Nota obciążeniowa

Notę wystawia ten, kto żąda pieniędzy, a kontrahent przyjmuje ją do swoich ksiąg. Przepisy nie podają jej wzoru, ale jako dowód księgowy musi spełniać wymogi ustawy o rachunkowości. W windykacji wystawia się ją głównie za odsetki i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Szczególną odmianą jest nota odsetkowa.

Nota czy faktura

VAT obejmuje odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług (art. 5 ust. 1 ustawy o VAT). Kwoty, które nie są zapłatą za jedno ani drugie, dokumentuje się notą. Sprzedaż towaru albo usługi innej firmie dokumentuje faktura, także wtedy, gdy przenosisz na klienta koszt usługi kupionej na jego rzecz (art. 8 ust. 2a ustawy o VAT).

Przykład noty obciążeniowej

Umowa dostawy przewiduje karę umowną 0,2% wartości zamówienia za każdy dzień opóźnienia w odbiorze towaru. Klient odebrał zamówienie o wartości 50 000 zł 10 dni po terminie, więc kara wynosi 1 000 zł (50 000 zł × 0,2% × 10).

Nota uznaniowa działa w drugą stronę. Wystawia ją firma, która przyznaje, że to ona jest winna kontrahentowi pieniądze, na przykład uznaje jego roszczenie o karę albo zwrot kosztów.

Co powinna zawierać nota obciążeniowa

Ustawa o rachunkowości wymienia elementy, które musi mieć każdy dowód księgowy (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W nocie obciążeniowej wyglądają one tak.

• rodzaj dokumentu i numer, na przykład „Nota obciążeniowa nr 14/10/2026”,
• nazwy i adresy wystawcy oraz kontrahenta,
• opis i kwota obciążenia z podstawą, czyli numerem umowy albo faktury i postanowieniem o karze,
• data zdarzenia i data wystawienia noty,
• podpis wystawcy albo oznaczenie, które pozwala go ustalić (art. 21 ust. 4).

Termin zapłaty i numer rachunku nie są obowiązkowe, ale bez nich kontrahent nie wie, do kiedy i dokąd ma zapłacić. Dopisz je zawsze.

Kiedy wystawić notę

Notę wystawiasz, gdy wiesz, ile wynosi obciążenie. Przy odsetkach to zwykle dzień zapłaty faktury po terminie, bo dopiero wtedy znasz liczbę dni opóźnienia. Przy karze umownej to chwila, w której zaszło zdarzenie opisane w umowie, na przykład spóźniony odbiór towaru. Notę za odsetki od faktury, która wciąż nie jest zapłacona, możesz wystawić na wybrany dzień i doliczyć kolejne odsetki później.

Nota obciążeniowa a KSeF

KSeF obsługuje wyłącznie faktury. Noty księgowe, w tym obciążeniowe, uznaniowe i odsetkowe, wystawiasz poza systemem i wysyłasz kontrahentowi e-mailem albo pocztą, tak jak przed 2026 r.

Nie myl noty obciążeniowej z notą korygującą. Tą drugą nabywca poprawiał kiedyś drobne pomyłki na fakturze, ale wraz z obowiązkowym KSeF przepis o notach korygujących uchylono (art. 106k ustawy o VAT). Błędy na fakturze poprawia teraz jej wystawca fakturą korygującą.

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci noty

Nieopłacona nota trafia do tej samej ścieżki co faktura po terminie, czyli do przypomnień, wezwania i w razie potrzeby pozwu. Na odsetki i rekompensatę w transakcjach handlowych sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, na podstawie umowy, dowodu wykonania dostawy albo usługi i dowodu doręczenia faktury (art. 485 § 2¹ KPC).

Odsetki i rekompensatę dla jednej faktury policzysz w kalkulatorze odsetek, który przygotuje notę odsetkową w PDF. Przy wielu fakturach program do windykacji Sunbay wystawia noty odsetkowe automatycznie na podstawie faktur i wpłat z ERP i wysyła je według ustalonej ścieżki.

Najczęstsze pytania

Czy nota obciążeniowa musi być podpisana?

Nie musi mieć odręcznego podpisu. Ustawa o rachunkowości pozwala zastąpić podpis oznaczeniem, które pozwala ustalić wystawcę, jeśli dokument nie potwierdza przekazania ani przyjęcia składników majątku (art. 21 ust. 4).

Czy notę obciążeniową wystawia się w KSeF?

Nie. KSeF obsługuje wyłącznie faktury, a noty księgowe, w tym obciążeniowe i odsetkowe, wystawia się i wysyła poza systemem.

Czym różni się nota obciążeniowa od faktury?

Faktura dokumentuje sprzedaż towaru albo usługi i co do zasady trafia do KSeF. Nota obciążeniowa dokumentuje inne obciążenia, na przykład karę umowną, odsetki albo rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, i nie zawiera VAT.