Windykacja w Symfonii. Monity, noty odsetkowe i powiadomienia o płatnościach

W rodzinie programów Symfonia należnościami zajmują się dwa produkty. Symfonia ERP Finanse i Księgowość (dalej FK) prowadzi rozrachunki, monity i noty odsetkowe, a Symfonia ERP Handel (dalej Handel) wystawia faktury i pozwala zlecić windykację. Powiadomienia o płatnościach e-mailem mają oba programy. FK i Handel mogą pracować na wspólnej bazie danych, a mimo to część funkcji działa tylko w jednym z nich.

Opis opieramy na pomocy Symfonii w wersji 2026.4. Tam, gdzie pomoc czegoś nie opisuje, piszemy to wprost, bo takie rzeczy najlepiej sprawdzić na demo albo u partnera wdrożeniowego.

Rozrachunki i wiekowanie są w Finansach i Księgowości

Okno „Rozrachunki” w FK pokazuje przy każdej pozycji jej stan, w tym należności przeterminowane, i liczbę dni po terminie. Do analizy służą dwa raporty wiekowania, jeden z przedziałami, które ustawiasz sam, i drugi z pięcioma stałymi przedziałami. Jest też gotowy raport terminów zapłaty w transakcjach handlowych, który przydaje się przy sprawozdaniu o zatorach płatniczych.

Handel pokazuje na wykresie należności według okresów przeterminowania i ostrzega, gdy klient przekracza przyznany mu limit kredytu.

Monity drukujesz, a e-maile wysyłają powiadomienia o płatnościach

Monit to w Symfonii wezwanie do zapłaty. W FK wybierasz go z rozrachunków (Operacje, Monity) w jednym z czterech wariantów, czyli bez odsetek albo z odsetkami, jako wezwanie wstępne albo ostateczne, i drukujesz pojedynczo lub zbiorczo. Pomoc nie opisuje wysyłki monitów e-mailem.

E-maile wysyła moduł „Powiadomienia o płatnościach”, dostępny w zależności od licencji (nie ma go w pakiecie Ekonomicznym). Ustawiasz w nim profile, a każdy profil ma liczbę dni po terminie (wartość ujemna oznacza dni przed terminem) i kolejność, na przykład ostateczne wezwanie wychodzi tylko po pierwszym. Szablon to plik HTML ze znacznikami, takimi jak kwota odsetek, a do wiadomości można dołączyć fakturę w PDF i dodać adresy do kopii.

Wysyłka działa z okna „Powiadomienia do wysłania”, które zbiera wiadomości przypadające na dany dzień. Pomoc w wersji 2026.4 opisuje wysyłkę zaznaczonych powiadomień przyciskiem i nie wspomina o harmonogramie, choć starszy wpis na blogu Symfonii pisał o automatycznych przypomnieniach. Jeśli zależy ci na wysyłce bez klikania, sprawdź to na demo swojej wersji. Wysłane wiadomości trafiają do historii powiadomień.

Noty odsetkowe wystawisz tylko w złotych

Notę odsetkową wystawisz w FK z okna stanu rozliczeń transakcji albo z rozrachunków (Operacje, Noty), do przeterminowanej faktury i tylko dla transakcji w złotych. Nota szczegółowa obejmuje też należność zapłaconą po terminie, a noty zbiorcze wystawisz wielu kontrahentom naraz (każdy dostaje osobną notę) i zapiszesz w buforze. Stawki ustawiasz w parametrach stałych osobno dla transakcji handlowych i dla osób fizycznych, a przy wspólnej bazie są one wspólne dla FK i Handlu.

Pomoc FK i Handlu w wersji 2026.4 nie opisuje rekompensaty 40, 70 albo 100 euro. Należy się ona od każdej faktury w transakcji handlowej, której klient nie zapłacił w terminie, więc zapytaj partnera wdrożeniowego, jak doliczać ją w twojej konfiguracji. Kwoty odsetek i rekompensaty dla wielu faktur naraz sprawdzisz w kalkulatorze odsetek.

Wpłaty dopasujesz po numerze faktury albo kwocie

FK importuje wyciągi w plikach tekstowych i w formacie MT940, rozpoznaje operacje po referencjach e-przelewów, numerze transakcji w tytule przelewu, numerze rachunku kontrahenta albo formułach, które ustawisz, i księguje je do bufora. Import nie obsługuje rachunków walutowych. Rozliczenia masowe pozwalają wskazać transakcje ręcznie albo użyć metody FIFO lub LIFO, ale nie rozliczają transakcji walutowych. Handel rozlicza wpłaty automatycznie po numerze albo kwocie rozrachunku, faktury lub zamówienia. Dodatek WebAPI do systemów bankowych pobiera dane między innymi z ING, Pekao i mBanku bez przenoszenia plików.

Zlecenie windykacji z wpisem do KRD jest tylko w Handlu

Handel ma przycisk „Windykacja”, który przez serwis Symfonia eBiuro przekazuje nieopłacone faktury po terminie do windykacji. Przy zleceniu możesz zaznaczyć dopisanie dłużnika do Krajowego Rejestru Długów i obciążenie go kosztami prowizji, a statusy spraw widać w kartotece „Windykacja”. Funkcja działa dla polskich firm z pełnymi danymi, a kilka faktur w jednym zleceniu musi dotyczyć jednego kontrahenta. Według artykułu pomocy o windykacji w Symfonia eBiuro usługa przyjmuje faktury co najmniej 30 dni po terminie i od 100 zł, a prowizję płacisz tylko od odzyskanych pieniędzy. Pomoc Handlu tych progów nie podaje.

FK tej funkcji nie ma, a pomoc żadnego z programów nie wspomina o BIG InfoMonitor ani o ERIF. Warunki wpisu do rejestrów opisaliśmy w tekście o wpisie do KRD i BIG.

Cztery rzeczy, które w Symfonii zostają po stronie zespołu

• Różne ścieżki dla różnych klientów. Pomoc nie opisuje filtrowania profilu powiadomień po kontrahencie, grupie ani kwocie, więc stały klient i nowy odbiorca podlegają tym samym profilom, a wyjątki odznaczasz ręcznie przed wysyłką.
• Wersje językowe. Profil powiadomień ma jeden szablon, a monity i noty nie mają gotowej wersji angielskiej (ma ją na przykład walutowe potwierdzenie sald), więc obcojęzyczny wzór trzeba przygotować samemu.
• Odpowiedzi klientów. Pomoc nie opisuje zapisywania odpowiedzi ani wstrzymywania wiadomości po obietnicy zapłaty. Czynność w kalendarzu dodajesz ręcznie.
• Waluty. Noty odsetkowe, import wyciągów i rozliczenia masowe działają tylko w złotych.

Przy kilkudziesięciu klientach, którzy płacą w złotych i zwykle w terminie, to rozsądny zestaw. Gdy faktur są setki, część klientów płaci w euro, a odpowiedzi trzeba obsłużyć, ręcznej pracy szybko przybywa.

Jak Sunbay współpracuje z Symfonią

Symfonia zostaje źródłem faktur i księgowań, a proces należności prowadzi Sunbay, czyli platforma do zarządzania należnościami. Sunbay łączy się z Symfonią i pobiera faktury, dane klientów oraz informacje o wpłatach. Na tej podstawie prowadzi osobne ścieżki dla różnych grup klientów, z e-mailami i SMS-ami w języku klienta, notami odsetkowymi i wezwaniami do zapłaty. Obietnica zapłaty wstrzymuje przypomnienia do ustalonej daty, reklamacja trafia jako zadanie do opiekuna klienta, a gdy wpłata zostanie zaksięgowana, sprawa zamyka się sama. Szczegóły znajdziesz na stronie integracji z ERP i CRM.

W tej samej serii opisaliśmy windykację w Comarch ERP Optima, w enova365 i w programach do fakturowania.

Najczęstsze pytania

Czy Symfonia ma moduł windykacji?

Ma kilka funkcji, które razem tworzą windykację. Finanse i Księgowość prowadzi rozrachunki, monity, noty odsetkowe i potwierdzenia sald, moduł powiadomień wysyła e-maile o płatnościach, a Handel pozwala zlecić windykację z wpisem do KRD przez serwis Symfonia eBiuro.

Jak wysłać monit z Symfonii?

Monit drukujesz z okna rozrachunków (Operacje, Monity), pojedynczo albo zbiorczo, z odsetkami lub bez. E-mailem wysyłasz powiadomienia o płatnościach, które ustawia się w profilach z liczbą dni po terminie.

Czy Symfonia wysyła przypomnienia o płatności automatycznie?

Pomoc w wersji 2026.4 opisuje wysyłkę powiadomień przyciskiem z okna „Powiadomienia do wysłania”, które zbiera wiadomości na dany dzień. Wysyłkę bez udziału użytkownika warto sprawdzić na demo swojej wersji.

Czy Symfonia dopisze dłużnika do KRD?

Tak, ale tylko w Handlu, przez zlecenie windykacji w serwisie Symfonia eBiuro. Przy zleceniu zaznaczasz dopisanie dłużnika do Krajowego Rejestru Długów, a statusy spraw widać w kartotece „Windykacja”.

Jak połączyć Symfonię z Sunbay?

Sunbay integruje się z Symfonią i pobiera z niej faktury, dane klientów i informacje o wpłatach. Na prezentacji sprawdzamy, z których programów Symfonii korzystasz, i ustalamy sposób połączenia, a na start wystarczy plik CSV.