Przypomnienie o płatności. Kiedy wysłać, co napisać

Przypomnienie o płatności to krótka wiadomość, w której informujesz klienta, że zbliża się albo minął termin zapłaty faktury, i podajesz mu wszystko, czego potrzebuje do przelewu. Najlepiej działa wysłane przed terminem, zwykle trzy dni wcześniej, a nie dopiero po nim. Firma Open Loyalty, która tworzy platformę do budowania programów lojalnościowych z grywalizacją, po przejściu na przypomnienia przed terminem ograniczyła liczbę przeterminowanych faktur z nawet 12 do 1 lub 2 miesięcznie. Relacje z klientami na tym nie ucierpiały. Całą historię opisaliśmy w historii klienta Open Loyalty.

Kiedy wysłać przypomnienie o płatności

Pierwsze przypomnienie wysyłasz kilka dni przed terminem. Przy terminie 14 albo 30 dni wystarczą trzy dni, przy 60 dniach lepiej przypomnieć się tydzień wcześniej. Kolejne wiadomości wychodzą według stałego harmonogramu, a nie wtedy, gdy ktoś w finansach znajdzie czas.

Martyna Chybińska, starsza specjalistka ds. finansów w Open Loyalty, opisała pierwszy krok ich procesu w ten sposób.

„Od trzech dni przed terminem płatności klient jest informowany naszą wiadomością, że faktura zaraz będzie wymagalna, i prosimy o przelew.”
Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty

Przypomnienie przed terminem nie jest naciskiem, tylko uprzejmością. Klient dowiaduje się, że ma jeszcze czas, i dostaje fakturę pod rękę, zanim ta zginie w jego obiegu dokumentów.

Dlaczego przypomnienie po terminie przychodzi za późno

Klasyczny model wygląda tak. Mija termin, ktoś w finansach robi zestawienie, wysyła ponaglenie i czeka. Przy dużych klientach to nie wystarcza, bo po ich stronie płatność przechodzi przez kilka etapów akceptacji, a nikt nie pilnuje terminów dostawców. Do tego dochodzi czas twojego zespołu, który rozkładamy na czynniki w tekście o koszcie ręcznej windykacji.

„Duże firmy w natłoku pracy i zleceń po prostu nie pamiętają.”
Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty

To zwykle nie jest zła wola. Faktura, o której klient przypomni sobie dopiero po terminie, musi jeszcze przejść cały obieg akceptacji, więc wpłata spóźnia się nawet przy najlepszych chęciach. Przypomnienie wysłane wcześniej daje klientowi czas, żeby zdążyć. W Open Loyalty całe podejście streszcza jedno zdanie.

„Żeby nie gasić pożarów, trzeba im zapobiegać.”
Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty

Jak napisać grzeczne przypomnienie o płatności

Grzeczne przypomnienie jest krótkie, konkretne i zakłada dobrą wolę klienta. Nie ma w nim pretensji ani gróźb, ale nie ma też przepraszania za to, że firma chce dostać zapłatę. Kilka zasad pomaga utrzymać właściwy ton.

Pisz tak, jakby klient po prostu przeoczył fakturę. Zwykle tak właśnie jest, a klient, którego nikt nie oskarża, szybciej odpisuje.

Temat maila zaczynaj od numeru faktury. Księgowość klienta znajdzie wtedy wiadomość w skrzynce bez szukania.

Wysyłaj z adresu firmy i podpisuj się imieniem i nazwiskiem. Wiadomość od konkretnej osoby z finansów budzi zaufanie, a anonimowy komunikat łatwo wziąć za spam.

Podnoś ton razem z etapem. Przed terminem wystarczy informacja, po tygodniu prosisz o datę wpłaty, a po dwóch tygodniach jasno piszesz, co stanie się dalej.

Usuń wszystko, co utrudnia przelew. Najprostsza zmiana, jaką wprowadziło Open Loyalty, to dołączanie faktury do przypomnienia. Natalia Pyszyńska z zespołu finansowego opisała to tak.

„Zaczęliśmy dodawać plik PDF do przypomnienia. Klient od razu z tego samego poziomu może wejść na fakturę i ją opłacić, zamiast szukać po mailach i systemach.”
Natalia Pyszyńska, FinOps, Open Loyalty

Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay, sprowadza to do jednej zasady.

„Oni chcą zapłacić, mają pieniądze. Każdy chce się tylko upewnić. Kiedy maksymalnie to upraszczasz, faktury spływają szybciej.”
Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay

Co musi zawierać przypomnienie o płatności

Przypomnienie powinno odpowiadać na wszystkie pytania, które księgowość klienta zadałaby przed zrobieniem przelewu.

• Numer faktury i datę jej wystawienia.
• Kwotę do zapłaty i termin płatności.
• Numer rachunku i dane do przelewu.
• Fakturę w PDF albo link do niej.
• Numer KSeF faktury, bo od 1 stycznia 2027 r. przelew za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT musi go zawierać.
• Kontakt do osoby, która odpowie na pytania.
• Prośbę o wiadomość, jeśli przelew już wyszedł albo coś w fakturze się nie zgadza.

Trzy wzory przypomnień o płatności i SMS

Poniżej trzy wzory maili i jeden SMS do skopiowania. Pełną bibliotekę, z ponagleniem do zapłaty, potwierdzeniem rat i wersją po angielsku, znajdziesz we wzorach przypomnień o płatności.

Wzór 1. Przypomnienie przed terminem

Wzór 2. Kilka dni po terminie

Wzór 3. Stanowcze przypomnienie po tygodniu

SMS w dniu terminu

SMS piszemy bez polskich znaków celowo. Jedna wiadomość mieści 160 znaków, ale wystarczy jedna polska litera, na przykład „ą” albo „ł”, żeby limit spadł do 70 i SMS rozpadł się na kilka części.

Jeśli wolisz wysłać przypomnienie jako pismo, pocztą albo w załączniku, pobierz gotowy wzór.

Co dało przypominanie przed terminem w Open Loyalty

Po wprowadzeniu przypomnień przed terminem liczba przeterminowanych faktur w Open Loyalty spadła z nawet 12 do 1 lub 2 miesięcznie. Te, które zostają, nie są zaskoczeniem, bo mieszczą się w przewidywalnych cyklach rozliczeniowych dużych klientów międzynarodowych.

„Wprowadzając taką małą zmianę, zmniejszyliśmy liczbę przeterminowanych faktur do dwóch miesięcznie. To wpływa na cash flow i wszyscy są szczęśliwi.”
Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty

Zespół zadbał też o to, żeby zmiana nie zaskoczyła klientów. Zanim wyszło pierwsze nowe przypomnienie, każdy klient dostał informację, że wiadomości o płatnościach będą wyglądać inaczej, żeby nikt nie wziął ich za spam. Dalsza sekwencja jest stopniowa, od życzliwego przypomnienia, przez bardziej formalne ponaglenie, po rozmowę z opiekunem, który dobrze zna klienta. Tak w praktyce wygląda windykacja polubowna w B2B, w której upominanie się o pieniądze nie psuje relacji.

Co zrobić, gdy przypomnienia nie wystarczają

Przypomnienia działają na klientów, którzy chcą zapłacić, ale przeoczyli termin. Jeśli po dwóch tygodniach i telefonie nadal nie ma wpłaty ani konkretnej daty, czas na kolejne kroki.

W transakcjach handlowych od pierwszego dnia opóźnienia należą ci się odsetki i rekompensata 40, 70 albo 100 euro, bez wzywania klienta (art. 7 i art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Upominasz się o nie notą, a jak ją przygotować, wyjaśniamy w tekście o tym, czym jest nota odsetkowa.

Kolejny krok to przedsądowe wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem. Pamiętaj, że przypomnienie to nie wezwanie. Jeśli chcesz zachować możliwość wpisu dłużnika do biura informacji gospodarczej, ostrzeżenie musi się znaleźć w wezwaniu wysłanym listem poleconym, doręczonym do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych. Zwykły e-mail wystarczy tylko wtedy, gdy przewiduje to umowa z klientem, który nie jest konsumentem. Cały proces, od przypomnienia po sąd, opisaliśmy w przewodniku po windykacji należności.

Harmonogram działa, gdy nikt nie musi go pilnować

Najlepszy harmonogram przypomnień nic nie da, jeśli zależy od tego, czy ktoś w poniedziałek znajdzie godzinę na zestawienie. Dlatego automatyzacja windykacji w Sunbay zaczyna się właśnie od przypomnień. System wysyła je przed terminem i po nim według ścieżek ustawionych dla różnych grup klientów, e-mailem albo SMS-em, w tonie i z domeny twojej firmy. Wpłaty zaksięgowane w ERP dopasowuje do faktur, więc klient, który zapłacił, nie dostaje kolejnych wiadomości, a gdy klient obieca zapłatę, system zapisuje ustalenie przy fakturze. Jeśli chcesz zobaczyć taki scenariusz na swoich fakturach, umów prezentację.

Najczęstsze pytania

Kiedy wysłać przypomnienie o płatności?

Pierwsze przypomnienie najlepiej wysłać przed terminem, zwykle trzy dni wcześniej, a przy długich terminach tydzień wcześniej. Kolejne wychodzą kilka dni po terminie, po tygodniu i po dwóch tygodniach, kiedy warto już zadzwonić.

Jak napisać uprzejme przypomnienie o płatności?

Krótko i bez pretensji. Podaj numer faktury, kwotę, termin i numer rachunku, dołącz fakturę w PDF i poproś o wiadomość, jeśli przelew już wyszedł albo coś się nie zgadza. Numer faktury wpisz też w temacie maila.

Czy przypomnienie przed terminem nie irytuje klientów?

Nie, jeśli brzmi jak informacja, a nie nacisk. Open Loyalty uprzedziło klientów o nowych przypomnieniach, a po zmianie liczba przeterminowanych faktur spadła z nawet 12 do 1 lub 2 miesięcznie i żadna relacja z klientem na tym nie ucierpiała.

Czym różni się przypomnienie o płatności od wezwania do zapłaty?

Przypomnienie to uprzejma informacja o terminie, wysyłana zwykle mailem albo SMS-em, przed terminem lub krótko po nim. Wezwanie do zapłaty to formalne pismo z ostatecznym terminem i zapowiedzią dalszych kroków, a jeśli ma otworzyć drogę do wpisu w biurze informacji gospodarczej, musi spełniać warunki ustawy.