Klient nie płaci, bo twierdzi, że towar przyszedł uszkodzony, usługa nie została wykonana albo cena na fakturze nie zgadza się z zamówieniem. Taka faktura przestaje być zwykłą zaległością. Ustawa o rachunkowości mówi o niej wprost, gdy każe inwentaryzować należności sporne i wątpliwe oraz w określonych warunkach aktualizować wartość należności kwestionowanych przez dłużników. Dla działu finansów to sygnał, że zamiast kolejnych monitów potrzebna jest decyzja.
Spór nie zatrzymuje przedawnienia ani odsetek
Reklamacja i rozmowy o niej nie przerywają biegu przedawnienia. Przerywa go czynność przed sądem albo innym organem, na przykład pozew, oraz uznanie długu przez klienta (art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego). Art. 121 KC przewiduje zawieszenie biegu tylko w kilku sytuacjach, między innymi na czas mediacji i postępowania po zawezwaniu do próby ugodowej. Roszczenie o cenę towaru sprzedanego przez firmę przedawnia się po 2 latach, z końcem roku kalendarzowego (art. 554 i art. 118 KC), więc spór ciągnący się miesiącami może zabrać dużą część tego czasu.
Odsetki też biegną. Jeśli okaże się, że faktura była prawidłowa, możesz żądać odsetek za cały czas opóźnienia, bo art. 481 § 1 KC przyznaje je nawet wtedy, gdy opóźnienie wynika z okoliczności, za które dłużnik nie odpowiada.
Jak prowadzić windykację spornej faktury
- Oddziel część bezsporną. Jeśli klient kwestionuje jedną pozycję albo część kwoty, poproś o zapłatę reszty i prowadź dla niej zwykłą ścieżkę.
- Wstrzymaj przypomnienia dla kwoty spornej. Klient nie powinien dostawać monitów o pieniądze, o które właśnie się spiera.
- Wyznacz osobę i termin decyzji. Reklamacja bez właściciela łatwo utknie na tygodnie.
- Sprawdź umowę. Przy wadzie towaru kupujący może z tytułu rękojmi złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od umowy, chyba że sprzedawca niezwłocznie wymieni rzecz albo usunie wadę (art. 560 § 1 KC). Między firmami rękojmię można w umowie ograniczyć albo wyłączyć (art. 558 § 1 KC).
- Zamknij spór dokumentem. Uznana reklamacja kończy się zwykle fakturą korygującą, porozumienie co do części kwoty ugodą, a nieuznana pisemną odpowiedzią i powrotem do ścieżki windykacji.
Spór nie zamyka drogi do biura informacji gospodarczej
Dłużnik, który dostał wezwanie z ostrzeżeniem o przekazaniu danych do biura, może zgłosić sprzeciw. Jeśli kwestionuje w nim dług, a ty mimo to przekażesz dane, musisz podać w nich, że dłużnik dług kwestionuje (art. 15a ust. 3 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych). Pozostałe warunki wpisu firmy, między innymi co najmniej 500 zł zaległości wymagalnych od co najmniej 30 dni i wezwanie z ostrzeżeniem, obowiązują bez zmian. Więcej o nich w haśle biuro informacji gospodarczej.
Co zapisywać przy należności spornej
- datę zgłoszenia reklamacji, jej treść i numer faktury,
- kwotę sporną i bezsporną,
- kto rozpatruje sprawę i do kiedy,
- ustalenia z klientem z datami i nazwiskami,
- decyzję i dokument, który zamyka spór.
Ta historia przyda się w sądzie i przy zamknięciu roku. Należności sporne inwentaryzuje się przez porównanie ksiąg z dokumentami i weryfikację ich wartości, a nie przez potwierdzenie salda (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Gdy według oceny sytuacji majątkowej i finansowej klienta zapłata w umownej kwocie nie jest prawdopodobna, wartość kwestionowanej należności aktualizujesz odpisem aktualizującym (art. 35b ust. 1 pkt 3). Dokumenty reklamacji przechowujesz co najmniej rok po jej rozliczeniu (art. 74 ust. 2 pkt 6).
W Sunbay historia kontaktu z klientem zostaje przy fakturze. System rozpoznaje w odpowiedziach obietnice zapłaty, a gdy sprawa wymaga decyzji, na przykład przy sporze o fakturę, tworzy zadanie dla zespołu. Zobacz, jak działa program do windykacji.
Najczęstsze pytania
Czy reklamacja wstrzymuje bieg przedawnienia?
Nie. Bieg przedawnienia przerywa czynność przed sądem albo innym organem, na przykład pozew, oraz uznanie długu przez dłużnika, a zawieszają go między innymi mediacja i zawezwanie do próby ugodowej. Sama reklamacja i rozmowy o niej na bieg przedawnienia nie wpływają.
Czy od spornej faktury należą się odsetki?
Tak, jeśli spór skończy się na korzyść sprzedawcy. Odsetki za opóźnienie należą się za cały czas opóźnienia, nawet gdy wynika ono z okoliczności, za które dłużnik nie odpowiada (art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego).
Czy można przekazać do BIG dane klienta, który kwestionuje fakturę?
Tak, jeśli są spełnione ustawowe warunki wpisu. Gdy dłużnik po wezwaniu zgłosi sprzeciw i zakwestionuje dług, a wierzyciel go nie uwzględni, musi podać w przekazanych danych, że dłużnik dług kwestionuje (art. 15a ust. 3 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).
Jak inwentaryzuje się należności sporne?
Przez porównanie danych z ksiąg z dokumentami i weryfikację ich wartości, a nie przez potwierdzenie salda z kontrahentem (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Jeśli zapłata w umownej kwocie nie jest prawdopodobna, należność aktualizuje się odpisem.
.svg)
.svg)