnienia znajdziesz w haśle należności przeterminowane.

Najczęstsze pytania

Ile wynosi rekompensata za koszty odzyskiwania należności?

40 euro przy fakturze do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł. Euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem, w którym minął termin płatności.

Czy trzeba wzywać dłużnika do zapłaty rekompensaty?

Nie. Rekompensata należy się bez wezwania, od chwili, w której powstało prawo do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wezwanie przydaje się jednak, żeby dłużnik wiedział, jaką kwotę ma zapłacić.

Czy można zrzec się rekompensaty w umowie?

Postanowienie umowy, które wyłącza albo ogranicza prawo do rekompensaty, jest nieważne, a zamiast niego stosuje się ustawę. Wierzyciel może jednak po prostu nie dochodzić rekompensaty w konkretnej sprawie.