Przeciwieństwem są należności bieżące, których termin płatności jeszcze nie minął. W rozmowie częściej mówi się o przeterminowanej fakturze albo fakturze po terminie. Od liczby dni po terminie zależy, co możesz zrobić, bo przepisy wiążą z nią konkretne uprawnienia wierzyciela.
Od kiedy faktura jest przeterminowana
Faktura jest przeterminowana od dnia następującego po terminie płatności. Przy terminie 15 października 2026 r. klient spóźnia się od 16 października. Jeśli termin wypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym (art. 115 KC). Termin w sobotę 14 listopada 2026 r. przesuwa się więc na poniedziałek 16 listopada, a faktura jest przeterminowana od 17 listopada.
Gdy umowa nie określa terminu, dłużnik ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC). Między firmami odsetki należą się wtedy bez wezwania po 30 dniach od dostawy albo wykonania usługi (art. 6 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom).
Co się dzieje po terminie z mocy prawa
| Kiedy | Skutek | Podstawa |
|---|---|---|
| Od dnia po terminie | Między firmami odsetki handlowe bez wezwania (13,75% rocznie w II półroczu 2026 r.) i rekompensata 40, 70 albo 100 euro | art. 7 ust. 1 i art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom |
| Po 30 dniach, gdy firma zalega łącznie co najmniej 500 zł | Wpis do biura informacji gospodarczej, jeśli minął miesiąc od wezwania z ostrzeżeniem o wpisie | art. 15 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych |
| Po 90 dniach | Ulga na złe długi, czyli korekta VAT należnego i zmniejszenie podstawy CIT | art. 89a ustawy o VAT, art. 18f ustawy o CIT |
| Gdy zapłata staje się mało prawdopodobna | Odpis aktualizujący w księgach | art. 35b ustawy o rachunkowości |
| Po 2 latach przy sprzedaży towaru, po 3 przy wielu innych roszczeniach, z końcem roku kalendarzowego | Przedawnienie roszczenia | art. 117, 118 i 554 KC |
Rekompensata wynosi 40 euro przy fakturze do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł. Odsetki i rekompensatę policzy kalkulator odsetek w transakcjach handlowych, który przygotuje też notę odsetkową w PDF.
Wezwanie z ostrzeżeniem o wpisie możesz wysłać, zanim minie 30 dni, bo oba okresy (30 dni opóźnienia i miesiąc od wezwania) biegną niezależnie. Ulga na złe długi działa w podatkach po 90 dniach, a odpis aktualizujący zależy od oceny, czy klient zapłaci, i nie ma ustawowej liczby dni.
Faktura za towar z terminem 15 października 2026 r. przedawni się 31 grudnia 2028 r., a roszczenie z trzyletnim terminem, na przykład czynsz najmu, 31 grudnia 2029 r. Samo wezwanie do zapłaty tego biegu nie przerywa, robi to uznanie długu przez klienta albo czynność przed sądem, np. pozew (art. 123 § 1 KC).
Jak mierzyć należności przeterminowane
Podstawowa miara to udział należności przeterminowanych w saldzie, czyli kwota faktur po terminie podzielona przez kwotę wszystkich niezapłaconych faktur. Przykład. Firma ma 4 000 000 zł należności, z czego 900 000 zł po terminie, więc udział wynosi 22,5%. Miesiąc wcześniej było to 700 000 zł z 3 800 000 zł, czyli 18,4%. Saldo urosło o 5,3%, a kwota po terminie o 28,6%, więc zaległości rosną szybciej niż saldo.
Udział nie powie, czy zaległości mają tydzień, czy rok. To pokazuje wiekowanie należności, czyli podział faktur według liczby dni po terminie. DSO pokaże z kolei, po ilu dniach średnio wpływa zapłata. Przed liczeniem dopasuj wpłaty z wyciągu do faktur, bo nieprzypisany przelew wygląda w raporcie jak zaległość.
Co zrobić z przeterminowaną fakturą
- Przypomnienie w pierwszych dniach po terminie. Mail albo SMS z fakturą w PDF i numerem konta, z pytaniem, czy faktura dotarła do osoby, która robi przelewy.
- Telefon i nota odsetkowa. Rozmowa wyjaśnia, czy chodzi o spór, brak pieniędzy, czy przeoczenie, a nota dolicza odsetki i rekompensatę.
- Wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie. Wyznacza ostateczny termin.
- Wpis do biura informacji gospodarczej. Nie wymaga wyroku, a warunki opisuje tekst o wpisie do KRD.
- Pozew o nakaz zapłaty. W transakcjach handlowych wystarczy umowa, dowód wykonania dostawy albo usługi i dowód doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ KPC).
Najwięcej daje jednak działanie przed terminem. Open Loyalty przypomina klientom o fakturze już trzy dni przed terminem płatności. Po wprowadzeniu stałego procesu przypomnień w Sunbay liczba przeterminowanych faktur spadła tam z nawet 12 do 1 lub 2 miesięcznie, co opisuje historia Open Loyalty.
System windykacyjny Sunbay wysyła przypomnienia, noty odsetkowe i wezwania według ustalonej sekwencji (e-mail, SMS, połączenie głosowe AI) i wstrzymuje je, gdy wpłata pojawi się w systemie księgowym. Trudne sprawy przekazuje jednym kliknięciem, z kompletem dokumentów, do biura informacji gospodarczej, kancelarii albo własnego działu.
Najczęstsze pytania
Od kiedy faktura jest przeterminowana?
Od dnia następującego po terminie płatności zapisanym na fakturze albo w umowie. Jeśli termin wypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, a faktura jest przeterminowana od dnia po nim.
Kiedy można wpisać przeterminowaną fakturę do BIG?
Gdy firma zalega ci łącznie co najmniej 500 zł, a zaległość jest wymagalna od co najmniej 30 dni. Musi też minąć miesiąc od wysłania wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie (listem poleconym, do rąk własnych albo e-mailem, jeśli przewiduje to umowa). Przy konsumencie próg wynosi 200 zł, a wyrok sądu nie jest potrzebny.
Po ilu dniach przysługuje ulga na złe długi?
Po 90 dniach od terminu płatności, jeśli faktura nie została zapłacona ani sprzedana i spełniasz pozostałe warunki. Przy terminie 15 października 2026 r. 90. dzień przypada 13 stycznia 2027 r., więc VAT należny możesz skorygować w rozliczeniu za styczeń 2027 r., a podstawę CIT zmniejszysz w zeznaniu za 2027 r. albo wcześniej w zaliczce.
.svg)