Windykacja polubowna obejmuje wszystko, co robisz w sprawie niezapłaconej faktury, zanim złożysz pozew. Należą do niej przypomnienia, telefony, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty, rozmowy o ratach, ugoda i wpis do biura informacji gospodarczej. Przepisy nie definiują tego etapu, ale od niego zależy, z czym pójdziesz do sądu. W pozwie trzeba napisać, czy strony próbowały rozwiązać spór bez sądu, a jeśli nie, to dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Jak prowadzić go bez psucia relacji z klientem, opisujemy w tekście o windykacji polubownej w B2B.
Każdy krok windykacji polubownej ma inny skutek prawny
Przypomnienia i telefony nie mają skutków prawnych, ale pozwalają sprawdzić, czy faktura dotarła i czy klient jej nie kwestionuje.
| Krok | Skutek | Przepis |
|---|---|---|
| Nota odsetkowa | dokumentuje odsetki i rekompensatę, które należą się bez wezwania | art. 7 ust. 1 i art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom |
| Wezwanie do zapłaty | nie przerywa przedawnienia, ale z ostrzeżeniem otwiera drogę do wpisu w biurze informacji gospodarczej | art. 123 § 1 KC, art. 15 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych |
| Uznanie długu przez dłużnika | przerywa bieg przedawnienia, a razem z wezwaniem pozwala dostać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym | art. 123 § 1 pkt 2 KC, art. 485 § 1 pkt 3 KPC |
| Ugoda | wiąże strony, ale tytułem egzekucyjnym jest tylko ugoda zawarta przed sądem albo akt notarialny z poddaniem się egzekucji | art. 917 KC, art. 777 § 1 pkt 1 i 4 KPC |
Odsetki i rekompensata należą się bez wezwania
Gdy klient jest firmą, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych należą ci się bez wezwania, za czas od dnia wymagalności do dnia zapłaty (art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). W II półroczu 2026 r. wynoszą 13,75% rocznie. Od tego samego dnia przysługuje ci rekompensata za koszty odzyskiwania należności, czyli równowartość 40, 70 albo 100 euro zależnie od wartości świadczenia (art. 10 ust. 1), a zwrotu kosztów, które ją przewyższają, możesz żądać w uzasadnionej wysokości (art. 10 ust. 2). Kwoty dla konkretnych faktur policzysz w kalkulatorze odsetek.
Uznanie długu i ugoda przydają się później w sądzie
Wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa go czynność przed sądem albo innym organem i uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego). Dlatego przy rozmowie o ratach poproś klienta o pisemne uznanie długu z kwotą i numerami faktur. Przedawnienie biegnie wtedy od nowa (art. 124 § 1), a wezwanie razem z pisemnym uznaniem pozwala dochodzić zapłaty w tańszym postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 KPC).
Ugoda zawarta poza sądem wiąże strony, ale nie jest tytułem egzekucyjnym. Jeśli chcesz, żeby przy braku spłaty mógł ją wyegzekwować komornik, zawrzyj ją przed sądem, na przykład po zawezwaniu do próby ugodowej, albo poproś dłużnika o poddanie się egzekucji w akcie notarialnym (art. 777 § 1 pkt 1 i 4 KPC).
Wpis do biura informacji gospodarczej wymaga wezwania z ostrzeżeniem
Dane firmy, która ci nie płaci, przekażesz do biura informacji gospodarczej, gdy jej zaległości wobec ciebie wynoszą łącznie co najmniej 500 zł i są wymagalne od co najmniej 30 dni. Musi też minąć co najmniej miesiąc od wysłania listem poleconym albo doręczenia wezwania do zapłaty, które ostrzega o zamiarze przekazania danych i podaje nazwę oraz adres siedziby biura (art. 15 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych). Jeśli umowa z klientem przewiduje wezwania e-mailem na wskazany w niej adres, miesiąc liczysz od wysłania takiej wiadomości (art. 15 ust. 1a).
Etap polubowny kończy się najpóźniej przed przedawnieniem
Żaden przepis nie mówi, jak długo prowadzić windykację polubowną. Granicą jest przedawnienie, którego nie przerwą przypomnienia ani wezwania. Sygnałem do zmiany drogi bywa też milczenie klienta albo niedotrzymane obietnice zapłaty. Wtedy zaczyna się windykacja sądowa. Gdy pozwany nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uzna żądanie przy pierwszej czynności procesowej, sąd przyzna mu zwrot kosztów, choć przegrał (art. 101 KPC). Historia przypomnień i wezwań pokazuje, że powód był.
Kroki windykacji polubownej są przy każdej fakturze te same. Program do windykacji Sunbay łączy się z ERP i CRM, dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur i wysyła przypomnienia e-mail i SMS, noty odsetkowe oraz wezwania do zapłaty według ustalonej ścieżki. Rozpoznaje też obietnice zapłaty w odpowiedziach klientów, a gdy sprawa wymaga rozmowy, tworzy zadanie dla zespołu. Tak odciąża zespół finansów.
Najczęstsze pytania
Czym różni się windykacja polubowna od sądowej?
Windykacja polubowna to działania wierzyciela bez udziału sądu, czyli przypomnienia, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty, negocjacje i ugoda. Windykacja sądowa zaczyna się od pozwu i kończy prawomocnym wyrokiem albo nakazem zapłaty z klauzulą wykonalności, na podstawie którego działa komornik.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. Bieg przedawnienia przerywa czynność przed sądem lub innym organem, na przykład pozew, oraz uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego). Przy rozmowach o ratach dobrze więc mieć od klienta pisemne uznanie długu.
Czy kosztami windykacji polubownej można obciążyć dłużnika?
W transakcjach handlowych tak. Od dnia, w którym należą ci się odsetki, przysługuje ci bez wezwania rekompensata w równowartości 40, 70 albo 100 euro, a koszty odzyskiwania należności, które ją przewyższają, możesz odzyskać w uzasadnionej wysokości (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
.svg)
.svg)