Windykacja w Comarch ERP Optima. Co program zrobi sam, a co zostaje zespołowi

Comarch ERP Optima to jeden z najczęściej używanych programów do sprzedaży i księgowości w polskich firmach, więc to w nim wiele zespołów finansowych pilnuje płatności. Program ma do tego sporo narzędzi, od listy przeterminowanych płatności po automat, który sam wysyła e-maile i SMS-y. Funkcje są jednak rozrzucone po kilku modułach, a część wymaga dodatkowej licencji, dlatego wiele firm korzysta tylko z ich fragmentu.

Poniżej opisujemy, co Optima robi w wersji z 2026 r., jak ustawić automat windykacji i gdzie zaczyna się praca, której program nie wykona. Opieramy się na dokumentacji Comarch, a tam, gdzie dokumentacja czegoś nie opisuje, piszemy to wprost.

Należności w Optimie są w module Kasa/Bank

Podstawą jest moduł Kasa/Bank. Każda faktura z odroczonym terminem tworzy zdarzenie w preliminarzu płatności, czyli na liście wszystkich spodziewanych wpłat i wypłat. Preliminarz ma filtr „Tylko przeterminowane”, który liczy opóźnienie według terminu płatności albo według daty realizacji. Lista dokumentów nierozliczonych na zakładce „Na dzień” pokazuje stan na wybrany dzień i liczbę dni po terminie, a filtr „Poza windykacją” na zakładce „Ogólne” wyłapuje płatności, których nie obejmuje już żaden etap windykacji.

Raport wiekowania nazywa się w Optimie „Struktura wiekowa” i znajdziesz go wśród wydruków listy dokumentów nierozliczonych w module Kasa/Bank. W tym samym module są ponaglenia zapłaty, noty odsetkowe i potwierdzenia salda. Firmy z pełną księgowością mają ich odpowiedniki w Księdze Handlowej, liczone na kontach rozrachunkowych. Jak czytać taki raport i jakie przedziały przyjąć, opisaliśmy w tekście o wiekowaniu należności.

Ponaglenia i noty odsetkowe wystawisz ręcznie albo seryjnie

Ponaglenie zapłaty to pismo do klienta, który nie zapłacił w terminie. W Optimie tworzysz je pojedynczo w menu Kasa/Bank albo seryjnie z listy kontrahentów, z odsetkami albo bez. Do ponaglenia można doliczyć koszty dodatkowe, a program utworzy w preliminarzu płatność za te koszty i odsetki. Tytuł wydruku wybierasz spośród trzech wariantów (ponaglenie, wezwanie albo upomnienie), ale to wciąż ten sam dokument.

Nota odsetkowa dotyczy faktury zapłaconej po terminie, także częściowo. Optima liczy odsetki ustawowe, odsetki w transakcjach handlowych, odsetki podatkowe albo indywidualne, a domyślny rodzaj zależy od tego, czy kontrahent jest osobą fizyczną, czy firmą. Stawki Comarch aktualizuje w kolejnych wersjach programu, a noty można generować seryjnie. W Księdze Handlowej da się też ustawić próg, poniżej którego nota w ogóle nie powstaje.

Słabszym punktem jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności, czyli 40, 70 albo 100 euro od faktury. Dokumentacja Comarch jej nie opisuje, więc trzeba ją samodzielnie przeliczyć na złote i dopisać na przykład jako koszt dodatkowy ponaglenia. Przy kilkuset fakturach miesięcznie łatwo przy tym o pomyłkę, dlatego wynik warto sprawdzić w kalkulatorze odsetek, który liczy odsetki i rekompensatę dla wielu faktur naraz. Kiedy notę wystawić i co musi zawierać, opisaliśmy w przewodniku po nocie odsetkowej.

Automat windykacji działa dopiero z modułem CRM Plus

Automatyczną windykację Optima opiera na schematach windykacji, które są częścią modułu CRM Plus. Bez niego ponaglenia wystawiasz ręcznie. Schemat to lista etapów, a każdy etap ma typ i termin liczony w dniach od terminu płatności. Do wyboru są e-mail, SMS, ponaglenie zapłaty, zadanie albo kontakt w CRM i blokada sprzedaży. Zero oznacza dzień terminu, liczba ujemna oznacza dni przed nim, a ponaglenie może wyjść najwcześniej dzień po terminie.

Etap e-mail korzysta z szablonu z makrami, na przykład z zestawieniem dokumentów nierozliczonych po terminie, i może połączyć w jednej wiadomości płatności z tym samym terminem. SMS wychodzi osobno dla każdej płatności, z puli kupowanej w pakietach. Zadanie w CRM trafia do opiekuna kontrahenta albo do wskazanego operatora. Blokadę sprzedaży automat zdejmuje sam po rozliczeniu płatności, ale tylko wtedy, gdy sam ją założył.

Automat uruchamia Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych o godzinach ustawionych w konfiguracji i obejmuje tylko płatności, które mają przypisany schemat. Każda akcja trafia do historii zdarzeń windykacji z informacją, czy wykonał ją automat, czy człowiek. Wybrane etapy da się też uruchomić ręcznie, przez windykację na żądanie z poziomu preliminarza.

Pięć kroków, żeby automat działał bez niespodzianek

1. Sprawdź licencje. Potrzebujesz modułu Kasa/Bank i CRM Plus, a do SMS-ów wykupionej puli wiadomości.
2. Przygotuj szablony. Etap ma jeden szablon e-maila i jeden wzór wydruku, więc dla klientów zagranicznych potrzebujesz osobnego schematu z treścią w ich języku.
3. Zbuduj schematy dla grup klientów. Osobny schemat dla stałych odbiorców, osobny dla nowych klientów i dla tych, którzy spóźniają się regularnie. Seryjnie przypiszesz je funkcją „Zmień schemat windykacji”.
4. Importuj wyciągi przed godziną pracy automatu. Według dokumentacji import uruchamia użytkownik, a lista zadań Serwisu Operacji Automatycznych go nie obejmuje. Wpłata, której nikt nie zaimportował, nie zatrzyma ponaglenia.
5. Co tydzień zaglądaj do historii zdarzeń i filtra „Poza windykacją”. Zobaczysz tam, co i kiedy wyszło do klientów, oraz płatności, które wypadły z procesu. Po odtworzeniu kopii bazy zaznacz ponownie opcję „Automatyczna windykacja należności”, bo w kopii bezpieczeństwa jest ona odznaczona.

Wpłaty pojawiają się w Optimie dopiero po imporcie wyciągu

Optima importuje wyciągi w formacie MT940 i w plikach CSV, a od wersji 2026.0.1 także w formacie CAMT.053 dla wszystkich banków (wcześniej tylko dla Citi Handlowy). Z dziewięcioma bankami, między innymi z PKO BP, Pekao, ING i mBankiem, łączy się przez usługę sieciową, bez ręcznego pobierania plików. Przy imporcie wybierasz sposób rozliczania, na przykład według identyfikatora, według kontrahenta i kwoty albo według kwoty i opisu przelewu. Kontrahenta program rozpoznaje po akronimie albo po numerze rachunku z jego karty, a wpłata bez pary zostaje nierozliczona i czeka na człowieka.

Dla automatu to ważne, bo ponaglenie dostaje każda płatność, która w Optimie wciąż jest otwarta. Optima potrafi rozliczyć zbiorczy przelew kolejno od najstarszych płatności kontrahenta, ale jeśli wpłata nie znajdzie pary, klient dostanie przypomnienie mimo zapłaty.

Czego Optima nie zrobi za zespół

Schemat windykacji to stała lista etapów z liczbą dni od terminu. Poza progami kwot w konfiguracji, takimi jak pomijanie należności poniżej ustalonej kwoty, dokumentacja nie opisuje warunków ani rozgałęzień, więc każda inna ścieżka wymaga osobnego schematu. Do tego dochodzi kilka rzeczy, które zostają po stronie ludzi.

• Odpowiedzi klientów. Optima nie rozpoznaje obietnicy zapłaty ani reklamacji. Żeby zatrzymać kolejne etapy, ktoś musi przeczytać wiadomość i usunąć schemat z płatności.
• Rozmowy. Automat utworzy zadanie dla opiekuna klienta, ale telefon i zapis jego wyniku są pracą człowieka.
• Noty odsetkowe. Nie da się ich dodać jako etapu schematu, więc wystawiasz je osobno.
• Rejestry dłużników. Optima jednorazowo sprawdzi kontrahentów w KRD, a z kontem KRD powiadomi o zmianie ich zadłużenia, ale dokumentacja nie opisuje dopisania dłużnika do rejestru. Przekazywanie faktur do windykacji przez Comarch Apfino zniknęło z programu w wersji 2025.5.1.
• Informacja o doręczeniu. Historia windykacji nie pokazuje, czy e-mail dotarł do klienta ani czy ktoś go otworzył.

Przy kilkudziesięciu podobnych klientach automat Optimy sprawdza się dobrze. Przy setkach faktur, kilku grupach klientów i odpowiedziach, które trzeba obsłużyć, większość pracy wciąż wykonuje zespół, a ustalenia z klientami zostają w skrzynkach poszczególnych osób.

Jak Sunbay współpracuje z Optimą

Optima zostaje źródłem faktur i księgowań, a proces należności prowadzi Sunbay, czyli platforma do zarządzania należnościami. Sunbay łączy się z Comarch ERP Optima i pobiera faktury, dane klientów oraz informacje o wpłatach. Na tej podstawie prowadzi osobne ścieżki dla różnych grup klientów, z e-mailami i SMS-ami w języku klienta, notami odsetkowymi i wezwaniami do zapłaty. Obietnica zapłaty wstrzymuje przypomnienia do ustalonej daty, reklamacja trafia jako zadanie do opiekuna klienta, a gdy wpłata zostanie zaksięgowana w Optimie, sprawa zamyka się sama. Systemy, z którymi się łączymy, znajdziesz na stronie integracji z ERP i CRM.

W tej samej serii opisaliśmy windykację w Symfonii, w enova365 i w programach do fakturowania.

Najczęstsze pytania

Czy Comarch ERP Optima ma moduł windykacji?

Tak, choć funkcje są w dwóch miejscach. Ponaglenia zapłaty, noty odsetkowe i potwierdzenia salda są w module Kasa/Bank, a schematy windykacji, które same wysyłają e-maile i SMS-y, wymagają modułu CRM Plus.

Jak wysłać ponaglenie zapłaty z Optimy?

Ponaglenie tworzysz w menu Kasa/Bank pojedynczo albo seryjnie z listy kontrahentów, z odsetkami i kosztami dodatkowymi. Z modułem CRM Plus ponaglenie może być etapem schematu windykacji, który wysyła wydruk e-mailem automatycznie albo na żądanie.

Czy Optima sama wysyła przypomnienia o płatności?

Tak, jeśli masz moduł CRM Plus i ustawiony schemat windykacji. Serwis Operacji Automatycznych wykonuje wtedy etapy o ustalonych godzinach, ale tylko dla płatności, którym przypisano schemat.

Czy Optima nalicza rekompensatę 40 euro?

Dokumentacja Comarch tego nie opisuje. Rekompensatę można dopisać jako koszt dodatkowy ponaglenia i samodzielnie przeliczyć na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna.

Jak połączyć Comarch ERP Optima z Sunbay?

Sunbay integruje się z Comarch ERP Optima i pobiera z niej faktury, dane klientów i informacje o wpłatach. Na prezentacji sprawdzamy, jaką wersję i jakie moduły Optimy masz, i ustalamy sposób połączenia, a jeśli chcesz zacząć od razu, wystarczy plik CSV z fakturami.