Przypomnienia o płatności w Fakturowni, ifirmie, wFirmie i inFakcie

Wiele małych i średnich firm wystawia faktury w programie online, a nie w systemie ERP. To ten program jako pierwszy przypomina wtedy klientom o płatności, więc warto wiedzieć, co potrafi. Porównaliśmy cztery popularne programy, czyli Fakturownię, ifirmę, wFirmę i inFakt, na podstawie ich stron pomocy i cenników (stan na październik 2026 r.). Tam, gdzie pomoc czegoś nie opisuje, piszemy to wprost, bo funkcje zmieniają się z wersji na wersję.

Najważniejsze różnice w jednej tabeli

Fakturownia wysyła przypomnienia w dni, które wpiszesz

Automatyczne przypomnienia włączasz w ustawieniach konta, w sekcji powiadomień e-mail i SMS. Wpisujesz dni względem terminu, na przykład -3, -1, 1 i 7, gdzie liczba ujemna oznacza dni przed terminem. Wiadomości wychodzą o 13.00, a jeśli chcesz, tylko w dni robocze. Treść zmienisz we własnym szablonie, także osobno dla kolejnych przypomnień. Automat mają plany Start, Standard, Pro i Pro Plus, a nie ma go plan Micro.

Ustawienia dotyczą całego konta, a konkretnemu klientowi możesz przypomnienia tylko wyłączyć. Osobny szablon dla działu, na przykład z treścią w innym języku, mają plany Pro i Pro Plus. SMS-y to płatny dodatek (pakiety od 300 wiadomości za 66 zł do 1000 za 180 zł netto, ważne 180 dni). Dni wysyłki wybierasz z listy, treść jest stała, a wiadomości trafiają tylko na polskie numery komórkowe.

Zaległości pokazuje wykaz nieopłaconych faktur, z liczbą dni opóźnienia i liczbą wysłanych przypomnień, który wyeksportujesz do Excela. Salda klientów zobaczysz w raporcie „Bilans klientów”, ale program nie pokaże, która wpłata trafiła do której faktury. Wezwanie do zapłaty wydrukujesz jako PDF, także w pięciu językach obcych, ale nie wyślesz go z systemu ani nie zapiszesz na koncie. Nota odsetkowa liczy odsetki od wpłat podpiętych do faktury, ale też się nie zapisuje i nie ma numeracji.

Połączenie z bankiem działa od planu Standard. Program pobiera operacje raz dziennie (w planach Pro i Pro Plus trzy razy) i łączy wpłatę z fakturą po jej numerze w tytule albo po nazwie lub rachunku nabywcy. Resztę rozliczasz ręcznie. API jest dostępne we wszystkich planach, razem z webhookami i polem, które wyłącza automatyczne przypomnienia dla wybranego klienta. Pomoc opisuje też integrację z zewnętrzną aplikacją, która przez API wysyła przypomnienia i prowadzi windykację.

W ifirmie przypomnienie dodajesz przy fakturze

Przypomnienie tworzysz z poziomu faktury, na liście przypomnień, i wybierasz jeden z czterech typów. Ponaglenie wysyłasz przed terminem, monit po terminie (domyślnie z 14 dniami na zapłatę), a do tego są wezwanie do zapłaty i nota odsetkowa. Treść każdej wiadomości możesz zmienić. Pomoc ifirmy nie opisuje harmonogramu, który sam wysyłałby kolejne przypomnienia.

SMS wyślesz ręcznie z faktury, ale potrzebujesz do tego własnego konta w zewnętrznej bramce SMS. Listę przeterminowanych faktur z filtrem dni po terminie i kontrahenta, z sumą i eksportem do PDF albo Excela, daje zakładka Windykacja w pakiecie Faktura+ (150 zł netto rocznie). Kalkulator odsetek liczy odsetki handlowe, ustawowe za opóźnienie i umowne, uwzględnia zmiany stawek i kilka wpłat, a notę przygotuje też po angielsku.

Bank łączysz przez zewnętrznego dostawcę, ze zgodą na 90 dni. Według artykułu w pomocy z lipca 2024 r. nowe operacje pobierasz ręcznie, a funkcja „Dopasuj płatność” podpowiada fakturę do zatwierdzenia. Operacje bankowe są w Księgowości internetowej i w wersji dla biur rachunkowych. API działa tylko w płatnej wersji serwisu i w podstawowym dostępie obejmuje do 1000 dokumentów miesięcznie.

wFirma sama wysyła przypomnienia i dolicza rekompensatę

Automatyczne przypomnienia ustawiasz w ustawieniach faktur, przed terminem albo po nim. Temat i treść zmienisz, a znaczniki wstawią do wiadomości dane faktury, na przykład termin płatności. Automat działa tylko dla kontrahentów zapisanych w katalogu z adresem e-mail, a konkretnemu klientowi możesz przypomnienia wyłączyć. SMS wyślesz ręcznie, przez własne konto w bramce SMS.

W zakładce Windykacja są dwie listy, dłużnicy według kontrahentów i wierzytelności według faktur. Filtrujesz je po okresie przeterminowania, uldze na złe długi i wystawionym wezwaniu, a odsetki ustawowe program wylicza w osobnej kolumnie. W pakietach Księgowość online i Księgi rachunkowe wystawisz też wezwania do zapłaty w trzech rodzajach (zwykłe, z odsetkami i ostateczne) oraz w wersjach zbiorczych, a wyślesz je e-mailem, pocztą albo SMS-em. Notę odsetkową wystawisz do faktury opłaconej po terminie, także zbiorczo.

Spośród czterech programów tylko wFirma sama dolicza rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Opcja na ostatecznym wezwaniu, wezwaniu z odsetkami i nocie dolicza 40 euro przy kwocie do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł. Bank w Księgowości online pobiera operacje dwa razy dziennie i sam rozlicza wpłatę, gdy zgadzają się kwota, numer dokumentu i kontrahent. W pozostałych przypadkach program podpowiada parę do zatwierdzenia, także masowo. API jest bezpłatne do 1000 dokumentów miesięcznie, a webhooki informują między innymi o dodaniu płatności.

W inFakcie przypomnisz o płatności i zlecisz windykację

Przypomnienie wysyłasz z aplikacji, a jego stały tekst zmieniasz w ustawieniach faktur. Opis Planu Mini z września 2026 r. wspomina o automatycznych lub ręcznych przypomnieniach o płatności, ale pomoc inFaktu nie opisuje, jak ustawić ich harmonogram. Faktury mają statusy, w tym „Po terminie”, a zestawienie faktur klienta pobierzesz jako CSV albo PDF. Wezwanie do zapłaty i notę odsetkową pomoc podaje jako wzory do samodzielnego wypełnienia, więc odsetki trzeba policzyć samemu, na przykład w kalkulatorze odsetek.

Połączenie z bankiem włączasz w dodatkach, ze zgodą na trzy miesiące. W wybranych planach program sam oznacza fakturę jako zapłaconą, gdy tytuł przelewu zawiera jej numer, a kwota się zgadza. API mają między innymi Plan Plus i Faktury dla Spółek, ale nie plany Mini i Standard, a webhook informuje o opłaceniu faktury.

W inFakcie jest też usługa windykacji online, którą program prowadzi razem z firmą windykacyjną. Przyciskiem „Odzyskaj pieniądze” przekazujesz faktury VAT wystawione polskim firmom, od 1 dnia do 2 lat po terminie. Etap polubowny trwa do 90 dni i może objąć wpis do KRD, a wpłaty trafiają na konto sprzedawcy. Prowizja wynosi od 7 do 15% netto od odzyskanej kwoty, nie mniej niż 50 zł.

Trzy ograniczenia wspólne dla programów do faktur

• Jeden scenariusz albo ręczna praca. W Fakturowni i wFirmie dni przypomnień ustawiasz dla całego konta, a konkretnemu klientowi możesz je najwyżej wyłączyć. W ifirmie przypomnienie dodajesz przy każdej fakturze osobno. Stały klient i nowy odbiorca, który spóźnia się od pierwszej faktury, dostają więc te same wiadomości, chyba że ktoś pamięta o różnicy.
• Odpowiedzi zostają w skrzynce. Pomoc żadnego z czterech programów nie opisuje zapisywania obietnicy zapłaty ani wstrzymywania przypomnień do ustalonej daty. Klient odpisuje osobie, która wysłała fakturę, i tam zostaje ustalenie.
• Wpłata bez pary nie zatrzyma przypomnienia. Fakturownia, wFirma i inFakt łączą wpłatę z fakturą głównie po numerze faktury w tytule przelewu, a ifirma tylko podpowiada fakturę do zatwierdzenia. Zbiorczy przelew albo literówka w tytule wymagają twojej decyzji, a do tego czasu automat może przypominać klientowi, który już zapłacił.

Kiedy program do faktur wystarczy

Jeśli wystawiasz kilkadziesiąt faktur miesięcznie, a klienci zwykle płacą w terminie, przypomnienia z Fakturowni albo wFirmy dobrze spełnią swoją rolę. Ustaw je na kilka dni przed terminem i tydzień po nim, a treść napisz tak, jak rozmawiasz z klientami. Gotowe teksty znajdziesz w naszych szablonach przypomnień o płatności.

Osobny system ma sens, gdy faktur są setki, klienci potrzebują różnych ścieżek, a odpowiedzi i obietnice zapłaty giną w skrzynkach. Na co zwrócić uwagę przy wyborze, opisaliśmy w przewodniku po programach do windykacji.

Jak Sunbay współpracuje z programami do faktur

Program do faktur zostaje źródłem dokumentów, a proces należności prowadzi Sunbay, czyli platforma do zarządzania należnościami. Sunbay łączy się z Fakturownią, inFaktem, wFirmą i ifirmą i pobiera faktury, dane klientów oraz informacje o wpłatach. Prowadzi osobne ścieżki dla różnych grup klientów, z e-mailami i SMS-ami w języku klienta, notami odsetkowymi i wezwaniami do zapłaty. Obietnica zapłaty wstrzymuje przypomnienia do ustalonej daty, reklamacja trafia jako zadanie do opiekuna klienta, a gdy wpłata zostanie zaksięgowana, sprawa zamyka się sama.

Z Sunbay pracuje między innymi Tequipy, które wystawia faktury w Xero, QuickBooks i Fakturowni, a klientów ma w czterech krajach. DSO firmy, czyli średni czas od wystawienia faktury do zapłaty, spadło po wdrożeniu Sunbay o 30%. Współzałożyciel firmy opisał sytuację sprzed zmiany tak.

„Rośliśmy bardzo szybko. Przychody i liczba faktur szły w górę, a stan konta nie. Problemem były opóźnione płatności.”
Bart Czerkies, współzałożyciel Tequipy

Całą historię opisaliśmy w historii klienta Tequipy.

W tej samej serii opisaliśmy windykację w Comarch ERP Optima, w Symfonii i w enova365.

Najczęstsze pytania

Który program do faktur sam wysyła przypomnienia o płatności?

Według stron pomocy automatyczne przypomnienia e-mail mają Fakturownia (od planu Start) i wFirma. W ifirmie przypomnienia dodaje się przy fakturze, a opis Planu Mini w inFakcie wspomina o automatycznych przypomnieniach, ale pomoc nie opisuje ich harmonogramu.

Czy program do faktur wyśle SMS z przypomnieniem?

Fakturownia ma płatny dodatek SMS, który wysyła wiadomości automatycznie, w stałe dni i ze stałą treścią. W ifirmie i wFirmie SMS wysyłasz ręcznie, przez własne konto w bramce SMS. Pomoc inFaktu nie opisuje SMS-ów do klientów.

Który program dolicza rekompensatę 40 euro?

Spośród czterech programów tylko wFirma sama dolicza rekompensatę 40, 70 albo 100 euro na wezwaniu i nocie odsetkowej. Pomoc inFaktu opisuje ją przy usłudze windykacji online, a w pozostałych przypadkach rekompensatę trzeba policzyć samodzielnie, na przykład w kalkulatorze odsetek.

Czy program do faktur sam rozliczy wpłaty z banku?

Wszystkie cztery programy łączą się z bankiem, choć nie w każdym planie. W Fakturowni, wFirmie i inFakcie wpłata rozlicza się sama głównie po numerze faktury w tytule przelewu, a w ifirmie zatwierdzasz ją ręcznie. Zbiorcze przelewy i wpłaty bez numeru faktury zwykle wymagają twojej decyzji.

Jak połączyć program do faktur z Sunbay?

Sunbay integruje się z Fakturownią, inFaktem, wFirmą i ifirmą i pobiera z nich faktury, dane klientów i informacje o wpłatach. Na prezentacji ustalamy sposób połączenia, a na start wystarczy plik CSV z fakturami.