Podstawą jest art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego. Bieg przedawnienia przerywa uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której ono przysługuje, a po każdym przerwaniu przedawnienie biegnie na nowo (art. 124 § 1). Dla wierzyciela to prosty sposób, żeby stara faktura nie przedawniła się w trakcie rozmów z klientem. Samo wezwanie do zapłaty przedawnienia nie przerywa.
Uznanie właściwe i niewłaściwe
| Rodzaj | Na czym polega | Przykłady |
|---|---|---|
| Uznanie właściwe | wyraźne oświadczenie albo umowa, w której dłużnik potwierdza dług w określonej wysokości | pisemne uznanie długu, porozumienie o spłacie z harmonogramem |
| Uznanie niewłaściwe | zachowanie dłużnika, z którego wynika, że wie o długu | prośba o rozłożenie długu na raty, prośba o umorzenie, potwierdzenie salda |
Sąd Najwyższy zakwalifikował jako uznanie niewłaściwe na przykład prośbę dłużników o umorzenie długu (wyrok z 12 stycznia 2012 r., II CSK 203/11) i potwierdzanie sald przez dłużnika (wyrok z 26 czerwca 2025 r., II CSKP 699/23). Przepisy nie wymagają szczególnej formy uznania, ale w sporze to wierzyciel musi wykazać, że do niego doszło, więc najlepszym dowodem jest pismo z podpisem dłużnika.
Co powinno zawierać pisemne uznanie długu
- dane wierzyciela i dłużnika,
- kwotę długu i jego podstawę, czyli numery faktur albo umowę,
- wyraźne zdanie, że dłużnik uznaje dług w tej kwocie,
- datę,
- podpis osoby uprawnionej do reprezentowania dłużnika, zgodnie z KRS albo pełnomocnictwem.
Jeśli klient prosi o raty, dopisz harmonogram spłat i skutki opóźnienia w racie, na przykład wymagalność całego pozostałego długu.
| Część pisma | Przykład |
|---|---|
| Tytuł | Oświadczenie o uznaniu długu |
| Oświadczenie | Uznajemy dług wobec wierzyciela w kwocie 36 900,00 zł z faktur FV 101/07/2026 i FV 133/08/2026. |
| Spłata | Zapłacimy dług w trzech ratach po 12 300,00 zł do 30 listopada 2026 r., 31 grudnia 2026 r. i 31 stycznia 2027 r. |
| Opóźnienie w racie | Jeśli spóźnimy się z ratą o więcej niż 7 dni, cały pozostały dług stanie się wymagalny. |
| Podpis | data oraz podpisy osób uprawnionych do reprezentowania dłużnika według KRS |
Uznanie długu a ugoda
Ugoda wymaga wzajemnych ustępstw stron (art. 917 Kodeksu cywilnego), na przykład wierzyciel rezygnuje z części odsetek, a dłużnik uznaje dług i spłaca go w ratach. Samo uznanie długu takich ustępstw nie wymaga. Ugoda zawarta poza sądem, w której dłużnik potwierdza dług, też przerywa przedawnienie jako uznanie roszczenia.
Pisemne uznanie w sądzie
Wezwanie do zapłaty razem z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu pozwala dochodzić zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Sąd wydaje wtedy nakaz zapłaty bez rozprawy, a opłata od pozwu wynosi czwartą część zwykłej (art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).
Gdy dług jest już przedawniony
Po upływie przedawnienia nie ma czego przerwać. Dłużnik może wtedy odmówić zapłaty, chyba że zrzeknie się zarzutu przedawnienia (art. 117 § 2 Kodeksu cywilnego), a zrzeczenie się go przed upływem terminu jest nieważne. Przedawnionego roszczenia nie można dochodzić od konsumenta (art. 117 § 2¹).
Dlatego przy starszych fakturach warto pilnować dat. Roszczenie o zapłatę za sprzedany towar przedawnia się po 2 latach (art. 554), a wiele innych roszczeń z działalności po 3 latach (art. 118), w obu przypadkach z końcem roku kalendarzowego. Zasady liczenia opisuje hasło wierzytelność.
Uznanie długu a obietnica zapłaty
Klient, który w rozmowie albo w e-mailu obiecuje zapłacić konkretną fakturę, pokazuje, że o niej wie. Taką obietnicę zapisz z datą i treścią, a jeśli sprawa się przeciąga, poproś o pisemne uznanie długu z harmonogramem spłat.
W programie do windykacji Sunbay obietnica zapłaty jest zapisana przy fakturze i widoczna dla całego zespołu, a jej status może wracać do ERP. Gdy sprawa trafia do kancelarii, przekazujesz ją razem z pełną historią kontaktu.
Najczęstsze pytania
Czy uznanie długu przerywa przedawnienie?
Tak. Uznanie roszczenia przez dłużnika przerywa bieg przedawnienia, które po przerwaniu biegnie od nowa (art. 123 § 1 pkt 2 i art. 124 § 1 Kodeksu cywilnego).
Czym różni się uznanie właściwe od niewłaściwego?
Uznanie właściwe to wyraźne oświadczenie albo umowa, w której dłużnik potwierdza dług. Uznanie niewłaściwe to zachowanie, z którego wynika, że dłużnik o długu wie, na przykład prośba o raty, prośba o umorzenie albo potwierdzenie salda.
Czy prośba o rozłożenie długu na raty to uznanie długu?
Zwykle tak, bo prosząc o raty, dłużnik przyznaje, że dług istnieje. Bezpieczniej jednak poprosić o pisemne uznanie długu z kwotą i numerami faktur, które posłuży też jako podstawa nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.
.svg)
.svg)