Monit to pierwsza reakcja na fakturę po terminie. Przypomnienie wysłane przed terminem pomaga klientowi nie przeoczyć płatności, a monit dotyczy już zaległości i prosi o zapłatę albo o wyjaśnienie, co ją blokuje. Słowa „monit” nie ma ani w Kodeksie cywilnym, ani w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, więc o treści i formie decydujesz ty. Nazwa przyjęła się w programach księgowych i ERP, gdzie monit bywa osobnym dokumentem obok noty odsetkowej i wezwania do zapłaty.
Monit, przypomnienie i wezwanie do zapłaty to trzy różne kroki
| Pismo | Kiedy je wysyłasz | Cel | Znaczenie prawne |
|---|---|---|---|
| Przypomnienie o płatności | przed terminem albo w dniu terminu | żeby klient nie przeoczył faktury | żadne |
| Monit | po terminie, raz albo kilka razy | zapłata albo informacja, co ją blokuje | nie przerywa przedawnienia i nie jest potrzebny do naliczenia odsetek |
| Wezwanie do zapłaty | gdy monity nie pomogły | ostateczny termin i zapowiedź dalszych kroków | z ostrzeżeniem o wpisie jest warunkiem przekazania danych do biura informacji gospodarczej, a razem z pisemnym uznaniem długu podstawą nakazu zapłaty |
Nazwy pism w programach nie są jednolite, więc zanim ustawisz kolejne kroki, sprawdź, co twój program wysyła pod daną nazwą. Przegląd znajdziesz w tekście o przypomnieniach w programach do faktur.
Monit nie uruchamia odsetek ani nie przerywa przedawnienia
W transakcjach handlowych odsetki za opóźnienie i rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługują bez wezwania (art. 7 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Klient jest w opóźnieniu od dnia po terminie z faktury, nawet jeśli nie dostał żadnego monitu. Wezwanie decyduje o tym, kiedy trzeba zapłacić, tylko wtedy, gdy termin nie został oznaczony i nie wynika z właściwości zobowiązania (art. 455 Kodeksu cywilnego).
Monit nie przerywa też biegu przedawnienia. Robi to czynność przed sądem albo komornikiem, na przykład pozew, oraz uznanie długu przez klienta (art. 123 § 1 KC). Odpowiedź na monit może jednak być takim uznaniem, na przykład gdy klient prosi o rozłożenie długu na raty albo składa obietnicę zapłaty. Zasady opisuje hasło przerwanie biegu przedawnienia.
Co napisać w monicie
Klient mógł przeoczyć fakturę, czekać na korektę albo mieć zastrzeżenia do dostawy. Ton zostaw więc neutralny i podaj wszystko, czego potrzebuje jego księgowość.
- numer faktury, a przy fakturze z KSeF także jej numer KSeF,
- datę wystawienia i termin płatności,
- kwotę do zapłaty po korektach i wpłatach częściowych,
- numer rachunku, a jeśli klient ma własny rachunek wirtualny, właśnie ten numer,
- prośbę o odpowiedź, jeśli faktura została już opłacona albo jest sporna,
- kontakt do osoby, która wyjaśni wątpliwości.
Kiedy wysłać monit i co zrobić po nim
Przykład. Ścieżka dla faktury z terminem 30 dni, którą firma ustawiła dla stałych klientów (założenia do przykładu).
- 3 dni przed terminem przypomnienie e-mailem.
- 3 dni po terminie pierwszy monit e-mailem.
- 10 dni po terminie drugi monit e-mailem i SMS-em.
- 21 dni po terminie nota odsetkowa.
- 30 dni po terminie przedsądowe wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do biura informacji gospodarczej.
Gdy klient odpowie obietnicą zapłaty albo reklamacją, kolejny monit nie ma sensu. Zapisz ustalenie przy fakturze, a do ścieżki wróć, jeśli obiecany termin minie bez wpłaty.
Wezwanie, po którym chcesz przekazać dane firmy do biura informacji gospodarczej, musi zawierać ostrzeżenie o tym zamiarze z nazwą i adresem biura. Monit bez takiego ostrzeżenia tego warunku nie spełnia. Dane przekażesz najwcześniej miesiąc po wysłaniu wezwania listem poleconym, doręczeniu do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych, a e-mailem tylko wtedy, gdy przewiduje to umowa. Zaległości muszą łącznie wynosić co najmniej 500 zł i być wymagalne od co najmniej 30 dni (art. 15 ust. 1 i 1a ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych). Historia monitów przyda się też w sądzie, bo w pozwie podajesz, czy strony próbowały rozwiązać spór poza sądem (art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego).
Program do windykacji Sunbay łączy się z ERP i CRM, wysyła przypomnienia e-mailem i SMS-em przed terminem i po nim, a potem noty odsetkowe i wezwania do zapłaty według ustalonej ścieżki. Rozpoznaje obietnice zapłaty w odpowiedziach klientów, a gdy sprawa wymaga decyzji, tworzy zadanie dla zespołu.
Najczęstsze pytania
Co to jest monit?
Monit to przypomnienie o zapłacie, które wierzyciel wysyła po upływie terminu płatności faktury. Przepisy go nie definiują, a nazwa pochodzi z praktyki i programów księgowych. Zwykle jest krokiem między przypomnieniem przed terminem a wezwaniem do zapłaty.
Czym monit różni się od wezwania do zapłaty?
Monit przypomina o zaległości i prosi o zapłatę albo wyjaśnienie. Wezwanie do zapłaty wyznacza ostateczny termin i zapowiada kolejne kroki. Jeśli zawiera ostrzeżenie o wpisie do biura informacji gospodarczej i zostało wysłane zgodnie z ustawą, po miesiącu i przy spełnieniu pozostałych warunków pozwala przekazać tam dane dłużnika.
Czy monit przerywa przedawnienie?
Nie. Bieg przedawnienia przerywa czynność przed sądem albo komornikiem oraz uznanie długu przez dłużnika (art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego). Monit, nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty przedawnienia nie przerywają.
Czy trzeba wysłać monit, żeby naliczyć odsetki?
Nie. W transakcjach handlowych odsetki za opóźnienie i rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługują bez wezwania. W II półroczu 2026 r. odsetki handlowe wynoszą 13,75% w skali roku.
.svg)
.svg)