Gdy setki klientów płacą na jeden rachunek, ktoś musi przypisać każdy przelew do właściwego kontrahenta i faktury. Przy pustym albo błędnym tytule to zgadywanie. Rachunek wirtualny rozwiązuje część problemu, bo każdy klient dostaje własny numer do wpłat, a bank rozpoznaje, na który numer wpłynęły pieniądze.
Rachunek wirtualny to numer powiązany z rachunkiem głównym
Ministerstwo Finansów opisuje rachunek wirtualny jako rachunek techniczny powiązany z rachunkiem głównym. Bank sam rozpoznaje parametry przelewu i księguje wpłatę na rachunek rozliczeniowy firmy (objaśnienia podatkowe z 20 grudnia 2019 r., pkt 2.2). Według ministerstwa korzystają z nich często firmy, które obsługują wielu klientów, na przykład operatorzy komórkowi oraz dostawcy prądu i gazu. Nie prowadzisz więc setek osobnych rachunków, tylko jeden, do którego bank przypisuje wiele numerów.
Numer wygląda jak każdy inny NRB i ma 26 cyfr. Dwie pierwsze to liczba kontrolna, osiem kolejnych to numer rozliczeniowy banku, a szesnaście ostatnich nadaje bank prowadzący rachunek (§ 13 zarządzenia Prezesa NBP w sprawie sposobu numeracji banków i rachunków bankowych). W rachunku wirtualnym część cyfr wskazuje twoją firmę, a pozostałe możesz przydzielić klientom, na przykład według numeru kontrahenta w ERP.
Numer wirtualny pokazuje, kto zapłacił, ale nie za co
Przy zwykłym rachunku rozpoznajesz płacącego po nazwie nadawcy i tytule. Gdy za klienta płaci spółka z jego grupy, a w tytule jest skrót albo nic, wpłata czeka nieprzypisana, aż ktoś rozpozna płacącego. Klient może w tym czasie dostać przypomnienie o fakturze, którą już opłacił. Numer wirtualny wskazuje klienta niezależnie od nadawcy i tytułu. Jak rozliczać tysiące takich przelewów, piszemy w tekście o masowej windykacji.
Numer nie mówi jednak, którą fakturę klient spłaca. Gdy kwota nie pasuje do żadnej faktury albo pokrywa kilka, nadal trzeba ją rozliczyć według zasad opisanych w haśle zarachowanie wpłaty. Od 1 stycznia 2027 r. pomoże w tym numer KSeF. Czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi za fakturę z KSeF, poda w tytule jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Rachunek wirtualny powie ci, kto zapłacił, a numer KSeF, za którą fakturę. Więcej o tej zmianie w tekście KSeF a należności.
Wpłata na rachunek wirtualny liczy się jak wpłata na rachunek z białej listy
Biała lista, czyli wykaz podatników VAT, nie pokazuje rachunków wirtualnych. Ministerstwo Finansów wyjaśnia jednak, że wpłatę na rachunek wirtualny powiązany z rachunkiem rozliczeniowym z wykazu traktuje się jak wpłatę na rachunek z wykazu (objaśnienia z 20 grudnia 2019 r., pkt 2.2). Klient, który chce to sprawdzić, skorzysta z pliku płaskiego. Zawiera on maski rachunków wirtualnych, które pozwalają potwierdzić, że numer należy do twojego NIP.
Jeśli klient płacił dotąd na rachunek główny, uprzedź go o zmianie z wyprzedzeniem i podawaj nowy numer na każdej fakturze, w przypomnieniach i w wezwaniach. Wpłata na stary numer nadal do ciebie dotrze, ale trzeba ją będzie przypisać ręcznie.
Gdy księgowość zaksięguje wpłatę, program do windykacji Sunbay pobiera ją z ERP i dopasowuje do faktur, więc przypomnienia o opłaconej fakturze przestają wychodzić, a raport wiekowania pokazuje aktualne saldo klienta.
Najczęstsze pytania
Czy rachunek wirtualny jest na białej liście podatników VAT?
Nie. Wykaz podatników VAT nie pokazuje rachunków wirtualnych, ale według Ministerstwa Finansów wpłata na rachunek wirtualny powiązany z rachunkiem z wykazu liczy się jak wpłata na rachunek z wykazu. Przynależność numeru do NIP można sprawdzić w pliku płaskim, który zawiera maski rachunków wirtualnych.
Czym rachunek wirtualny różni się od zwykłego rachunku?
Rachunek wirtualny nie jest osobnym rachunkiem rozliczeniowym. To techniczny numer powiązany z rachunkiem głównym firmy, na który bank księguje wpłaty, rozpoznając, na który numer wpłynęły pieniądze.
Czy rachunek wirtualny wystarczy, żeby automatycznie rozliczać wpłaty?
Pokazuje, który klient zapłacił, ale nie to, którą fakturę spłaca. Gdy kwota nie pasuje do faktur, potrzebny jest numer faktury w tytule przelewu, od 2027 r. także numer KSeF, albo zaliczenie wpłaty według art. 451 Kodeksu cywilnego.
.svg)
.svg)