Potwierdzenie salda

Taki sposób inwentaryzacji przewiduje art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Należności inwentaryzuje się przez uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń stanu wykazanego w księgach oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic. Potwierdzenie salda przydaje się jednak także poza inwentaryzacją, bo pokazuje, czy klient widzi te same faktury i wpłaty co ty.

Kiedy wysłać potwierdzenie salda

Inwentaryzację robi się na ostatni dzień roku obrotowego. Ustawa pozwala ją jednak zacząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku i skończyć do 15. dnia następnego roku, a stan na dzień bilansowy ustalić, dopisując i odpisując zmiany od dnia potwierdzenia (art. 26 ust. 3 pkt 1). Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu możesz więc poprosić o potwierdzenie salda na przykład na 30 listopada.

Potwierdzeń nie wysyła się do każdego. Należności sporne i wątpliwe, należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, na przykład konsumentów, oraz należności publicznoprawne inwentaryzuje się przez porównanie ksiąg z dokumentami (art. 26 ust. 1 pkt 3). Tak samo postępujesz, gdy uzyskanie potwierdzenia nie było możliwe z uzasadnionych przyczyn.

Co powinno zawierać pismo

• dane twojej firmy i kontrahenta,
• dzień, na który podajesz saldo,
• kwotę salda i listę niezapłaconych faktur z numerami, datami i kwotami,
• prośbę o potwierdzenie albo wskazanie różnic, z terminem odpowiedzi,
• miejsce na podpis osoby uprawnionej do reprezentowania kontrahenta.

Kontrahent nie ma obowiązku odpowiedzieć, a brak odpowiedzi nie oznacza zgody. Dlatego pismo warto wysłać do osoby, która zajmuje się płatnościami, i dołączyć listę faktur, a nie samą kwotę.

Potwierdzenie sald krok po kroku

1. Uzgodnij wpłaty. Przypisz do faktur wszystkie przelewy z wyciągów, bo nieprzypisana wpłata wygląda w saldzie jak zaległość.
2. Wybierz kontrahentów. Pomiń należności sporne, publicznoprawne i od osób bez ksiąg rachunkowych, które inwentaryzujesz porównaniem z dokumentami.
3. Wyślij pisma z listą faktur do osób, które u kontrahentów zajmują się płatnościami.
4. Zbierz odpowiedzi i wyjaśnij różnice, a przy braku odpowiedzi porównaj księgi z dokumentami.
5. Udokumentuj wyniki i powiąż je z zapisami w księgach (art. 27 ust. 1).

Zobowiązań ustawa nie każe potwierdzać. Inwentaryzuje się je przez porównanie ksiąg z dokumentami (art. 26 ust. 1 pkt 3), choć kontrahenci i tak często przysyłają własne potwierdzenia sald do podpisu.

Skąd biorą się różnice

• Klient zapłacił, ale wpłata nie została przypisana do faktury.
• Faktura do niego nie dotarła albo czeka na akceptację.
• Klient złożył reklamację albo czeka na fakturę korygującą.
• Klient potrącił swoją wierzytelność z twojej.

Każdą różnicę trzeba wyjaśnić i rozliczyć w ramach inwentaryzacji (art. 26 ust. 1 pkt 2). Należność, którą klient kwestionuje, przenosisz do spornych i sprawdzasz, czy potrzebny jest odpis aktualizujący.

Potwierdzenie salda a przedawnienie

W wyroku z 26 czerwca 2025 r. (II CSKP 699/23) Sąd Najwyższy uznał potwierdzanie salda przez dłużnika za uznanie niewłaściwe długu, które przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego). Przedawnienie biegnie wtedy od nowa. Warto, żeby potwierdzenie podpisała osoba uprawniona do reprezentowania dłużnika, bo od tego zależy jego wartość jako dowodu. Więcej o skutkach piszemy w haśle uznanie długu.

Przed wysłaniem potwierdzeń sprawdź, czy wszystkie wpłaty są przypisane do faktur. Sunbay pobiera faktury i wpłaty z ERP, a monitoring należności pokazuje niezapłacone faktury każdego klienta. Gdy wpłata zostanie zaksięgowana do faktury, przypomnienia o niej się zatrzymują.

Najczęstsze pytania

Czy kontrahent musi odpowiedzieć na potwierdzenie salda?

Przepisy nie nakładają na niego takiego obowiązku, a brak odpowiedzi nie oznacza zgody na saldo. Gdy potwierdzenia nie da się uzyskać, należność inwentaryzuje się przez porównanie ksiąg z dokumentami.

Na jaki dzień wysyła się potwierdzenie salda?

Zwykle na ostatni dzień roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości pozwala też ustalić saldo na wcześniejszy dzień, nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku, i doliczyć zmiany do dnia bilansowego.

Czy potwierdzenie salda przerywa przedawnienie?

Tak, jeśli potwierdzi je dłużnik. W wyroku z 26 czerwca 2025 r. (II CSKP 699/23) Sąd Najwyższy uznał takie potwierdzenie za uznanie niewłaściwe długu, po którym przedawnienie biegnie od nowa.