Wpis do KRD i BIG. Warunki i jak wpisać dłużnika

Wpis do KRD to przekazanie przez wierzyciela informacji o niezapłaconym długu do Krajowego Rejestru Długów, jednego z czterech biur informacji gospodarczej działających w Polsce. Bez wyroku sądu wpiszesz firmę, która zalega ci łącznie co najmniej 500 zł, i konsumenta z długiem od 200 zł, jeśli dług jest wymagalny od co najmniej 30 dni i minął miesiąc od wysłania wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie. Zasady są takie same w każdym biurze, bo wynikają z ustawy, a nie z regulaminu konkretnej spółki. W procesie windykacji należności to zwykle krok po bezskutecznych przypomnieniach i wezwaniach, a przed sądem.

Czym jest KRD i inne biura informacji gospodarczej

Biuro informacji gospodarczej to spółka akcyjna, która przyjmuje od wierzycieli informacje o zaległych zobowiązaniach i udostępnia je innym na zasadach z ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Biura działają pod nadzorem ministra właściwego do spraw gospodarki, który publikuje wykaz biur wykonujących działalność gospodarczą. Wykaz zaktualizowany 19 czerwca 2026 r. obejmuje cztery biura.

„Wpis do KRD” stał się potoczną nazwą każdego wpisu do rejestru dłużników, ale biura są od siebie niezależne i każde prowadzi własną bazę.

Warunki wpisu do KRD dla firmy i konsumenta

Warunki określają art. 14 (dłużnik konsument) i art. 15 (dłużnik niebędący konsumentem) ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych. Muszą być spełnione łącznie.

W obu przypadkach dług musi wynikać z określonego stosunku prawnego, na przykład z umowy. Próg liczysz od sumy wszystkich wymagalnych zobowiązań dłużnika wobec ciebie, więc kilka mniejszych faktur może go razem przekroczyć. Długi w walucie obcej przeliczasz po średnim kursie NBP z dnia przekazania danych do biura.

Wpis do KRD bez wyroku jest regułą

Do wpisu na podstawie art. 14 i 15 nie potrzebujesz wyroku ani nakazu zapłaty. Wystarczą dokumenty potwierdzające dług i prawidłowe wezwanie. Wyrok ma znaczenie w osobnym trybie z art. 16, przeznaczonym dla zobowiązań stwierdzonych tytułem wykonawczym. Nie ma w nim progu kwotowego, a dane przekażesz już po 14 dniach od wysłania listem poleconym albo doręczenia pisma z ostrzeżeniem, w którym podasz firmę i adres biura. Masz na to 6 lat od stwierdzenia zobowiązania.

Jak wpisać dłużnika do KRD krok po kroku

Zgłoszenie dłużnika do KRD i do pozostałych biur przebiega w sześciu krokach.

1. Podpisz umowę z biurem

Dane może przekazać tylko wierzyciel, który zawarł z biurem umowę o udostępnianie informacji gospodarczych, a umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 12). Wybierz biuro przed wysłaniem wezwania, bo to jego firmę i adres podasz w ostrzeżeniu.

2. Sprawdź, czy dług spełnia warunki

Upewnij się, że dług spełnia warunki z tabeli, jest bezsporny i dobrze udokumentowany. Za przekazanie do biura nieprawdziwej informacji grozi grzywna do 30 000 zł (art. 48).

3. Wyślij wezwanie z ostrzeżeniem i informacją o sprzeciwie

Wezwanie musi zawierać ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych z firmą i adresem siedziby biura oraz informację, że dłużnik może zgłosić sprzeciw (art. 15a ust. 2). Wyślij je listem poleconym albo doręcz do rąk własnych, na adres do doręczeń wskazany przez dłużnika, a gdy go nie podał, na adres siedziby, miejsca działalności albo zamieszkania. Ustawa dopuszcza też adres do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych, a firmę możesz wezwać e-mailem, jeśli przewiduje to umowa (art. 15 ust. 1a). Gotowy wzór z poprawną klauzulą znajdziesz w tekście o przedsądowym wezwaniu do zapłaty. Możesz do niego dołączyć notę odsetkową, żeby dłużnik widział pełną kwotę z odsetkami.

4. Odczekaj miesiąc

Miesiąc liczysz od wysłania listu poleconego albo e-maila przewidzianego w umowie, a przy doręczeniu osobistym od dnia doręczenia. Termin zapłaty z wezwania, na przykład 14 dni, tego okresu nie skraca. W tym czasie dłużnik może zapłacić, zaproponować raty albo zgłosić sprzeciw.

5. Przekaż dane do biura

Dane przekazujesz w sposób przewidziany w umowie z biurem, zwykle przez jego serwis internetowy. Ustawa określa, jakie dane o wierzycielu, dłużniku i zobowiązaniu wolno przekazać. Niekompletne zgłoszenie biuro zwraca do uzupełnienia, a przekazanego bez spełnienia warunków nie przyjmuje.

6. Zaktualizuj dane po zapłacie

Po częściowej lub całkowitej zapłacie masz najpóźniej 14 dni na żądanie aktualizacji danych (art. 29 ust. 1), a gdy okaże się, że zobowiązanie nie istnieje, na żądanie ich usunięcia (art. 29 ust. 2). Wierzyciel, który przy całkowitej zapłacie nie zażąda aktualizacji w terminie, podlega grzywnie do 30 000 zł (art. 47). Wpłaty od dłużników wpisanych do biura trzeba więc sprawdzać na bieżąco, a nie raz w miesiącu.

Sprzeciw dłużnika. Co zrobić, gdy kwestionuje dług

Dłużnik, który dostał wezwanie, może zgłosić wierzycielowi sprzeciw wobec zamiaru przekazania danych (art. 15a ust. 1). Sprzeciw nie blokuje wpisu automatycznie. Jeśli go nie uwzględnisz, a dłużnik kwestionuje istnienie długu w całości lub części albo podnosi przedawnienie, musisz zaznaczyć to w informacji przekazywanej do biura (art. 15a ust. 3). Rozpatrz go rzetelnie, bo bywa sygnałem, że faktura ma problem do wyjaśnienia.

Dłużnik może też wnieść sprzeciw bezpośrednio do biura, jeśli uważa dane za nieaktualne, nieprawdziwe albo przekazane niezgodnie z ustawą. Biuro może wtedy wstrzymać ich ujawnianie na czas rozpatrzenia, co do zasady na nie dłużej niż 30 dni (art. 21a).

Jak długo dane są w rejestrze

Biuro usuwa dane po 3 latach od ich ostatniej aktualizacji, ale nie później niż po 10 latach od przekazania. Dane o długu konsumenta znikają najpóźniej po 6 latach od wymagalności, a przy roszczeniu stwierdzonym wyrokiem albo ugodą po 6 latach od jego stwierdzenia. Na wniosek wierzyciela biuro usuwa dane w ciągu 7 dni (art. 31 ust. 1). Całkowita zapłata to podstawa do usunięcia wpisu, pod warunkiem że wierzyciel zgłosi ją biuru, do czego ma 14 dni.

Ile kosztuje wpisanie dłużnika do KRD

Ustawa nie ustala ceny wpisu. Każde biuro ma własny cennik i model rozliczeń, często abonament z pakietem wpisów i zapytań, dlatego koszt sprawdzisz w ofercie wybranego biura. Do tego dochodzi wysyłka wezwania listem poleconym.

Przy sprzedaży konsumentom wpis ma też znaczenie dla VAT. Gdy nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT, ulga na złe długi wymaga, oprócz ogólnych warunków (między innymi 90 dni od terminu płatności), prawomocnego wyroku skierowanego do egzekucji, upadłości konsumenckiej albo wpisu wierzytelności do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym (art. 89a ust. 2a ustawy o VAT). W praktyce za taki rejestr uznaje się biuro informacji gospodarczej.

Czym grozi wpis do KRD dłużnikowi

Wpis nie jest karą ani egzekucją. Informację o długu widzą jednak ci, którzy sprawdzają kontrahenta w biurze, zanim podpiszą umowę, udzielą kredytu kupieckiego, leasingu albo finansowania. Dane o firmach biura udostępniają odpłatnie na zapytanie, a dane konsumentów co do zasady tylko podmiotom, które mają z biurem umowę i upoważnienie konsumenta (art. 22 i 24). Firma, która dostała z biura negatywną informację o konsumencie, może odmówić zawarcia z nim umowy albo zawrzeć ją na gorszych warunkach, na przykład z żądaniem zabezpieczenia (art. 24 ust. 2). Dla zadłużonej firmy wpis oznacza zwykle trudniejsze rozmowy z nowymi dostawcami i instytucjami finansowymi.

Dlaczego samo ostrzeżenie często wystarcza

Część spraw kończy się po samym wezwaniu, zanim dane trafią do biura. Justyna Romanowska, która prowadzi windykację dla firm, szkoli zespoły i układa procesy, opisała w rozmowie o windykacji B2B, co się dzieje, gdy wierzyciel zapowiada konkretny krok.

„Zapowiadam call center, że będzie dzwoniło. Że sprawa tutaj trafiła, że mamy pełnomocnictwo do reprezentowania. I już nasze miejsce w tej kolejce przesuwa się z końca ogonka.”
Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

Justyna mówiła o zapowiedzi telefonów, ale ostrzeżenie o wpisie działa podobnie. Dłużnik, któremu brakuje pieniędzy, ustala kolejność płatności, a konkretna zapowiedź z nazwą biura przesuwa wierzyciela do przodu. Widać to zwłaszcza wtedy, gdy dłużnik sam czeka na pieniądze od swoich klientów, czyli przy zatorach płatniczych. Zapowiedź musi być jednak prawdziwa. Jeśli piszesz o wpisie, a potem go nie robisz, przy kolejnej fakturze dłużnik zignoruje również pismo. Jak ułożyć całe wezwanie, opisujemy w przewodniku po wezwaniu do zapłaty.

Wpis do biura wymaga pilnowania dat i dokumentów

Przy kilku dłużnikach rocznie terminy z ustawy da się pilnować w kalendarzu. Przy setkach faktur miesięcznie potrzebny jest proces. W Sunbay wszystko o kliencie i fakturze jest w jednym miejscu, a trudną sprawę przekazujesz jednym kliknięciem do biura informacji gospodarczej, kancelarii albo własnego działu, z kompletem dokumentów. Ponieważ system dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur, od razu widzisz, że dłużnik zapłacił, i możesz w terminie zażądać aktualizacji danych w biurze. Jak działa program do windykacji Sunbay, sprawdzisz na stronie produktu.

Najczęstsze pytania

Czym grozi wpisanie do KRD?

Wpis nie jest karą ani egzekucją, ale informację o długu widzą ci, którzy sprawdzają kontrahenta w biurze przed umową, kredytem kupieckim albo leasingiem. Konsumentowi z wpisem firma może odmówić umowy albo zaproponować gorsze warunki, na przykład z zabezpieczeniem.

Ile kosztuje wpisanie kogoś do KRD?

Ustawa nie ustala ceny. Każde biuro ma własny cennik i model rozliczeń, często abonament, a do tego dochodzi koszt wysłania wezwania listem poleconym.

Co oznacza wpisanie do KRD?

Oznacza, że wierzyciel przekazał do Krajowego Rejestru Długów informację o wymagalnym i niezapłaconym zobowiązaniu, po spełnieniu warunków z ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych. Widzą ją ci, którzy sprawdzają kontrahenta w biurze.

Jak długo jest się wpisanym w KRD?

Biuro usuwa dane po 3 latach od ostatniej aktualizacji, nie później niż po 10 latach od przekazania, a dane konsumenta najpóźniej po 6 latach od wymagalności długu. Po całkowitej zapłacie wierzyciel ma 14 dni, żeby zgłosić ją biuru.

Czy można wpisać dłużnika do KRD bez wyroku?

Tak. Przy długu firmy od 500 zł albo konsumenta od 200 zł, wymagalnym od co najmniej 30 dni, wystarczy wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie i informacją o prawie do sprzeciwu oraz odczekanie miesiąca. Wyrok nie jest potrzebny.