Ścieżka windykacji

Ścieżka mówi, co dokładnie dzieje się z fakturą, której klient nie zapłacił, i kiedy. Każdy krok ma dzień liczony od terminu płatności, kanał, treść, wykonawcę (system albo osobę z zespołu) i warunek przejścia dalej. Ścieżek może być kilka, osobno dla różnych grup klientów, a razem są częścią procedury windykacyjnej. Procedura opisuje też role, uprawnienia do wyjątków i raportowanie, a ścieżka sam harmonogram kontaktu z klientem.

Z jakich kroków składa się ścieżka windykacji

1. Przypomnienie przed terminem. Kilka dni przed terminem klient dostaje fakturę i numer konta jeszcze raz. Ten krok wyłapuje faktury, które nie dotarły do osoby robiącej przelewy. Przykłady wiadomości znajdziesz w tekście o przypomnieniu o płatności.
2. Monity po terminie. Pierwszy monit wychodzi dzień albo kilka dni po terminie, kolejne są coraz bardziej stanowcze i proszą o konkretną datę wpłaty.
3. Nota odsetkowa. Między firmami odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych (13,75% rocznie w II półroczu 2026 r.) i rekompensata 40, 70 albo 100 euro należą się bez wezwania (art. 7 ust. 1 i art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Nota pokazuje klientowi, ile już kosztuje go opóźnienie.
4. Wezwanie do zapłaty. Wyznacza ostateczny termin i zapowiada dalsze kroki. Jeśli chcesz wpisać dłużnika do biura informacji gospodarczej, wezwanie musi ostrzegać o wpisie i podawać nazwę oraz adres siedziby biura (art. 15 ust. 1 pkt 3 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).
5. Wpis do biura informacji gospodarczej. Wobec firmy jest możliwy, gdy jej zaległości wynoszą łącznie co najmniej 500 zł, są wymagalne od co najmniej 30 dni, a od wysłania wezwania minął co najmniej miesiąc (art. 15 ust. 1).
6. Przekazanie sprawy dalej. Do kancelarii, do sądu, na przykład w elektronicznym postępowaniu upominawczym, albo do firmy windykacyjnej. Ten krok wymaga decyzji człowieka, a nie tylko upływu dni.

Różne ścieżki dla różnych grup klientów

Jedna ścieżka dla wszystkich klientów rzadko się sprawdza. Stały klient, który spóźnia się raz w roku, i nowy klient bez historii płatności potrzebują innego tonu i innego tempa. Na początek wystarczą trzy albo cztery grupy, na przykład według historii płatności, obrotów i tego, czy klient jest firmą, czy konsumentem.

Przykład. Dwie ścieżki dla faktur między firmami z terminem 30 dni. Dni i kolejność kroków to założenia do przykładu.

Wobec konsumentów potrzebujesz osobnej ścieżki. Od konsumenta należą ci się zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie, a nie odsetki w transakcjach handlowych, i nie doliczasz rekompensaty. Wpis konsumenta do biura jest możliwy, gdy zaległości wynoszą co najmniej 200 zł i są wymagalne od co najmniej 30 dni, a od wezwania wysłanego listem poleconym, doręczonego do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych minął miesiąc (art. 14 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).

Kiedy ścieżka się zatrzymuje

• Wpłata. Gdy wpłata zostanie zaksięgowana i przypisana do faktury, klient wypada ze ścieżki. Przelew, którego nikt nie przypisał, sprawia, że klient, który zapłacił, dostaje kolejny monit.
• Obietnica zapłaty. Ścieżka czeka do obiecanej daty, a gdy wpłata nie przyjdzie, wraca do kolejnego kroku, a nie do pierwszego przypomnienia. Jak zapisywać takie ustalenia, opisuje hasło o obietnicy zapłaty.
• Reklamacja albo spór. Przypomnienia wstrzymujesz dla kwoty spornej, a resztę faktury prowadzisz dalej.
• Ugoda albo raty. Faktura przechodzi na harmonogram spłat, a ścieżka pilnuje terminów rat.

Jak sprawdzić, czy ścieżka działa

Raz w miesiącu sprawdź, po którym kroku klienci płacą najczęściej. Kroki, po których prawie nikt nie płaci, zmień albo usuń. Skutki całej ścieżki pokaże wskaźnik skuteczności windykacji.

W Sunbay ścieżkę ustawiasz raz, a powtarzalne kroki wykonuje system, co odciąża zespół finansów. Sunbay łączy się z ERP i CRM, dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur i wysyła przypomnienia e-mail i SMS, noty odsetkowe i wezwania do zapłaty według ustalonej ścieżki. Rozpoznaje obietnice zapłaty w odpowiedziach klientów, a gdy sprawa wymaga decyzji, tworzy zadanie dla zespołu. Zobacz, jak działa program do windykacji.

Najczęstsze pytania

Czym różni się ścieżka windykacji od procedury windykacyjnej?

Ścieżka to harmonogram kontaktu z klientem, który nie zapłacił, czyli kroki, ich kolejność, dni i kanały. Procedura windykacyjna to szerszy dokument, który oprócz ścieżek opisuje role w zespole, uprawnienia do wyjątków i zasady raportowania.

Ile kroków powinna mieć ścieżka windykacji?

Przepisy tego nie określają. Ścieżka zwykle obejmuje przypomnienie przed terminem, monity, notę odsetkową, wezwanie do zapłaty i decyzję o dalszych krokach, a liczbę monitów i odstępy między nimi dobierasz do grupy klientów. Z przepisów wynikają tylko niektóre odstępy, na przykład miesiąc między wezwaniem z ostrzeżeniem a wpisem do biura informacji gospodarczej.

Czy wszyscy klienci powinni mieć tę samą ścieżkę?

Nie. Stały klient, nowy klient bez historii płatności i konsument potrzebują innego tonu i tempa, a wobec konsumentów obowiązują też inne przepisy o odsetkach i wpisie do biura. Na początek wystarczą trzy albo cztery ścieżki.

Co zrobić, gdy klient w trakcie ścieżki obieca zapłatę?

Zapisz obiecaną kwotę i datę, a ścieżkę wstrzymaj do tego dnia. Jeśli wpłata nie przyjdzie, wróć do kolejnego kroku, a nie do pierwszego przypomnienia.