Windykacja w enova365. Wezwania, noty odsetkowe i moduł Windykacja

W systemie enova365 należnościami zajmuje się Ewidencja Środków Pieniężnych (w skrócie EŚP), czyli moduł, który prowadzi kasę, bank i rozrachunki. Ma on wezwania do zapłaty i noty odsetkowe, a procedury windykacyjne dokłada osobny moduł Windykacja. Automatyczną wysyłkę wiadomości zapewniają kolejne dodatki, więc to, co program zrobi sam, zależy od wersji i wykupionych modułów.

Opis opieramy na stronach modułów enova365, tabelach różnic między wersjami z maja 2026 r., opisach zmian w kolejnych wydaniach programu i podręczniku modułu EŚP. Tam, gdzie producent czegoś nie opisuje, piszemy to wprost, bo takie rzeczy najlepiej sprawdzić u partnera wdrożeniowego.

Wersja programu decyduje o tym, co dostaniesz

Wezwania do zapłaty i noty odsetkowe ma każda z trzech wersji, czyli Srebro, Złoto i Platyna. Osobny moduł Windykacja, który prowadzi sprawy według procedur, działa dopiero w Złocie i Platynie. Tak wynika z tabel różnic, które producent publikuje dla Księgowości i Windykacji.

Osobno kupuje się moduły SMS, E-mail i Elektroniczne Wyciągi Bankowe, a dodatek Harmonogram Zadań wymaga konfiguracji. Według bloga producenta z 2023 r. zadania w sprawach, takie jak generowanie wezwań i not albo automatyczny SMS czy e-mail, wymagają oprócz Windykacji także modułu CRM. Elementy Workflow potrzebne do windykacji są bezpłatne.

Rozrachunki i raporty pokażą, kto zalega

Listy „Rozrachunki wg dokumentów” i „Rozrachunki wg kontrahentów” pokazują nierozliczone faktury, a zestawienie „Zobowiązania i należności” zbiera je w jednym miejscu. Kontrola rozrachunków analizuje nierozliczone pozycje według kwot, przeterminowania i sposobów zapłaty. W programie są też raporty struktury wiekowej dokumentów i zaległości kontrahentów, a moduł Handel pilnuje limitu kredytowego klienta. Jak czytać raport wiekowania i jakie przedziały przyjąć, opisaliśmy w tekście o wiekowaniu należności.

Wezwania do zapłaty wystawisz wielu klientom naraz

Wezwania do zapłaty mają w EŚP osobną listę wśród dokumentów rozliczeniowych. Naliczasz je zbiorczo z listy „Rozrachunki wg dokumentów”, dla zaznaczonych faktur albo dla wszystkich dłużników. Przy naliczaniu możesz doliczyć koszt wezwania i zdecydować, czy wezwanie obejmie też faktury, których termin jeszcze nie minął. Na wezwaniu program wylicza również odsetki.

Wydruk z listy obejmuje wielu kontrahentów naraz, a po zaznaczeniu parametru „Rachunki wirtualne” każde wezwanie ma rachunek wirtualny danego klienta. Okno wydruku ma opcję „Wyślij email”, a od wersji 2412.2.2 program zapisuje status wysyłki wydruku, czyli „Wysłano e-mail” albo „Błąd wysyłania e-mail”. Producent pokazuje to na fakturze sprzedaży, więc przy wezwaniach warto to sprawdzić. Co powinno zawierać samo pismo, opisaliśmy w tekście o wezwaniu do zapłaty.

Noty odsetkowe mają aktualne stawki, ale nie rekompensatę

Noty odsetkowe naliczasz z tej samej listy rozrachunków, jako notę dla rozliczeń albo notę dla płatności. Program ma wbudowane stopy odsetek ustawowych, ustawowych za opóźnienie, maksymalnych, podatkowych i odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Stawki aktualizuje nowa wersja programu albo funkcja sprawdzania aktualnych wskaźników. Od 1 lipca 2026 r. program liczy odsetki handlowe według stawki 13,75%. Od wersji 2504.1.1 noty mogą zawierać też odsetki umowne. Uzgodnioną wartość wpisujesz ręcznie, za dzień albo za cały okres zwłoki, a domyślne ustawienia zapiszesz w warunkach płatności kontrahenta.

Rekompensaty 40, 70 albo 100 euro nie znaleźliśmy ani na stronach producenta, ani w opisach zmian od 2023 r. Przy naliczaniu wezwań jest tylko koszt wezwania, więc rekompensatę trzeba policzyć i doliczyć samodzielnie. Odsetki i rekompensatę dla wielu faktur naraz policzysz w kalkulatorze odsetek, a zasady wystawiania not opisaliśmy w przewodniku po nocie odsetkowej.

Moduł Windykacja prowadzi sprawy według procedur

W module Windykacja definiujesz procedury z kolejnymi etapami i prowadzisz równolegle sprawy według różnych ścieżek. Na etapach powstają wezwania i noty odsetkowe, a SMS-y i e-maile mogą wychodzić automatycznie. Sprawy można łączyć i dzielić, zmieniać windykatora i dodawać tytuły wykonawcze, a historia etapów pokazuje, co działo się w sprawie. Lista „Należności wg spraw” i zestawienia według etapów, windykatorów i kontrahentów pokazują stan wszystkich spraw.

Sprawę zakładasz z listy spraw albo z rozrachunków. Działa ona na standardowym procesie Workflow, a między etapami przechodzi się przyciskami. Zadania można przekazać wybranemu operatorowi. Blog producenta podaje przykłady przypomnień w ustalone dni przed terminem i po nim, ale nie opisuje, jak ustawić w module progi, które same przenosiłyby sprawę dalej. Jeden z partnerów wdrożeniowych opisał jednak w 2025 r. wdrożenie, w którym system sam zakłada sprawy, wysyła e-maile w ustalone dni po terminie i zamyka sprawy po zapłacie. Taka automatyzacja jest więc możliwa, tylko trzeba ją zbudować razem z partnerem.

Harmonogram Zadań wyśle powiadomienia bez klikania

Poza modułem Windykacja automatyczną wysyłkę daje Harmonogram Zadań, czyli dodatek, który uruchamia czynności o zadanej porze albo po zdarzeniu. Producent wymienia wśród nich automatyczną wysyłkę powiadomień do dłużników. Moduł SMS wysyła wiadomości ręcznie albo przez Harmonogram, na przykład o zbliżającym się terminie płatności i o zaległej fakturze. Producent nie pisze, czy Harmonogram bez modułu Windykacja tworzy też dokumenty wezwań, więc to warto sprawdzić na demo.

Wpłaty rozliczy moduł Elektroniczne Wyciągi Bankowe

Moduł Elektroniczne Wyciągi Bankowe importuje wyciągi z pliku albo z katalogu, rozpoznaje kontrahenta po numerze rachunku i sam paruje wpłaty z należnościami, także według numerów dokumentów. Przez usługi sieciowe enova365 łączy się z dziewięcioma bankami, między innymi z PKO BP, Pekao, ING i mBankiem, i pobiera z nich operacje, wyciągi i salda. Ewidencja bankowa obsługuje też rachunki wirtualne.

Dla windykacji to ważne, bo wezwanie może dostać każda należność, która w programie wciąż jest otwarta. Jeśli wpłata nie znajdzie pary, klient, który już zapłacił, może dostać kolejne pismo.

Czego enova365 nie zrobi za zespół

Część ograniczeń wynika wprost z materiałów producenta, a część z tego, czego w nich nie ma. Te drugie warto sprawdzić z partnerem przed wdrożeniem.

• Odpowiedzi klientów. Moduł E-mail odbiera pocztę, ale nie znaleźliśmy mechanizmu, który rozpoznaje obietnicę zapłaty albo reklamację i zmienia etap sprawy. Robi to windykator.
• Przejścia między etapami. Etapy zmienia się przyciskami, więc bez dodatkowej konfiguracji robi to człowiek.
• Ścieżki dla różnych klientów. Nie znaleźliśmy automatycznego doboru procedury według typu klienta.
• Wersje językowe. Wydruki mają pole języka raportu, ale gotowych wzorów wezwań i not w innych językach nie znaleźliśmy. Wielojęzyczne szablony przypomnień oferuje jako własny dodatek jeden z partnerów.
• Rejestry dłużników. Integracji z KRD, BIG InfoMonitor ani ERIF nie ma na stronach modułów ani w opisach zmian od 2023 r.

Przy kilkudziesięciu podobnych klientach wezwania i noty z EŚP spokojnie wystarczą. Gdy faktur są setki, klienci potrzebują różnych ścieżek, a na wiadomości odpowiadają, potrzebny jest moduł Windykacja z CRM i Harmonogramem albo osobny system. Obsługa odpowiedzi i tak zostaje wtedy po stronie zespołu.

Jak Sunbay współpracuje z enova365

System enova365 zostaje źródłem faktur i księgowań, a proces należności prowadzi Sunbay, czyli platforma do zarządzania należnościami. Sunbay łączy się z enova365 i pobiera faktury, dane klientów oraz informacje o wpłatach. Na tej podstawie prowadzi osobne ścieżki dla różnych grup klientów, z e-mailami i SMS-ami w języku klienta, notami odsetkowymi i wezwaniami do zapłaty. Obietnica zapłaty wstrzymuje przypomnienia do ustalonej daty, reklamacja trafia jako zadanie do opiekuna klienta, a gdy wpłata zostanie zaksięgowana, sprawa zamyka się sama. Szczegóły znajdziesz na stronie integracji z ERP i CRM.

W tej samej serii opisaliśmy windykację w Comarch ERP Optima, w Symfonii i w programach do fakturowania.

Najczęstsze pytania

Czy enova365 ma moduł windykacji?

Tak. Osobny moduł Windykacja z procedurami i sprawami działa w wersjach Złoto i Platyna. Wezwania do zapłaty i noty odsetkowe ma już wersja Srebro, w module Ewidencja Środków Pieniężnych.

Jak wysłać wezwanie do zapłaty z enova365?

Wezwania naliczasz zbiorczo z listy „Rozrachunki wg dokumentów”, a potem drukujesz je dla wielu kontrahentów naraz. Okno wydruku ma opcję „Wyślij email”, a od wersji 2412.2.2 program zapisuje status wysyłki wydruków.

Czy enova365 wysyła przypomnienia o płatności automatycznie?

Tak, ale wymaga to dodatków. Automatyczną wysyłkę powiadomień daje Harmonogram Zadań, a w module Windykacja SMS-y i e-maile mogą wychodzić na kolejnych etapach sprawy. Według producenta zadania w sprawach wymagają też modułu CRM.

Czy enova365 nalicza rekompensatę 40 euro?

Nie znaleźliśmy tej funkcji w materiałach producenta. Przy naliczaniu wezwań jest koszt wezwania, a rekompensatę 40, 70 albo 100 euro trzeba policzyć samodzielnie, na przykład w kalkulatorze odsetek.

Jak połączyć enova365 z Sunbay?

Sunbay integruje się z enova365 i pobiera z niej faktury, dane klientów i informacje o wpłatach. Na prezentacji sprawdzamy, jaką masz wersję i jakie moduły, i ustalamy sposób połączenia, a na start wystarczy plik CSV z fakturami.