Zatory płatnicze. Ustawa, terminy płatności i kary

Zatory płatnicze to łańcuch opóźnień, w którym firma nie płaci dostawcom w terminie, bo sama nie dostała pieniędzy od klientów. W Polsce ogranicza je ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wyznacza maksymalny termin płatności faktury (zwykle 60 dni, a dla podmiotów publicznych 30 dni od doręczenia) i daje wierzycielowi odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę bez wezwania. Pozwala też UOKiK karać firmy, które systematycznie płacą po terminie, a największym podatnikom każe raportować terminy zapłaty. Stan prawny i stawki na październik 2026 r.

Czym są zatory płatnicze i skąd się biorą

Hurtownia sprzedaje sieci sklepów towar za 400 000 zł z terminem 60 dni, a sieć płaci po 100 dniach. Przez 40 dni hurtownia kredytuje klienta własnymi pieniędzmi, więc żeby zapłacić producentowi, bierze kredyt obrotowy albo przesuwa jego przelew. Producent robi to samo z dostawcami i jedna spóźniona faktura przechodzi przez kilka firm.

Justyna Romanowska prowadzi windykację dla biznesu, szkoli zespoły i układa procesy w firmach, a w sieci jest znana jako Baba z Windykacji. W rozmowie o windykacji B2B z Dawidem Dzierzyńskim, współzałożycielem Sunbay, ujęła to tak.

„Pieniędzy w obrocie w firmach jest za mało, a kredyt jest drogi. To jest pierwsza rzecz.”
Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

Gdy brakuje gotówki, a kredyt kosztuje, zaległość wobec dostawcy staje się najtańszym finansowaniem, tyle że płaci za nie dostawca. Najgroźniejsze są opóźnienia dużych odbiorców.

„Jeżeli kluczowy stały klient ratuje siebie, to pociągnie za sobą każdego swojego kontrahenta tylko po to, żeby uratować własną skórę.”
Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

Największe ryzyko leży więc u klientów, od których zależy duża część przychodu, i ich pierwsze spóźnienie powinno skłonić do rozmowy, a nie do czekania.

Kogo obejmuje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1790) do końca 2019 r. nazywała się ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Obecną nazwę, kary UOKiK i sprawozdania dostała 1 stycznia 2020 r. z ustawą o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych, która wprowadziła też ulgę na złe długi w podatkach dochodowych. Stąd potoczna nazwa „ustawa o zatorach płatniczych”.

Ustawa dotyczy transakcji handlowych, czyli umów o odpłatną dostawę towarów albo usług, zawieranych w związku z działalnością między przedsiębiorcami, podmiotami publicznymi, osobami wykonującymi wolny zawód i firmami z UE oraz EFTA (art. 2 i art. 4 pkt 1). Nie obejmuje sprzedaży konsumentom, a art. 3 wyłącza też umowy bankowe i długi objęte upadłością lub restrukturyzacją. Firma, która jest dużym przedsiębiorcą, musi poinformować o tym kontrahenta najpóźniej przy pierwszej transakcji (art. 4c), bo od statusu zależy maksymalny termin płatności.

Maksymalny termin płatności faktury w 2026 roku

Strony ustalają termin płatności w umowie, ale ustawa wyznacza mu granice liczone od doręczenia faktury, a nie od daty wystawienia.

Zbyt długi termin zastępuje termin ustawowy. W miejsce zapisu, który narusza limit, wchodzi termin ustawowy (art. 13 ust. 2). Przy terminie powyżej 60 dni to dłużnik musi wykazać, że nie jest on rażąco nieuczciwy (art. 11a ust. 2), a przy terminie powyżej 120 dni ustalonym wbrew limitowi wierzyciel może odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć (art. 7 ust. 3a).

Liczy się doręczenie. Strony nie mogą umówić się co do daty doręczenia faktury (art. 8a). Gdy nie da się jej ustalić, termin biegnie od otrzymania towaru lub usługi (art. 7 ust. 4).

Brak terminu i raty. Gdy umowa nie określa terminu, odsetki należą się po 30 dniach od wykonania świadczenia przez wierzyciela (art. 6 ust. 1). Przy ratach limit z art. 7 ust. 2a i art. 8 ust. 2 dotyczy każdej raty osobno.

Doręczenie faktury w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT odbierają faktury w KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. większość z nich musi je tam wystawiać. Dla VAT faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), ale ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom nadal mówi o „doręczeniu”. W praktyce przyjmuje się, że nabywca, który ma obowiązek odbierać faktury w KSeF, dostaje fakturę w dniu nadania numeru, widocznym w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). U klienta bez dostępu do KSeF liczy się faktyczne otrzymanie faktury.

Odsetki i rekompensata należą się bez wezwania

Jeśli twoja firma wykonała umowę, a klient nie zapłacił w terminie, od następnego dnia należą ci się bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7 ust. 1). W II półroczu 2026 r. wynoszą 13,75% w skali roku, a gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, 11,75%. Stawka zależy od stopy referencyjnej NBP z 1 stycznia albo z 1 lipca i obowiązuje przez całe półrocze (art. 11b), więc w I półroczu 2026 r. wynosiła 14% i 12%. Zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie z kodeksu cywilnego (9,25%) w transakcjach handlowych się nie stosują (art. 4a).

Razem z odsetkami powstaje prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (art. 10). To 40 euro przy fakturze do 5 000 zł, 70 euro przy kwocie powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł, po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Należy się od każdej transakcji, a przy ratach od każdej niezapłaconej raty. Umowa nie może tych uprawnień wyłączyć (art. 13 ust. 1).

Przykład. Faktura na 30 000 zł z terminem 15 lipca 2026 r. została zapłacona 29 sierpnia, po 45 dniach opóźnienia. Odsetki to 30 000 zł × 13,75% × 45 ÷ 365 = 508,56 zł, do tego dochodzi 70 euro rekompensaty. Takie kwoty policzysz w kalkulatorze odsetek w transakcjach handlowych, który przygotuje też gotową notę odsetkową w PDF.

Część firm nie dolicza rekompensaty z obawy przed reakcją klienta. Justyna Romanowska nie ma tu wątpliwości.

„Żaden przedsiębiorca nie powinien się wahać, żeby doliczyć taką rekompensatę do wezwania do zapłaty. I to powinno się dziać z automatu. To jest prosta rzecz.”
Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

Gdy rekompensata trafia do każdego klienta według tych samych zasad, nikt nie bierze jej do siebie.

UOKiK karze za opóźnienia od 2 mln zł w trzech miesiącach

Prezes UOKiK może ukarać firmę, która nie jest podmiotem publicznym, jeśli w trzech kolejnych miesiącach suma jej zaległych płatności i płatności zapłaconych po terminie wynosi co najmniej 2 000 000 zł (art. 13b). Nie liczy się transakcji wewnątrz grupy kapitałowej, transakcji ubezpieczeniowych ani płatności z terminem sprzed ponad 2 lat. Urząd typuje firmy m.in. na podstawie danych Krajowej Administracji Skarbowej i sprawozdań o terminach zapłaty, a zawiadomienie może złożyć każdy, także dostawca, któremu klient nie płaci. UOKiK nie ujawnia danych zgłaszającego (art. 13c i 13d).

Maksymalną karę wyznacza wzór z art. 13v ust. 2 (od 8 grudnia 2022 r.), który każdą grupę zaległości mnoży przez inną stawkę.

Przykład. Zaległości firmy wynoszą 2,5 mln zł, w tym 1 mln zł opóźniony do 30 dni, 800 000 zł od 31 do 60 dni, 500 000 zł od 61 do 120 dni i 200 000 zł od 121 do 365 dni. Maksymalna kara to 10 000 + 16 000 + 20 000 + 24 000 = 70 000 zł. Jeśli firma zapłaci ją w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji i zrezygnuje z wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, kara spada o 20%, do 56 000 zł. Przy ponownym naruszeniu w ciągu 2 lat rośnie o 50% (art. 13v ust. 3 i 5).

Przedziały z wzoru to w praktyce wiekowanie zobowiązań, więc firma, która prowadzi wiekowanie należności i zobowiązań, łatwo sprawdzi, jak daleko jest od progu.

Kto musi złożyć sprawozdanie o terminach zapłaty

Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych składają podatnicy CIT (poza podatkowymi grupami kapitałowymi) z przychodem powyżej równowartości 50 mln euro, których dane Minister Finansów opublikował w zestawieniu do 30 września. Nie składają go publiczne podmioty lecznicze ani lecznicze spółki Skarbu Państwa i samorządów (art. 13a).

Termin to 30 kwietnia następnego roku, a sprawozdanie obejmuje rok publikacji danych. Jeśli twoja firma trafiła do zestawienia z 2026 r., sprawozdanie za 2026 r. składasz do 30 kwietnia 2027 r. Termin 31 stycznia z tekstów z 2021 r. dotyczył tylko sprawozdań za lata 2020 i 2021.

W sprawozdaniu podajesz wartość płatności otrzymanych i zapłaconych w terminie oraz nieotrzymanych i niezapłaconych w terminie, w przedziałach opóźnienia do 5 dni, od 6 do 30, od 31 do 60, od 61 do 120 i ponad 120 dni, razem z udziałem procentowym. Pomija się transakcje wewnątrz grupy, ubezpieczeniowe i przedawnione, a przy zmianie danych o co najmniej 10% trzeba złożyć korektę (art. 13aa). Sprawozdanie wysyłasz wyłącznie elektronicznie, przez formularz na biznes.gov.pl, z profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.

Odpowiedzialność ponosi kierownik podmiotu, czyli członek zarządu albo osoba zarządzająca firmą. Za spóźnienie grozi mu grzywna w trybie wykroczeniowym (art. 13z), czyli od 20 do 5 000 zł (art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń), a lista firm bez sprawozdania trafia do Prezesa UOKiK (art. 13c ust. 5).

Ulga na złe długi po 90 dniach od terminu

CIT i PIT. Po 90 dniach od terminu zapłaty wierzyciel może zmniejszyć podstawę opodatkowania o niezapłaconą wierzytelność, którą wcześniej wykazał w przychodach, także w zaliczkach (art. 18f ustawy o CIT, art. 26i ustawy o PIT). Warunki to m.in. transakcja handlowa, dłużnik poza restrukturyzacją, upadłością i likwidacją, najwyżej 2 lata od końca roku wystawienia faktury i brak powiązań między stronami. Dłużnik w tym samym momencie zwiększa swoją podstawę opodatkowania.

VAT. Po 90 dniach od terminu płatności wierzyciel może skorygować VAT należny od faktury, która nie została zapłacona ani sprzedana, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT, a od końca roku wystawienia faktury nie minęły 3 lata (art. 89a ustawy o VAT). Dłużnik koryguje wtedy odliczony VAT (art. 89b). Po zapłacie obie strony robią korektę w drugą stronę.

Unijny limit 30 dni na razie utknął w Radzie UE

We wrześniu 2023 r. Komisja Europejska zaproponowała rozporządzenie w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych z limitem 30 dni, które miało zastąpić dyrektywę 2011/7/UE. Parlament Europejski przyjął stanowisko w kwietniu 2024 r., ale Rada UE swojego nie wypracowała, a serwis Parlamentu oznacza sprawę jako zablokowaną (stan z września 2026 r.). Wniosek nie został wycofany, ale na dziś obowiązują terminy z polskiej ustawy.

Co zrobić, kiedy twoja firma czeka na pieniądze

Przepisy dają narzędzia, ale same pieniędzy nie ściągną.

1. Sprawdź terminy w umowach. W miejsce zapisu dłuższego niż limit i tak wejdzie termin ustawowy, więc w negocjacjach masz po swojej stronie przepis.
2. Dokumentuj doręczenie faktury. UPO z KSeF albo potwierdzenie odbioru pokazuje, od kiedy liczysz termin i odsetki.
3. Przypominaj przed terminem i naliczaj odsetki. Klienci szybko uczą się, którym dostawcom płacić w pierwszej kolejności.
4. Eskaluj według planu. Po bezskutecznych przypomnieniach wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o przekazaniu danych do biura informacji gospodarczej. Przy zaległości od 500 zł, wymagalnej od co najmniej 30 dni, po miesiącu od takiego wezwania możesz zrobić wpis do KRD albo innego biura.
5. Mierz wyniki. Wiekowanie i wskaźnik rotacji należności (DSO) pokażą, czy problem dotyczy kilku faktur, czy całej grupy klientów.
6. Zgłoś systemowego dłużnika do UOKiK. Ma to sens, gdy duży klient od miesięcy płaci wszystkim dostawcom po terminie.

Cały proces opisaliśmy w przewodniku po windykacji należności.

Większość tych kroków to powtarzalna praca, którą łatwo odłożyć, kiedy zespół finansów zamyka miesiąc. W Sunbay przejmuje ją system. Łączy się z ERP, sam dopasowuje wpłaty do faktur i prowadzi ustalone sekwencje, od przypomnienia przed terminem przez notę odsetkową po wezwanie. Gdy sprawa wymaga decyzji, tworzy zadanie dla zespołu, a trudne przypadki przekazuje jednym kliknięciem do biura informacji gospodarczej albo kancelarii, z kompletem dokumentów. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądałoby to na twoich fakturach, umów prezentację.

Najczęstsze pytania

Co to są zatory płatnicze?

To sytuacja, w której firmy nie płacą sobie nawzajem w terminie, bo każda czeka na pieniądze od swoich klientów. Opóźnienie jednego dużego odbiorcy przechodzi wtedy na jego dostawców i ich podwykonawców. Przeciwdziała im ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Jakie są terminy płatności w ustawie o zatorach płatniczych?

Między firmami termin nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, a dłuższy wolno ustalić tylko wyraźnie i jeśli nie jest rażąco nieuczciwy. Gdy duży przedsiębiorca płaci mikro, małej albo średniej firmie, 60 dni to granica bez wyjątków. Podmioty publiczne płacą w 30 dni, a publiczne podmioty lecznicze w 60 dni.

Kto raportuje zatory płatnicze?

Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych składają podatnicy CIT z przychodem powyżej równowartości 50 mln euro, których dane Minister Finansów opublikował do 30 września. Termin mija 30 kwietnia następnego roku, a sprawozdanie wysyła się wyłącznie elektronicznie przez biznes.gov.pl.

Jaka jest kara za niezłożenie sprawozdania o terminach zapłaty?

Kierownikowi podmiotu, czyli członkowi zarządu, grozi grzywna orzekana w trybie wykroczeniowym, od 20 do 5 000 zł. Lista firm bez sprawozdania trafia też do Prezesa UOKiK, który wykorzystuje ją przy typowaniu firm do postępowań.