Definicję zdolności kredytowej zawiera Prawo bankowe. To „zdolność do spłaty zaciągniętego kredytu wraz z odsetkami w terminach określonych w umowie” (art. 70 ust. 1), którą bank musi ocenić przed udzieleniem kredytu. Firma, która daje klientowi kredyt kupiecki, nie ma takiego obowiązku, ale pyta o to samo, czyli czy faktura zostanie zapłacona w terminie. Podstawowe dane o firmach są w bezpłatnych rejestrach, więc ocena nie musi być droga.
Jak sprawdzić kontrahenta za darmo
KRS albo CEIDG. Rejestr pokazuje status firmy, reprezentację, adres i datę rejestracji. Sprawdź, od kiedy firma działa i czy osoba, która podpisuje zamówienie, może ją reprezentować.
Biała lista VAT. Wykaz podatników VAT pokazuje status firmy (czynny, zwolniony, niezarejestrowany) i zgłoszone przez nią rachunki bankowe. Inny status niż ten, którego się spodziewasz, wyjaśnij przed pierwszą dostawą.
Krajowy Rejestr Zadłużonych. KRZ pokazuje, czy wobec firmy toczy się postępowanie restrukturyzacyjne albo upadłościowe.
Sprawozdanie finansowe. Spółki wpisane do KRS składają roczne sprawozdania, które pobierzesz bezpłatnie ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości, bez zakładania konta. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu sprawozdanie za 2025 r. spółka zatwierdza najpóźniej 30 czerwca 2026 r. i składa w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeśli jesienią sprawozdania za poprzedni rok nadal nie ma, zapytaj o powód. Firm z CEIDG w tym repozytorium nie znajdziesz.
Co pokaże biuro informacji gospodarczej
Rejestry nie powiedzą, czy firma płaci innym. Zaległości zgłoszone przez wierzycieli pokaże raport z biura informacji gospodarczej, czyli z BIG InfoMonitor, KRD, ERIF albo KBIG. Raport o firmie biuro wydaje odpłatnie, według swojego cennika (art. 22 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych), i bez zgody sprawdzanej firmy. We wniosku do jednego biura możesz poprosić też o aktualne dane z innego, a opłata wyniesie wtedy najwyżej 30 zł od informacji z jednego biura (art. 22a). Nowy klient może też sam pobrać z biura informację o sobie i przekazać ci ją (art. 23 ust. 2). Jak dane trafiają do biur, opisaliśmy w tekście o wpisie do KRD.
Co czytać w sprawozdaniu finansowym kontrahenta
Płynność. Wskaźnik płynności bieżącej to aktywa obrotowe podzielone przez zobowiązania krótkoterminowe. W literaturze przyjmuje się zwykle przedział od 1,2 do 2,0, ale normy zależą od branży (więcej w haśle o płynności finansowej).
Kapitał obrotowy i zadłużenie. U firmy, która sprzedaje na fakturę, ujemny kapitał obrotowy netto oznacza zwykle, że bieżące zobowiązania spłaca z bieżących wpływów, więc opóźnienia jej klientów szybko odbiją się na dostawcach. Ujemny kapitał własny oznacza, że zobowiązania przewyższają cały majątek.
Wynik i trend. Porównaj co najmniej dwa lata. Spadek przychodów przy rosnących zobowiązaniach mówi więcej niż jeden wskaźnik z jednego roku.
Tempo płacenia dostawcom. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług podzielone przez koszt własny sprzedaży i pomnożone przez 365 dają przybliżoną liczbę dni, po których firma płaci dostawcom. Wynik 90 dni przy twoim terminie 30 dni zapowiada opóźnienia. Zobowiązania są brutto, a koszty netto, więc wynik wyjdzie zawyżony.
Prosta karta oceny kontrahenta
Karta to przykład, a progi dopasujesz do swojej branży i kwot.
| Kryterium | 2 pkt | 1 pkt | 0 pkt |
|---|---|---|---|
| Czas działania | ponad 3 lata | od 1 do 3 lat | poniżej roku |
| Wynik netto w dwóch ostatnich latach | zysk w obu | zysk w jednym | strata w obu |
| Płynność bieżąca | 1,2 i więcej | od 1,0 do 1,19 | poniżej 1,0 |
| Kapitał własny | dodatni i rośnie | dodatni, ale spada | ujemny |
| Biuro informacji gospodarczej | brak zaległości | jedna niewielka zaległość | zaległości wobec kilku wierzycieli |
| Płatności u ciebie | zawsze w terminie | nowy klient albo opóźnienia do 30 dni | opóźnienia ponad 30 dni |
Przy 10 do 12 punktach dajesz standardowy termin i limit z polityki. Przy 6 do 9 punktach skracasz termin, obniżasz limit i wracasz do oceny po pierwszych fakturach. Poniżej 6 punktów sprzedajesz na przedpłatę albo z zabezpieczeniem, a postępowanie widoczne w KRZ przesądza o przedpłacie bez względu na punkty. Klienta bez publicznych sprawozdań poproś o ostatni bilans i rachunek zysków i strat, a jeśli ich nie dostaniesz, oceniaj trzy pozostałe kryteria z progami o połowę niższymi.
Jak zamienić ocenę na warunki sprzedaży
Ocena przekłada się na cztery decyzje. To termin płatności, limit kupiecki, przedpłata i zabezpieczenie, na przykład gwarancja bankowa. Słaba ocena nie musi oznaczać odmowy, bo krótszy termin i przedpłata pozwalają sprzedawać przy mniejszym ryzyku.
Pierwszą ocenę robisz przed pierwszą sprzedażą z terminem. Powtarzasz ją przed zamówieniem wyraźnie większym niż zwykle, po pierwszych opóźnieniach i raz w roku, gdy pojawi się nowe sprawozdanie.
Najwięcej o stałym kliencie mówi jego historia płatności u ciebie. Sunbay pokazuje ją dla każdego klienta, bo dzięki integracji z ERP sam dopasowuje wpłaty do faktur, więc pierwsze opóźnienia widać od razu.
Najczęstsze pytania
Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta za darmo?
Sprawdź firmę w KRS albo CEIDG, na białej liście VAT i w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Jeśli to spółka z KRS, pobierz jej sprawozdanie finansowe z bezpłatnego repozytorium Ministerstwa Sprawiedliwości. Płatny jest dopiero raport z biura informacji gospodarczej, który pokazuje zaległości wobec innych wierzycieli.
Czy można sprawdzić firmę w biurze informacji gospodarczej bez jej zgody?
Tak. Upoważnienie jest potrzebne tylko przy sprawdzaniu konsumenta (art. 24 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych), a raport o firmie biuro wydaje odpłatnie, według swojego cennika.
Co zrobić, gdy ocena kontrahenta wypadła słabo?
Nie musisz rezygnować ze sprzedaży. Zaproponuj przedpłatę, krótszy termin, niższy limit kupiecki albo zabezpieczenie, na przykład gwarancję bankową, i wróć do oceny po kilku terminowych płatnościach.
.svg)