Ustawa o rachunkowości uznaje za aktywa zasoby powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które w przyszłości przyniosą firmie korzyści ekonomiczne (art. 3 ust. 1 pkt 12). Należność spełnia ten warunek, bo powstała na przykład ze sprzedaży, a w przyszłości zamieni się w gotówkę. Ta sama kwota u klienta jest zobowiązaniem, a prawo do jej żądania kodeks cywilny nazywa wierzytelnością. W firmie, która sprzedaje z odroczonym terminem, najwięcej jest zwykle należności z tytułu dostaw i usług, czyli niezapłaconych faktur.
Rodzaje należności według wzoru bilansu
Wzór bilansu z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości pokazuje należności długoterminowe w aktywach trwałych, a krótkoterminowe w aktywach obrotowych. Obie grupy dzieli się według dłużnika (jednostki powiązane, jednostki, w których firma ma zaangażowanie w kapitale, i pozostałe jednostki). Najwięcej pozycji mają należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek, bo wzór dzieli je na cztery rodzaje.
| Rodzaj należności | Przykład |
|---|---|
| Z tytułu dostaw i usług | Faktura za sprzedany towar albo wykonaną usługę |
| Publicznoprawne (podatki, dotacje, cła, ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) | VAT do zwrotu, nadpłata podatku dochodowego |
| Dochodzone na drodze sądowej | Faktura, o której zapłatę firma wniosła pozew |
| Inne | Odszkodowanie przyznane przez ubezpieczyciela, kaucja zwracana w ciągu roku |
Należności krótkoterminowe i długoterminowe
O podziale decyduje art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c ustawy. Należności z tytułu dostaw i usług są zawsze krótkoterminowe, bez względu na termin płatności. Pozostałe należności są krótkoterminowe, jeśli stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, a długoterminowe, jeśli później.
Przykład. Producent maszyn sprzedaje linię produkcyjną z zapłatą w ratach przez 24 miesiące. Całą kwotę wykazuje jako należność krótkoterminową, a raty płatne po ponad 12 miesiącach w osobnej pozycji z okresem spłaty powyżej 12 miesięcy. Kaucję wpłaconą wynajmującemu biura i zwracaną za pięć lat wykazuje się z kolei zwykle jako należność długoterminową. Po stronie pasywów reguła jest taka sama, bo zobowiązania z tytułu dostaw i usług też są zawsze krótkoterminowe (art. 3 ust. 1 pkt 22).
Należności a zobowiązania
Należność i zobowiązanie to ta sama kwota widziana z dwóch stron jednej faktury. Hurtownia sprzedaje sklepowi towar za 20 000 zł netto plus 4 600 zł VAT, z terminem płatności 30 dni.
| Moment | Hurtownia (sprzedawca) | Sklep (kupujący) |
|---|---|---|
| Wystawienie faktury | Należność 24 600 zł w aktywach | Zobowiązanie 24 600 zł w pasywach |
| Zapłata w terminie | Należność znika, na rachunku przybywa 24 600 zł | Zobowiązanie znika, z rachunku ubywa 24 600 zł |
W bilansach obu firm te kwoty nie zawsze są jednak równe. Gdy zapłata staje się mało prawdopodobna, hurtownia obniża należność odpisem, a sklep nadal wykazuje zobowiązanie w kwocie wymagającej zapłaty (art. 28 ust. 1 pkt 8).
W języku prawa hurtownia ma wierzytelność, czyli prawo żądania zapłaty, a sklep ma dług (art. 353 § 1 KC). Przy fakturze za towar to te same pieniądze, które księgowość nazywa należnością i zobowiązaniem.
Jak wycenia się należności
Na dzień bilansowy należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7). Kwota wymagana zapłaty to zwykle kwota brutto z faktury, bo klient płaci ją razem z VAT. Zasada ostrożności każe obniżyć wartość należności, której klient prawdopodobnie nie zapłaci, przez odpis aktualizujący. W bilansie pokazujesz więc należności po odpisach.
Na koniec roku należności inwentaryzuje się, wysyłając kontrahentom saldo z ksiąg do potwierdzenia i wyjaśniając różnice (art. 26 ust. 1 pkt 2). Należności sporne i wątpliwe oraz publicznoprawne sprawdza się, porównując księgi z dokumentami (pkt 3). Potwierdzenia możesz rozesłać najwcześniej trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a inwentaryzację trzeba zakończyć do 15. dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1).
Jak zarządzać należnościami na co dzień
Na co dzień należności dzieli się na bieżące, czyli przed terminem płatności, i przeterminowane, a każda grupa wymaga innych działań. W praktyce sprawdzają się trzy nawyki.
- Wiekowanie co tydzień albo co miesiąc. Wiekowanie należności dzieli niezapłacone faktury według liczby dni po terminie i pokazuje, u których klientów utknęły pieniądze.
- DSO co miesiąc. Wskaźnik rotacji należności w dniach (DSO) mówi, po ilu dniach średnio wpływa zapłata. Porównuj go ze średnim terminem płatności, bo różnica to średnie opóźnienie klientów.
- Przypomnienie przed terminem. Przypomnienie o płatności wysłane kilka dni przed terminem pozwala wyłapać fakturę, która utknęła u klienta w obiegu albo czeka na akceptację.
Sunbay łączy się z ERP, dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur i pokazuje wiekowanie oraz DSO dla całej firmy i każdego klienta, bez eksportów do Excela. Tak wygląda monitoring należności w Sunbay. Przypomnienia wychodzą według ustalonej sekwencji, a zespół finansów zajmuje się sprawami, które wymagają decyzji.
Najczęstsze pytania
Czy należności to aktywa?
Tak. Należności powstają z przeszłych zdarzeń, najczęściej ze sprzedaży, i przyniosą firmie wpływ pieniędzy, więc spełniają definicję aktywów z ustawy o rachunkowości. W bilansie należności krótkoterminowe są w aktywach obrotowych, a długoterminowe w aktywach trwałych.
Czym różnią się należności od zobowiązań?
Należności to pieniądze, które firma ma dostać, a zobowiązania to pieniądze, które sama ma zapłacić. Ta sama faktura jest należnością u sprzedawcy i zobowiązaniem u kupującego. Należności wykazuje się w aktywach, a zobowiązania w pasywach bilansu.
Co to są należności krótkoterminowe?
To wszystkie należności z tytułu dostaw i usług, bez względu na termin płatności, oraz pozostałe należności wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego (art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c ustawy o rachunkowości). W pełnym wzorze bilansu są w aktywach obrotowych, w pozycji B.II.
.svg)