Odpis wynika z zasady ostrożności, której trzeba przestrzegać przy wycenie należności co najmniej na dzień bilansowy (art. 28 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Faktura, której klient raczej nie zapłaci, nie może więc zawyżać aktywów. Odpis nie umarza jednak wierzytelności. Klient nadal jest winien całą kwotę, a gdy zapłaci, odpis rozwiązujesz.
Kiedy tworzy się odpis aktualizujący należności
Na dzień bilansowy sprawdź, czy należność pasuje do jednej z pięciu sytuacji z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.
- Dłużnik w likwidacji, upadłości albo restrukturyzacji, także po wniosku o zatwierdzenie układu. Odpis obejmuje kwotę niepokrytą gwarancją ani innym zabezpieczeniem.
- Oddalony wniosek o upadłość, bo majątek dłużnika nie wystarcza na koszty postępowania. Odpis na całą należność.
- Należność kwestionowana przez dłużnika albo zaległa, gdy według oceny jego sytuacji spłata umówionej kwoty nie jest prawdopodobna. Odpis obejmuje część niepokrytą zabezpieczeniem.
- Kwoty podwyższające należność objętą już odpisem, np. naliczone od niej odsetki, w ich wysokości.
- Należności o znacznym prawdopodobieństwie nieściągalności, przeterminowane albo nie, gdy uzasadnia to rodzaj działalności lub struktura odbiorców. Odpis może być wtedy ogólny, w wiarygodnie oszacowanej kwocie.
Przykład odpisu według wiekowania należności
Ustawa nie podaje procentów, więc firma ustala je w polityce rachunkowości, np. według przedziałów z raportu wiekowania należności i własnej historii spłat. Tabela pokazuje przykładową politykę na 31 grudnia 2026 r.
| Grupa należności | Saldo | Przykładowy odpis | Kwota odpisu |
|---|---|---|---|
| Bieżące i do 90 dni po terminie | 2 509 000 zł | 0% | 0 zł |
| 91 do 180 dni po terminie | 96 000 zł | 25% | 24 000 zł |
| 181 do 365 dni po terminie | 54 000 zł | 50% | 27 000 zł |
| Ponad 365 dni po terminie | 18 000 zł | 100% | 18 000 zł |
| Klient w upadłości, bez zabezpieczenia | 123 000 zł | 100% | 123 000 zł |
| Razem | 2 800 000 zł | 192 000 zł |
Należność od klienta w upadłości oceniasz osobno (art. 35b ust. 1 pkt 1) i wyłączasz z grup wiekowych, żeby nie odpisać jej dwa razy. W bilansie należności z tytułu dostaw i usług wykażesz w kwocie 2 608 000 zł, czyli po odjęciu odpisów. Do pilnowania płatności bierz jednak saldo przed odpisami.
Jak zaksięgować odpis aktualizujący należności
Odpis zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych albo kosztów finansowych, zależnie od rodzaju należności (art. 35b ust. 2). Odpis na należność za towary i usługi trafia zwykle do pierwszych, a odpis na naliczone odsetki do drugich. W wielu planach kont zapis to Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” i Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”, ale numeracja zależy od planu kont firmy.
Rozwiązanie odpisu po zapłacie księgujesz Wn 290 i Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne” (art. 35c). Należność przedawnioną albo nieściągalną spisujesz Wn 290 i Ma 200 „Rozrachunki z odbiorcami” (art. 35b ust. 3).
Czy odpis aktualizujący jest kosztem podatkowym
Kosztem uzyskania przychodów jest odpis od części należności, która wcześniej trafiła do przychodów, czyli bez VAT, i tylko gdy nieściągalność uprawdopodobniono (art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o CIT). Według art. 16 ust. 2a pkt 1 nieściągalność jest uprawdopodobniona m.in., gdy dłużnik zmarł, został wykreślony z CEIDG, jest w likwidacji, upadłości albo restrukturyzacji. Wystarczy też prawomocne orzeczenie sądu skierowane do egzekucji albo spór, w którym dłużnik kwestionuje wierzytelność przed sądem.
Samego upływu czasu, np. 90 czy 180 dni po terminie, w tym katalogu nie ma. W przykładzie wyżej z 192 000 zł odpisów kosztem podatkowym może być najwyżej 100 000 zł, czyli kwota netto należności od klienta w upadłości (123 000 zł minus 23 000 zł VAT). Odpisy według wiekowania, razem 69 000 zł, obniżają tylko wynik w księgach, dopóki nie spełnisz warunków z ustawy.
Odpis aktualizujący a ulga na złe długi
Ulga na złe długi to osobna instytucja podatkowa, a nie rodzaj odpisu. Po 90 dniach od terminu płatności wierzyciel może zmniejszyć podstawę CIT o niezapłaconą fakturę (art. 18f ustawy o CIT) i skorygować VAT należny (art. 89a ustawy o VAT). Progi czasowe opisuje hasło należności przeterminowane.
Ulga w CIT nie przysługuje, gdy dłużnik na ostatni dzień miesiąca przed złożeniem zeznania jest w restrukturyzacji, upadłości albo likwidacji (art. 18f ust. 10 pkt 1), więc wtedy drogą do kosztu zostaje odpis. Z kolei wierzytelności rozliczonej ulgą nie zaliczysz do kosztów na podstawie innych przepisów, także jako odpisu (art. 18f ust. 12). Ulga w VAT takiego warunku nie ma.
Przedziały do polityki odpisów najłatwiej wziąć z systemu, który na bieżąco przypisuje wpłaty do faktur. W Sunbay wiekowanie każdego klienta jest aktualne także na dzień bilansowy, bo system łączy się z ERP. Zobacz, jak działa analityka należności.
Najczęstsze pytania
Kiedy tworzy się odpis aktualizujący należności?
Gdy zapłata jest mało prawdopodobna, np. dłużnik jest w upadłości, likwidacji albo restrukturyzacji, kwestionuje należność albo zalega z nią, a jego sytuacja nie daje szans na spłatę (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ocenę robisz co najmniej na dzień bilansowy.
Czy odpis aktualizujący należności jest kosztem podatkowym?
W CIT kosztem jest tylko odpis od kwoty netto, która wcześniej trafiła do przychodów, i tylko po uprawdopodobnieniu nieściągalności, np. upadłością klienta albo prawomocnym orzeczeniem skierowanym do egzekucji (art. 16 ust. 1 pkt 26a i ust. 2a ustawy o CIT). Odpis zrobiony dlatego, że faktura długo czeka na zapłatę, obniża wynik w księgach, ale nie podatek.
Co zrobić z odpisem, gdy klient zapłaci?
Rozwiązujesz go w części przypadającej na zapłaconą należność i zaliczasz rozwiązaną kwotę do pozostałych przychodów operacyjnych albo przychodów finansowych (art. 35c ustawy o rachunkowości). Jeśli klient zapłaci fakturę na 40 000 zł, od której zrobiono odpis 25%, do przychodów trafia 10 000 zł.
.svg)