Ile kosztuje ręczna windykacja w dziale finansów

Na koszt ręcznej windykacji składa się więcej niż czas osoby, która wysyła przypomnienia. W Open Loyalty pilnowanie nawet 12 zaległych faktur zajmowało do godziny dziennie, a suche wiadomości klienci brali za spam. Dziś przypomnienia wysyła Sunbay, zespół nie spędza już na nich czasu, a liczba zaległych faktur spadła do jednej lub dwóch. Szczegóły opisaliśmy w historii Open Loyalty, a zespół finansów opowiadał o tym na webinarze. Poniżej rozpisujemy, z czego składa się ten koszt i jak go policzyć we własnej firmie.

Do godziny dziennie na pracę, której nikt nie widzi

Pierwszy koszt to czas, i to każdego dnia. W Open Loyalty przypomnienia zajmowały od 30 do 60 minut dziennie, a wysyłała je osoba, która miała też inne obowiązki. Natalia Pyszyńska prowadziła wcześniej windykację ręcznie w innych firmach, więc do automatyzacji podeszła z rezerwą.

„W poprzednich firmach sama zajmowałam się windykacją. Kiedy dołączyłam, naprawdę zastanawiałam się, czy automatyzacja ma sens.”
Natalia Pyszyńska, FinOps w Open Loyalty

Część tego czasu idzie na sprawdzanie, i słusznie. Wystarczy wysłać przypomnienie do niewłaściwego klienta, żeby zamiast wpłaty mieć kłopot wizerunkowy. Im więcej faktur, tym łatwiej o pomyłkę, a każdą trzeba potem odkręcać. Godzina dziennie na zadanie, które nie wymaga decyzji, to godzina mniej na analizę, raportowanie i rozmowy z klientami.

Suche przypomnienia, które klient bierze za spam

Drugi koszt trudniej zauważyć. Krótka, sucha wiadomość często w ogóle nie zwraca uwagi klienta, więc faktura zostaje nieopłacona, choć nikt jej nie zakwestionował. Martyna opowiadała, że typowy komunikat brzmiał w stylu „hej, tu jest twoja faktura, zapłać”, a wielu klientów w ogóle na niego nie reagowało, bo brali go za spam.

„To wygląda jak phishing, a nie faktura od Open Loyalty. Skoro jesteśmy tacy mili na rozmowach, to nie wysłalibyśmy czegoś takiego.”
Martyna Chybińska, starsza specjalistka ds. finansów w Open Loyalty

Wiadomość, która ginie w skrzynce, nie odzyskuje pieniędzy, więc suchy ton odbija się bezpośrednio na wpływach. Jak pisać przypomnienia, które nie psują relacji, opisujemy w tekście o windykacji polubownej.

Proces, którego nikt nie zmieniał od lat

Trzeci koszt wynika z przyzwyczajenia. W wielu firmach windykacja wygląda tak samo od lat, bo nikt nie miał czasu się nią zająć. Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay, nazywa to długiem operacyjnym.

„To jest taki dług operacyjny. Ktoś kiedyś napisał jednego maila, firma jedzie na tym rok, drugi, trzeci, aż proces robi się za słaby.”
Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay

Skuteczne przypominanie o fakturach wymaga wiedzy, której wiele firm nie ma, na przykład kiedy wysłać pierwszą wiadomość, do kogo ją zaadresować i co napisać w kolejnej. Bez tego zespół wkłada w windykację dużo pracy, a efekty i tak są słabe. Gdy raz ustalisz te zasady dla każdej grupy klientów, wysyłkę może prowadzić program, który przejmuje powtarzalne kroki.

Co zmienia automatyzacja

Po automatyzacji sprawdzanie zestawień, pilnowanie terminów i wysyłka przypomnień odbywają się bez udziału zespołu. W Open Loyalty czas poświęcany na przypomnienia spadł z godziny dziennie do zera. Natalia podsumowała to tak.

„Patrząc na to, ile czasu to zaoszczędziło i na jaką pracę ten czas teraz idzie, to jest jak dzień do nocy. Naprawdę warto to delegować.”
Natalia Pyszyńska, FinOps w Open Loyalty

W małych firmach ma to jeszcze większe znaczenie. Jak mówiła Natalia, nie ma w nich kilkunastoosobowych działów finansowych, więc każda odzyskana godzina idzie na projekty, na które wcześniej brakowało czasu. Jak zespół Open Loyalty podszedł do automatyzacji, opisaliśmy w tekście o automatyzacji w finansach. O tym, jak wygląda to w Sunbay, piszemy na stronie o odciążeniu zespołu finansów od ręcznej pracy.

Przy okazji porządkujesz dane

Automatyzacja wymaga uporządkowania danych o fakturach, terminach i kontaktach do klientów, co i tak trzeba kiedyś zrobić. W Open Loyalty dane pochodziły z dwóch systemów księgowych i trzeba je było połączyć. Nie warto więc czekać, aż dane będą idealne, bo porządkuje się je właśnie przy wdrożeniu.

Policz swój koszt ręcznej windykacji

Koszt możesz oszacować w trzech krokach.

Krok pierwszy, czas. Pomnóż dzienny czas na windykację przez stawkę godzinową osoby, która się nią zajmuje, i przez liczbę dni roboczych. Na przykład godzina dziennie przy stawce 80 zł i 250 dniach roboczych to 20 000 zł rocznie samego czasu.

Krok drugi, błędy i opóźnienia. Dolicz czas na poprawianie pomyłek i koszt pieniędzy, które przez opóźnienia klientów wpływają później, niż powinny. Tu trudno o jedną liczbę, bo zależy ona od kwot faktur i długości opóźnień. Ile dni średnio czekasz na pieniądze, pokaże wskaźnik rotacji należności (DSO).

Krok trzeci, porównanie. Zestaw tę sumę z kosztem narzędzia, które przejmie powtarzalną część pracy. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie automatyzacja zwykle kosztuje mniej niż sam czas zespołu, a do tego dochodzą mniejsza liczba zaległych faktur i stabilniejsze wpływy. Na co patrzeć przy wyborze, opisujemy w tekście o tym, jak wybrać program do windykacji.

Jak wygląda to w Sunbay

Sunbay zbiera wszystkie faktury w jednym widoku i prowadzi z niego całą windykację. Przypomnienia wychodzą automatycznie e-mailem i SMS-em, w tonie twojej firmy i z twojej domeny, więc klienci nie biorą ich za spam. Zamiast codziennie sprawdzać zestawienia, zespół raz ustawia przypomnienia o płatności i zajmuje się tylko wyjątkami. Dane są w jednym systemie, więc raport dla zarządu przygotujesz w analityce. Sunbay łączy się z systemami księgowymi i ERP, z których pobiera faktury.

Najczęstsze pytania

Ile czasu zajmuje ręczna windykacja?

W Open Loyalty samo sprawdzanie i wysyłanie przypomnień zajmowało od 30 do 60 minut dziennie, obok innych obowiązków. Do tego dochodzi czas na poprawianie pomyłek. Po automatyzacji zespół praktycznie przestał poświęcać na to czas.

Dlaczego maile z przypomnieniem trafiają do spamu?

Krótkie, suche i bezosobowe wiadomości przypominają próby phishingu, więc klienci je ignorują albo im nie ufają. Wiadomość napisana tonem firmy i wysłana z jej domeny budzi zaufanie.

Czy automatyzację windykacji trudno wdrożyć?

Najwięcej pracy wymaga uporządkowanie danych i ustalenie tonu wiadomości. W Open Loyalty zespół połączył dane z dwóch systemów księgowych, a przez pierwszy tydzień sprawdzał każdą wiadomość przed wysyłką. Potem nie było to już potrzebne.

Co zyskuje dział finansów dzięki automatyzacji windykacji?

Mniej ręcznej pracy, mniej pomyłek i przypomnienia, które wychodzą regularnie, także w tygodniach, gdy nikt nie ma na nie czasu. Zespół może zająć się analizą, raportowaniem i rozmowami z klientami, które wymagają decyzji.

Policz, ile odzyskasz

Liczby i cytaty w tym tekście pochodzą z historii Open Loyalty i z webinaru z zespołem finansów Open Loyalty. Jeśli twój zespół traci czas na ręczne przypomnienia, umów prezentację Sunbay.