Ustawa o VAT w ogóle nie zna pojęcia faktury proforma. Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach o KSeF pisze, że w rozumieniu ustawy „proforma” nie jest fakturą, i dlatego nie wystawia się jej w Krajowym Systemie e-Faktur. To dokument handlowy, który zapowiada przyszłą fakturę, podobnie jak oferta. Nazwę pisze się łącznie albo osobno, jako „pro forma”.
Kiedy wystawia się fakturę proforma
- Przedpłata. Klient płaci z góry, zanim wyślesz towar albo zaczniesz usługę.
- Akceptacja zakupu. Dział zakupów klienta potrzebuje dokumentu z ceną i warunkami, żeby zatwierdzić zamówienie.
- Finansowanie. Bank albo firma leasingowa prosi o proformę przed wypłatą pieniędzy.
- Wysyłka bez sprzedaży. Próbki albo towar wysłany do naprawy często jadą z proformą, która podaje ich wartość.
Proforma, faktura zaliczkowa i faktura VAT
| Dokument | Kiedy go wystawiasz | Skutek w VAT | KSeF |
|---|---|---|---|
| faktura proforma | przed sprzedażą albo przed wpłatą | brak | nie |
| faktura zaliczkowa | po otrzymaniu zaliczki, najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca | VAT od otrzymanej zaliczki | tak |
| faktura VAT | po dostawie towaru albo wykonaniu usługi | VAT od sprzedaży | tak |
Gdy klient zapłaci na podstawie proformy, a towar jeszcze nie wyjechał, wpłata jest zaliczką. Obowiązek podatkowy powstaje w chwili jej otrzymania (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), a fakturę zaliczkową wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją dostałeś (art. 106i ust. 2). Wystawienie proformy, nawet z wszystkimi danymi faktury, nie zwalnia z tego obowiązku.
Od 2026 r. faktury zaliczkowe i końcowe wystawia się w KSeF. Najmniejsze firmy, ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie, mają na to czas do 1 stycznia 2027 r. Proforma zostaje poza systemem, więc możesz ją dalej wysyłać e-mailem w PDF. Więcej o zmianach przeczytasz w tekście KSeF a należności.
Co powinna zawierać proforma
- wyraźny tytuł „Faktura proforma”,
- numer z osobnej serii, innej niż numeracja faktur,
- datę wystawienia i termin ważności oferty,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- towary albo usługi z ilościami i cenami netto, stawką VAT i kwotą brutto,
- termin i sposób płatności oraz numer rachunku.
Proforma nie jest dowodem księgowym, więc nie ujmujesz jej w księgach ani w ewidencji VAT. Zaksięgujesz dopiero wpłatę i fakturę, która po niej przyjdzie.
Proforma a ryzyko braku zapłaty
Przedpłata na podstawie proformy to najprostsze zabezpieczenie należności przy nowym kliencie albo przy zamówieniu ponad limit kupiecki. Nie dajesz terminu płatności, więc faktura nie może stać się należnością przeterminowaną. Po kilku terminowych przedpłatach możesz przejść na kredyt kupiecki z normalnym terminem.
Nieopłacona proforma nie daje podstawy do noty odsetkowej ani wezwania do zapłaty, bo do sprzedaży jeszcze nie doszło. Inaczej jest, gdy umowa zobowiązuje klienta do przedpłaty. Wtedy dochodzisz zapłaty na podstawie umowy, a nie samej proformy.
W Sunbay ustawiasz osobne ścieżki przypomnień dla różnych grup klientów. Nowy klient, któremu po kilku przedpłatach dajesz termin, może dostać krótszą ścieżkę z przypomnieniem przed terminem i wcześniejszą eskalacją. Zobacz, jak działa automatyzacja windykacji.
Najczęstsze pytania
Czy faktura proforma jest fakturą VAT?
Nie. Ustawa o VAT nie przewiduje takiego dokumentu, więc proforma nie rodzi obowiązku podatkowego ani prawa do odliczenia VAT. Fakturę VAT albo zaliczkową wystawiasz dopiero po wpłacie albo po sprzedaży.
Czy fakturę proforma wystawia się w KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie wystawia się jej w KSeF. Możesz ją nadal wysyłać klientowi poza systemem.
Czy proforma jest dokumentem księgowym?
Nie. Proformy nie księguje się ani nie wpisuje do ewidencji VAT. Podstawą zapisów jest dopiero faktura zaliczkowa albo faktura VAT.
Co zrobić, gdy klient zapłacił na podstawie proformy?
Jeśli towar jeszcze nie został wydany, wystaw fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca. Po sprzedaży wystawiasz fakturę końcową, która rozlicza zaliczkę.
.svg)
.svg)