Windykacja należności w logistyce i transporcie. Chaos w należnościach, a faktur tylko przybywa?

Sunbay pobiera faktury z waszego TMS-a i przypomina klientom o zapłacie. Sprawdza, czy pieniądze wpłynęły, a zespół angażuje wtedy, gdy trzeba coś wyjaśnić, np. sporną kwotę lub nowy termin płatności.

✓
Nie musicie ręcznie wysyłać przypomnień.
✓
Widzicie, kiedy klient obiecał zapłacić.
✓
Pytacie Sunny AI o zaległe płatności i dostajecie zestawienie.

Umów demo Zobacz, jak to działa

Przykładowy panel Sunbay: 800 faktur, średni czas do zapłaty 24 dni, 3 sprawy wymagające sprawdzenia oraz statusy przypomnień. Nazwy firm i dane są fikcyjne.

Sample Sunbay dashboard with 800 invoices on automatic reminders, an average of 24 days to payment, 3 cases that need a review and reminder statuses. Company names and data are fictional.

Z Sunbay pracują między innymi

Takie wyniki osiągnęli klienci Sunbay

80 godz./mies.

mniej pracy przy zaległych płatnościach w Energetycznym Projekcie.

Zobacz wyniki klientów →

z 26 do 14 dni

spadł średni czas oczekiwania na zapłatę w Tequipy.

Historia Tequipy →

7 dni krócej

klienci Sunbay czekają na zapłatę. Średni wynik po trzech miesiącach.

Dane Sunbay →

Wyniki dotyczą klientów Sunbay z różnych branż. Efekt zależy od sytuacji firmy.

Faktury w TMS-ie. Przypomnienia i ustalenia w Sunbay.

Nie musicie co tydzień tworzyć listy zaległości ani sprawdzać każdej faktury osobno. Sunbay pokazuje, kto nie zapłacił, wysyła przypomnienia i zapisuje historię kontaktu z klientem.

Obszar

Bez Sunbay

Z Sunbay

Faktury

Co tydzień łączycie dane z TMS-a i księgowości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił.

Sunbay pobiera faktury z połączonego systemu. Gdy rozpozna wpłatę, oznacza fakturę jako opłaconą i kończy przypomnienia.

Przypomnienia

Ktoś musi sprawdzić termin faktury, napisać wiadomość i pamiętać o kolejnym kontakcie.

Ustalacie, po ilu dniach wysłać e-mail lub SMS. Sunbay wysyła je automatycznie w wybranym języku.

Ustalenia

Tylko osoba, która rozmawiała z klientem, wie, kiedy obiecał zapłacić.

Przy fakturze zapisujecie obiecaną datę zapłaty i osobę, która ma jej dopilnować. Cały zespół widzi te informacje.

Noty i wezwania

Osobno przygotowujecie notę odsetkową i wezwanie do zapłaty, a potem dołączacie je do e-maila.

Sunbay przygotowuje notę odsetkową i wezwanie do zapłaty. Wysyła je w ustalonym przez was dniu.

Raporty

Gdy zarząd pyta o zaległości, zbieracie dane i przygotowujecie zestawienie w Excelu.

Widzicie, ile pieniędzy zalega u klientów i od jak dawna. Taki raport możecie otrzymywać co tydzień na e-mail.

Zespół

Każda kolejna faktura to następny termin do sprawdzenia i wiadomość do wysłania.

Sunbay wysyła przypomnienia i sprawdza wpłaty. Zespół wyjaśnia sporne kwoty i ustala z klientami terminy zapłaty.

Wyjątki

Niedostarczony e-mail, brak adresu, sporna faktura i obietnica zapłaty od klienta lądują w skrzynce lub w głowie.

Sunbay zamienia je w zadania z terminem i osobą odpowiedzialną. Sporną fakturę wyłączacie z procesu, a przypomnienia do pozostałych klientów wychodzą dalej. Ustalenie z klientem zapisujecie przy fakturze, a Sunbay pilnuje daty.

Historia kontaktu

Telefony, maile, notatki i decyzje rozrzucone po skrzynkach, Excelu i pamięci pracowników. Gdy ktoś odchodzi lub idzie na urlop, wiedza znika razem z nim.

Każdy kontrahent ma jedną kartę z osią komunikacji, wysłanymi wiadomościami, statusami doręczeń, komentarzami zespołu i zadaniami. Nowa osoba wchodzi i widzi od razu, co się działo i na czym sprawa stoi.

Raz ustalacie, kiedy przypominać o zapłacie. Sunbay pilnuje każdej faktury.

Scenariusz to plan kontaktu z klientem, czyli to, kiedy wysłać e-mail, SMS lub wezwanie do zapłaty. Sunbay prowadzi klienta według tego planu, dopóki nie rozpozna wpłaty albo nie wstrzymacie przypomnień.

Transport · faktura po terminie

Przykładowy plan · liczba dni po terminie płatności

Aktywny

Dzień 1E-mailPierwsze przypomnienie

Dzień 5Drugi e-mailKolejne przypomnienie

Dzień 10SMSPrzypomnienie SMS

Dzień 15Nota i wezwanieDokumenty w PDF

Dzień 20TelefonPołączenie AI

Klient obiecuje zapłatę → zapisujecie termin i wstrzymujecie przypomnieniaE-mail nie dotarł → zadanie sprawdzenia adresuWpłata → koniec przypomnień

01 / FAKTURY

Sunbay pobiera faktury.

Wgrywacie listę faktur z pliku CSV lub łączycie Sunbay z TMS-em albo księgowością. Wybieracie, które zaległe faktury mają zostać objęte przypomnieniami.

02 / PRZYPOMNIENIA

Klient dostaje przypomnienia.

Sunbay wysyła e-maile i SMS-y w ustalonych dniach. Wy wybieracie treść, język oraz moment wysłania wezwania do zapłaty lub wykonania połączenia AI.

03 / POMOC ZESPOŁU

Zespół wyjaśnia konkretne sprawy.

Gdy klient prosi o więcej czasu, zapisujecie nowy termin zapłaty i wstrzymujecie przypomnienia. Jeśli e-mail nie dotrze, Sunbay tworzy zadanie sprawdzenia adresu klienta.

04 / ANALITYKA

Analityka należności

Struktura wiekowa, DSO, skuteczność ścieżek i prognoza wpływów.

Przy każdej fakturze możecie sprawdzić wysłane wiadomości, odpowiedzi klienta i ustalenia zespołu. Podczas wdrożenia ustalimy, jak połączyć Sunbay z waszym TMS-em, księgowością i KSeF.

Klient obiecał zapłacić do 15 września. Pieniędzy nie ma.

Przy fakturze widać obiecaną datę wpłaty i osobę, która ma wrócić do klienta, jeśli pieniądze nie przyjdą.

✓
Zapisujecie przy fakturze „Klient zapłaci do 15 września. Sprawę prowadzi Anna”.
✓
Wstrzymujecie przypomnienia do umówionego dnia.
✓
Jeśli termin minie bez wpłaty, Sunbay wznawia przypomnienia i tworzy zadanie kontaktu z klientem.

Atlas Transport · FV/2026/201Przykład

Odpowiedź klienta · 1 września„Zapłacimy całość do 15 września. Proszę o kilka dni cierpliwości.”

Klient obiecał zapłacić15 września · 12 800 PLN

Sprawę prowadziAnna · finanse

16 września · brak wpłatyAnna · skontaktuj się z klientem. Sunbay wznowił przypomnienia.

Klient z Niemiec nie odpowiada na kolejne maile.

W planie ustawiliście SMS po dwóch e-mailach. Jeśli klient nadal nie zapłaci, Sunbay wyśle tę wiadomość automatycznie.

✓
Wybieracie niemiecki jako język wiadomości.
✓
Ustalacie, po ilu dniach wysłać SMS, a kiedy zadzwonić z użyciem AI.
✓
Każdy w zespole widzi, kiedy i jak Sunbay kontaktował się z klientem.

Nord Cargo GmbHPrzykład

Język komunikacjiNiemiecki

Dzień 1 · e-mailWysłany

Dzień 5 · drugi e-mailWysłany

Dzień 10 · SMSSunbay wyśle SMS, jeśli faktura nadal nie będzie opłacona.

Przykładowa treść SMSGuten Tag, die Rechnung FV/2026/184 ist noch offen. Bitte teilen Sie uns mit, wann wir mit der Zahlung rechnen können.

Z 800 faktur uwagi zespołu wymagają trzy.

Sunbay sprawdza terminy płatności i wysyła przypomnienia. Zespół dostaje zadania wtedy, gdy np. trzeba poprawić adres e-mail lub wyjaśnić kwotę z klientem.

✓
Dla wybranej grupy faktur ustalacie wspólny plan przypomnień.
✓
Sunbay pilnuje terminów wysyłki dla każdej faktury.
✓
Przy każdym zadaniu widać, co trzeba zrobić i kto się tym zajmuje.

Faktury i zadania zespołuPrzykładowe dane

Faktury objęte przypomnieniami800

Nie wymagają pomocy zespołu797

Wymagają sprawdzenia3

E-mail nie dotarł do klientaMarek · sprawdź i popraw adres e-mail klienta.

Klient nie zgadza się z kwotąAnna · ustal z klientem, skąd wynika różnica w kwocie.

Zarząd pyta, ile pieniędzy zalega u klientów.

W Sunbay sprawdzacie kwoty niezapłaconych faktur i liczbę dni po terminie. Możecie też zapytać Sunny AI, np. o zaległości starsze niż 30 dni.

✓
Widzicie osobno faktury spóźnione o 1 do 30, 31 do 60, 61 do 90 i ponad 90 dni.
✓
DSO pokazuje, ile dni średnio czekacie na zapłatę.
✓
Ustawiacie cotygodniową wysyłkę raportu na e-mail, np. w piątek rano.

Sunny AI · należnościPrzykładowe dane

Ile wynoszą zaległości starsze niż 30 dni?

Łącznie 186 000 PLNTo 32 faktury, których termin płatności minął ponad 30 dni temu.

31 do 60 dni112 000 PLN

61 do 90 dni48 000 PLN

Powyżej 90 dni26 000 PLN

Raport tygodniowyPiątek · 8.00

Więcej faktur nie musi oznaczać więcej ręcznej pracy.

Wybierzcie grupę klientów i wyeksportujcie ich faktury do pliku CSV. Pomożemy ustawić pierwsze przypomnienia. Po teście ustalimy, jak podłączyć wasz TMS.

Umów demo