Termin płatności jest częścią umowy, więc to strony decydują, jak długo klient może czekać z zapłatą. Między firmami ich swobodę ogranicza ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, a jej limity opisaliśmy w tekście o zatorach płatniczych. Od terminu zależy, kiedy faktura staje się przeterminowana, od kiedy liczysz odsetki i kiedy możesz sięgnąć po kolejne kroki windykacji.
Od kiedy liczyć termin płatności
Termin można zapisać jako konkretną datę albo liczbę dni od zdarzenia, najczęściej od wystawienia albo doręczenia faktury. Między firmami ustawowe limity liczy się od doręczenia faktury (art. 7 ust. 2), a strony nie mogą same ustalić daty doręczenia (art. 8a). Zapisz w umowie wprost, od czego biegnie termin, bo samo „30 dni” prowadzi do sporów o to, kiedy klient spóźnił się z zapłatą.
Termin płatności a KSeF
Faktura wystawiona w KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w systemie (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Gdy umowa liczy termin od otrzymania faktury, punktem startu jest więc ten dzień. Klient, któremu udostępniasz fakturę poza systemem, na przykład konsument, otrzymuje ją w dniu faktycznego odbioru (art. 106na ust. 4).
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi, musi podać w tytule przelewu jej numer KSeF (art. 108g ustawy o VAT). Ułatwi to dopasowanie wpłat do faktur.
Gdy termin wypada w weekend albo święto
Jeśli koniec terminu przypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym (art. 115 Kodeksu cywilnego).
| Faktura | Ostatni dzień terminu | Opóźnienie od |
|---|---|---|
| otrzymana w KSeF 30 października 2026 r., termin 14 dni od otrzymania | 13 listopada 2026 r. (piątek) | 14 listopada 2026 r. |
| termin zapłaty 11 listopada 2026 r., czyli w święto | 12 listopada 2026 r. (czwartek) | 13 listopada 2026 r. |
| doręczona 2 listopada 2026 r., termin 60 dni od doręczenia | 4 stycznia 2027 r. (poniedziałek, bo 1 stycznia to święto, a 2 i 3 stycznia to weekend) | 5 stycznia 2027 r. |
Termin dłuższy niż 30 dni
Jeśli w transakcji handlowej strony ustaliły termin dłuższy niż 30 dni, wierzyciel, który nie jest dużym przedsiębiorcą, może żądać odsetek ustawowych za czas po upływie 30 dni od dostawy towaru albo wykonania usługi i doręczenia faktury, najdłużej do terminu zapłaty (art. 5). Przepis nie dotyczy sytuacji, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy. Długi termin może więc kosztować kupującego także wtedy, gdy płaci w terminie.
Gdy w umowie nie ma terminu płatności
Wtedy dłużnik ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 Kodeksu cywilnego). Między firmami ustawa daje prostsze rozwiązanie. Jeśli strony nie ustaliły terminu, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych należą się bez wezwania po 30 dniach od dostawy towaru albo wykonania usługi (art. 6 ust. 1).
Co się zmienia dzień po terminie
| Kiedy | Co możesz zrobić |
|---|---|
| od dnia po terminie | naliczyć odsetki, a w transakcjach handlowych także rekompensatę 40, 70 albo 100 euro |
| po 30 dniach | wpisać dłużnika do biura informacji gospodarczej, jeśli dług wynosi co najmniej 500 zł (200 zł u konsumenta) i minął miesiąc od wezwania z ostrzeżeniem |
| po 90 dniach | skorzystać z ulgi na złe długi w VAT i podatku dochodowym |
| od dnia wymagalności | liczyć przedawnienie, 2 lata przy sprzedaży towarów (art. 554 Kodeksu cywilnego) i 3 lata przy wielu innych roszczeniach z działalności (art. 118), z końcem roku kalendarzowego |
Jak ustalić termin płatności z klientem
- Nowemu klientowi daj krótszy termin i niższy limit kupiecki, a wydłużaj je, gdy zbuduje historię terminowych płatności.
- Rozważ skonto, czyli rabat za zapłatę przed terminem.
- Pilnuj, żeby umowa, zamówienie i faktura podawały ten sam termin.
- Zapisz w umowie, czy liczy się dzień obciążenia rachunku klienta, czy dzień wpływu pieniędzy na twój rachunek.
Sunbay pobiera termin płatności każdej faktury z ERP i według niego wysyła przypomnienia o płatności e-mailem i SMS-em, przed terminem i po nim. Gdy wpłata pojawi się w systemie księgowym, kolejne przypomnienia się zatrzymują.
Najczęstsze pytania
Od kiedy liczy się termin płatności faktury?
Od zdarzenia wskazanego w umowie, najczęściej od wystawienia albo otrzymania faktury. Faktura z KSeF jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF, a ustawowe limity terminów między firmami liczy się od doręczenia faktury.
Co jeśli termin płatności wypada w sobotę?
Termin upływa wtedy w najbliższy dzień, który nie jest sobotą ani dniem ustawowo wolnym od pracy (art. 115 Kodeksu cywilnego). Opóźnienie zaczyna się dzień później.
Jaki jest maksymalny termin płatności między firmami?
Co do zasady 60 dni od doręczenia faktury, a dłuższy tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go ustalą i nie jest rażąco nieuczciwy wobec sprzedawcy. Gdy duża firma płaci mikro, małej albo średniej firmie, 60 dni to granica bez wyjątków. Gdy płaci podmiot publiczny, termin nie może przekraczać 30 dni, a gdy publiczny podmiot leczniczy, 60 dni.
.svg)
.svg)