Obietnica zapłaty

Klient odpisuje na monit „zapłacimy w piątek” albo mówi przez telefon, że przelew wyjdzie 20 listopada. To obietnica zapłaty. Dla działu finansów to cenna informacja, bo mówi, kiedy spodziewać się pieniędzy, i pozwala wstrzymać kolejne przypomnienia. Działa jednak tylko wtedy, gdy ktoś ją zapisze i sprawdzi, czy klient jej dotrzymał.

Obietnica nie zmienia terminu płatności

Obietnica to jednostronna deklaracja klienta. Termin z faktury zostaje, faktura nadal jest po terminie, a odsetki za opóźnienie należą się za cały czas opóźnienia (art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego). Termin zmienia dopiero porozumienie obu stron, na przykład ugoda z dłużnikiem z harmonogramem spłat. Jeśli nie chcesz odraczać płatności, nie pisz klientowi, że przyjmujesz nowy termin. Napisz, że odnotowałeś jego deklarację.

Jak zapisać obietnicę zapłaty

• kto obiecał, czyli imię, nazwisko i stanowisko, oraz jakim kanałem,
• których faktur dotyczy obietnica, z numerami,
• jaką kwotę klient zapłaci i w jakim dniu, a przy ratach każdą ratę osobno,
• treść wiadomości albo notatkę z rozmowy z datą,
• kto w twoim zespole sprawdzi wpłatę i kiedy.

Obietnica zapisana w skrzynce jednej osoby albo w komentarzu w arkuszu łatwo ginie. Zapis przy fakturze widzi cały zespół, więc nikt nie wyśle monitu dzień po tym, jak klient zapowiedział przelew.

Co zrobić, gdy klient nie dotrzyma obietnicy

Sprawdź wpłatę dzień po obiecanej dacie. Jeśli pieniędzy nie ma, wracasz do ścieżki windykacji w miejscu, w którym ją wstrzymałeś, a nie od pierwszego przypomnienia.

1. Sprawdź nieprzypisane wpłaty. Klient mógł zapłacić z innego rachunku albo przelać tylko część kwoty.
2. Zapytaj o przyczynę. Krótka rozmowa pokaże, czy to chwilowy problem z płynnością, czy spór o fakturę.
3. Nie przyjmuj kolejnej daty bez warunku. Przy drugiej niedotrzymanej obietnicy poproś o zapłatę części kwoty od razu albo o pisemne uznanie długu z harmonogramem spłat.
4. Przejdź do kolejnego kroku ścieżki. Może nim być nota odsetkowa albo wezwanie do zapłaty.
5. Przejrzyj warunki dla klienta. Przy kolejnych zamówieniach możesz obniżyć limit kupiecki, skrócić termin albo poprosić o przedpłatę.

Obietnica zapłaty może przerwać przedawnienie

Bieg przedawnienia przerywa uznanie roszczenia przez dłużnika, a po przerwaniu przedawnienie biegnie od nowa (art. 123 § 1 pkt 2 i art. 124 § 1 KC). Według Sądu Najwyższego uznaniem są także zachowania dłużnika, które pokazują, że wie o długu, i mogą uzasadniać przekonanie wierzyciela, że dług spłaci. W tej samej sprawie Sąd Najwyższy przyjął, że prośba dłużnika o rozłożenie należności na raty i zwolnienie z odsetek może być uznaniem roszczenia, nawet gdy do porozumienia nie doszło (wyrok z 19 września 2002 r., II CKN 1312/00). Więcej o skutkach piszemy w haśle przerwanie biegu przedawnienia.

Obietnica zapłaty konkretnej faktury może więc przerwać przedawnienie, ale ostatecznie oceni to sąd, a uznanie musi udowodnić wierzyciel (art. 6 KC). Zachowaj wiadomość klienta albo notatkę z rozmowy. Przy starszych fakturach poproś o pisemne uznanie długu. Razem z wezwaniem do zapłaty pozwala ono uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

Program do windykacji Sunbay rozpoznaje obietnice zapłaty w odpowiedziach klientów na przypomnienia, a ustalenia zostają przy fakturze, gdzie widzi je cały zespół. Gdy sprawa wymaga decyzji, system tworzy zadanie dla właściwej osoby. Jak to działa, pokazujemy we wpisie o obietnicach zapłaty w odpowiedziach klientów.

Najczęstsze pytania

Czy obietnica zapłaty przesuwa termin płatności?

Nie. Obietnica to jednostronna deklaracja klienta, a termin z faktury zmienia dopiero porozumienie obu stron, na przykład ugoda z harmonogramem spłat. Do dnia zapłaty należą się odsetki za opóźnienie.

Czy obietnica zapłaty przerywa przedawnienie?

Może, jeśli pokazuje, że klient wie o długu i zamierza go spłacić. Taka obietnica bywa uznaniem roszczenia, które przerywa przedawnienie (art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego). Ocenia to sąd, a uznanie musi udowodnić wierzyciel, więc zachowaj wiadomość klienta albo notatkę z rozmowy.

Co zrobić, gdy klient nie dotrzymał obietnicy zapłaty?

Sprawdź, czy wpłata nie wpłynęła z innego rachunku, zapytaj o przyczynę i wróć do ścieżki windykacji w miejscu, w którym ją wstrzymałeś. Przy kolejnej niedotrzymanej obietnicy poproś o pisemne uznanie długu z harmonogramem spłat albo wyślij wezwanie do zapłaty.

Jak zapisać obietnicę zapłaty?

Zapisz, kto obiecał i jakim kanałem, których faktur dotyczy obietnica oraz jaką kwotę i do kiedy klient zapłaci. Zachowaj treść wiadomości albo notatkę z rozmowy z datą i ustal, kto sprawdzi wpłatę dzień po obiecanym terminie.