Zasady przedawnienia opisują art. 117 do 125 Kodeksu cywilnego. Po upływie terminu dłużnik może uchylić się od zapłaty (art. 117 § 2). Klient może więc zapłacić przedawnioną fakturę dobrowolnie, ale gdy sprawa trafi do sądu, a klient będący firmą podniesie zarzut przedawnienia, sąd oddali powództwo. Przedawnionej należności nie można dochodzić od konsumenta, a sąd bierze to pod uwagę sam (art. 117 § 2¹).
Po ilu latach przedawnia się faktura
| Należność | Termin | Przepis |
|---|---|---|
| cena towaru sprzedanego w ramach działalności sprzedawcy | 2 lata | art. 554 KC |
| wynagrodzenie za usługi świadczone zawodowo, na przykład z umowy zlecenia | 2 lata | art. 751 pkt 1 KC |
| wynagrodzenie z umowy o dzieło | 2 lata od oddania dzieła | art. 646 KC |
| przewóz rzeczy i spedycja | 1 rok | art. 792 i 803 KC |
| inne roszczenia związane z działalnością gospodarczą, na przykład czynsz najmu albo kara umowna | 3 lata | art. 118 KC |
| odsetki za opóźnienie | 3 lata, ale najpóźniej razem z należnością główną | art. 118 KC, uchwała SN z 26 stycznia 2005 r., III CZP 43/04 |
| należność stwierdzona prawomocnym wyrokiem albo nakazem zapłaty | 6 lat | art. 125 § 1 KC |
W transporcie krajowym roczny termin przewiduje też Prawo przewozowe, a w międzynarodowym konwencja CMR. Termin liczysz od dnia, w którym należność stała się wymagalna, czyli od upływu terminu płatności faktury (art. 120 § 1). Przy terminach co najmniej dwuletnich koniec przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118), a umowa nie może terminu skrócić ani wydłużyć (art. 119).
Przykład. Faktura za towar z terminem płatności 14 marca 2026 r. i faktura z terminem 18 grudnia 2026 r. przedawnią się tego samego dnia, 31 grudnia 2028 r. Czynsz najmu wymagalny 10 marca 2026 r. przedawni się 31 grudnia 2029 r. Przy terminie rocznym, na przykład w przewozie, przesunięcia na koniec roku nie ma.
Co przedawni się 31 grudnia 2026 r.
Większość należności firm przedawnia się z końcem roku, dlatego grudzień to dobry moment na przegląd starych faktur. Jeśli do końca 31 grudnia nie przerwiesz biegu przedawnienia, od 1 stycznia klient może odmówić zapłaty.
| Należność | Wymagalna | Przedawnienie |
|---|---|---|
| faktura za towar | w 2024 r. | 31 grudnia 2026 r. |
| faktura za usługi świadczone zawodowo | w 2024 r. | 31 grudnia 2026 r. |
| czynsz najmu, kara umowna i inne roszczenia z działalności z 3-letnim terminem | w 2023 r. | 31 grudnia 2026 r. |
Pozew możesz wnieść jeszcze 31 grudnia. Pismo nadane w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu (art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego).
Co przerywa, a co tylko zawiesza przedawnienie
| Zdarzenie | Skutek | Przepis |
|---|---|---|
| pozew, także w EPU, albo wniosek o wszczęcie egzekucji | przerywa, a nowy termin biegnie dopiero po zakończeniu postępowania | art. 123 § 1 pkt 1 i art. 124 § 2 KC |
| uznanie długu przez dłużnika, także potwierdzenie salda | przerywa, a nowy termin biegnie od razu | art. 123 § 1 pkt 2 i art. 124 § 1 KC |
| mediacja albo zawezwanie do próby ugodowej | od 30 czerwca 2022 r. tylko zawiesza bieg na czas postępowania | art. 121 pkt 5 i 6 KC |
| wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa, wpis do KRD | nie wpływa na bieg przedawnienia | żaden przepis tego nie przewiduje |
Według Sądu Najwyższego bieg przedawnienia przerywa także potwierdzenie salda podpisane przez dłużnika (wyrok z 26 czerwca 2025 r., II CSKP 699/23). Dlatego przy starszych fakturach warto poprosić klienta o podpisane potwierdzenie albo pisemne uznanie długu z harmonogramem spłat.
Co zrobić, gdy faktura już się przedawniła
- Wezwij do zapłaty. Klient może zapłacić dobrowolnie, a zapłaconego przedawnionego długu nie odzyska (art. 411 pkt 3 KC).
- Poproś o zrzeczenie się zarzutu. Po upływie terminu dłużnik może zrzec się zarzutu przedawnienia (art. 117 § 2), na przykład w ugodzie z harmonogramem spłat.
- Sprawdź potrącenie. Przedawnioną wierzytelność można potrącić, jeśli przedawniła się dopiero po tym, jak kompensata stała się możliwa (art. 502).
- Uporządkuj księgi. Należność przedawnioną spisuje się z ksiąg w ciężar odpisu aktualizującego albo w koszty.
Jak pilnować terminów przedawnienia
Przedawniają się zwykle nie faktury, o które ktoś upomina się co tydzień, ale te drobne i zapomniane, które od dawna leżą w arkuszu. Raport wiekowania należności pokazuje, od ilu dni każda faktura jest po terminie, więc łatwo wyłapać te sprzed dwóch lat, zanim minie koniec roku.
W Sunbay monitoring należności pokazuje każdą fakturę po terminie i jej historię, a obietnice zapłaty i odpowiedzi klientów są zapisane przy fakturze. Gdy sprawa ma trafić do kancelarii, przekazujesz ją z całą historią kontaktu.
Najczęstsze pytania
Po ilu latach przedawnia się faktura?
Faktura za towar sprzedany przez firmę i za usługi świadczone zawodowo przedawnia się po 2 latach, a większość innych należności z działalności po 3 latach. W obu przypadkach termin kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. Bieg przedawnienia przerywa pozew, wniosek o nakaz zapłaty albo o wszczęcie egzekucji oraz uznanie długu przez dłużnika (art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego).
Czy można dochodzić zapłaty przedawnionej faktury?
Możesz wezwać klienta do zapłaty, a on może zapłacić dobrowolnie. W sądzie firma, od której dochodzisz zapłaty, może podnieść zarzut przedawnienia, a wobec konsumenta sąd uwzględnia przedawnienie sam.
Kiedy przedawniają się odsetki od faktury?
Odsetki za opóźnienie przedawniają się po 3 latach, ale najpóźniej razem z należnością główną (uchwała Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2005 r., III CZP 43/04).
.svg)
.svg)