Gdy klient odpowiada na przypomnienie o płatności, Sunbay rozpoznaje w odpowiedzi obietnicę zapłaty i proponuje daty wpłat dla faktur, o których pisze klient. Ty decydujesz, czy je zatwierdzić, a cała historia rozmowy zostaje przy fakturze.
Na nagraniu Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay, pokazuje krok po kroku, jak odpowiedź klienta zamienia się w deklarowaną datę w profilu faktury.
W odpowiedziach na przypomnienia klienci piszą, kiedy zapłacą i czego im brakuje
Gdy wysyłasz klientom dużo przypomnień o nieopłaconych fakturach, część z nich odpisuje. Często deklarują, kiedy zapłacą, albo piszą, czego brakuje, żeby mogli zapłacić (na przykład dokumentu przewozowego).
Każda taka odpowiedź to ustalenie, które trzeba przeczytać, zapisać przy fakturze i wziąć pod uwagę przy kolejnych przypomnieniach. Gdy zostaje w skrzynce jednej osoby, reszta zespołu o nim nie wie, a klient, który obiecał zapłatę, może dostać następne przypomnienie.
Odpowiedzi na wiadomości z Sunbay trafiają do Skrzynki
Odpowiedź klienta pojawia się w Skrzynce jako wątek, razem z przypomnieniem, na które odpisał. Wątki przeglądasz według statusu („Wymaga odpowiedzi”, „Czeka na kontrahenta”, „Zamknięte”) albo widzisz tylko te przypisane do ciebie.
W wątku odpisujesz klientowi, dołączasz pliki i dodajesz osoby do wiadomości (DW). Możesz też zostawić komentarz wewnętrzny dla kogoś z zespołu, przypisać wątek do konkretnej osoby i oznaczyć go jako zamknięty, gdy sprawa jest wyjaśniona.
W wątku widać też, dla ilu faktur przypomnienia są wstrzymane. Wznawiasz je jednym przyciskiem („Wznów windykację”) albo od razu przy wysyłce odpowiedzi („Wyślij i wznów”). Przypomnienia, które wypadły w czasie przerwy, Sunbay pomija i wraca do kolejnych terminów z harmonogramu.
Agent AI proponuje daty wpłat przy fakturach
Dawid opisuje to tak.
„Mamy agenta AI, który rozpoznaje, co tak naprawdę klient chce nam przekazać.”
Gdy klient obiecuje zapłatę, wątek dostaje etykietę „Obietnica zapłaty”, a obok wątku pojawiają się proponowane daty wpłat dla faktur, o których pisze.
Przy każdej propozycji widać fragment wiadomości, na którym się opiera, oraz to, czy faktura ma już deklarowaną datę wpłaty. W przykładzie poniżej klient napisał, że dwie faktury zapłaci do końca października, a wszystkie pozostałe do końca listopada. Przy fakturach z tej drugiej grupy Sunbay proponuje datę 30 listopada i pokazuje zdanie „a wszystkie inne faktury do końca listopada”.
Data trafia do faktury dopiero po twoim zatwierdzeniu
Każdą propozycję zatwierdzasz albo odrzucasz. Możesz też zatwierdzić wszystkie naraz. Sunbay pomija wtedy propozycje z ostrzeżeniami, więc sprawdzasz je osobno.
Po zatwierdzeniu deklarowana data wpłaty pojawia się w profilu faktury, obok terminu płatności. Przy dacie widać, że zaproponował ją agent AI, więc każdy w zespole wie, skąd się wzięła.
Cała historia faktury jest w jednym miejscu
W profilu faktury widzisz, kiedy Sunbay wysłał przypomnienie i w którym kroku procesu, czy klient je otworzył i co odpisał. Są tam też komentarze zespołu i założone zadania, a historię filtrujesz według wiadomości, komentarzy, procesu, płatności i zadań.
Gdy klient pisze, że brakuje mu dokumentu przewozowego, zakładasz zadanie dla działu spedycji. Zadanie widać w historii faktury obok reszty ustaleń, więc nikt nie musi szukać tej informacji w cudzej skrzynce.
Te dane możesz też uwzględnić w raportach i w analityce. Widzisz wtedy, gdzie pieniądze utykają i którymi fakturami zająć się najpierw.
Pytania o Skrzynkę i agenta AI
Czy Sunbay zapisuje datę przy fakturze bez mojej zgody?
Nie. Sunbay proponuje deklarowaną datę wpłaty, a do profilu faktury trafia ona dopiero wtedy, gdy ktoś z zespołu ją zatwierdzi.
Skąd wiadomo, na czym opiera się proponowana data?
Przy każdej propozycji widać fragment odpowiedzi klienta, z którego wynika data.
Czy mogę odpisać klientowi bez wychodzenia z Sunbay?
Tak. W Skrzynce odpisujesz, dołączasz pliki i dodajesz osoby do wiadomości. Komentarz wewnętrzny zostaje w zespole i nie trafia do klienta.
Czy klient, który obiecał zapłatę, dostanie kolejne przypomnienie?
Obietnica zapłaty wstrzymuje przypomnienia do wskazanej daty, więc w tym czasie klient ich nie dostaje.
Skrzynkę i agenta AI pokażemy ci na prezentacji
Jeśli chcesz zobaczyć to na żywo, umów prezentację.
Sunbay to platforma do zarządzania należnościami. Łączy się z ERP i CRM, prowadzi przypomnienia przez e-mail i SMS, a gdy sprawa wymaga człowieka, tworzy zadanie dla zespołu.
.svg){kind=small}
.svg)