Ile naprawdę kosztuje ręczna windykacja w dziale finansów

Ręczna windykacja kosztuje więcej, niż widać w arkuszu. W Open Loyalty ściganie nawet 12 zaległych faktur zabierało do godziny dziennie, a mimo to suche wiadomości lądowały w spamie i zdarzały się pomyłki. Po wdrożeniu Sunbay ten dzienny czas zszedł do zera, a liczba przeterminowanych faktur spadła do 1 lub 2. Całą historię opisali w studium przypadku Sunbay oraz na wspólnym webinarze. Poniżej jest rozliczenie prawdziwego kosztu ręcznej windykacji.

Do godziny dziennie na pracę, której nikt nie widzi

Pierwszy koszt to czas, i to każdego dnia. W Open Loyalty windykacja zajmowała od 30 do 60 minut dziennie, a robiła to osoba, która miała też inne obowiązki. Natalia Pyszyńska wcześniej prowadziła windykację ręcznie w innych firmach, więc do automatyzacji podeszła z rezerwą.

„W poprzednich firmach sama zajmowałam się windykacją. Kiedy dołączyłam, naprawdę zastanawiałam się, czy automatyzacja ma sens."

Natalia Pyszyńska, FinOps, Open Loyalty

Sama weryfikacja nie jest przesadną ostrożnością. Wystarczy wysłać fakturę do niewłaściwego klienta i zamiast przypomnienia masz problem wizerunkowy. Przy dużej liczbie faktur ryzyko pomyłki rośnie, a każda pomyłka kosztuje kolejny czas na jej odkręcanie. Godzina dziennie na zadanie, które nie wymaga decyzji, to czas, którego dział finansów nie poświęca na analizę, raportowanie czy relację z klientem.

Suche przypomnienia, które klient bierze za spam

Drugi koszt jest mniej oczywisty. Suche wiadomości często w ogóle nie docierają do świadomości klienta, więc faktura zostaje nieopłacona, choć nikt jej nie zakwestionował. Jak opisała Martyna, typowy komunikat brzmiał w stylu „hej, tu jest twoja faktura, zapłać", a efekt był taki, że wielu klientów nie reagowało, bo brali go za spam.

„To wygląda jak phishing, a nie faktura od Open Loyalty. Skoro jesteśmy tacy mili na rozmowach, to nie wysłalibyśmy czegoś takiego."

Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty

Wiadomość, która ginie w skrzynce, nie odzyskuje pieniędzy, więc suchy ton uderza prosto w cash flow. Jak naprawić ten ton, nie tracąc przy tym relacji, rozkładamy w osobnym tekście o windykacji polubownej.

Dług operacyjny, czyli proces sprzed lat

Trzeci koszt jest ukryty najgłębiej. Większość firm prowadzi windykację według procesu, który powstał dawno temu i nigdy nie został przemyślany na nowo. Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay, nazwał to wprost.

„To jest taki dług operacyjny. Ktoś kiedyś napisał jednego maila, firma jedzie na tym rok, drugi, trzeci, aż proces robi się za słaby."

Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay

Problem w tym, że skuteczne przypominanie o fakturach wcale nie jest oczywiste. Jak zauważył Dawid, nie każda firma wie, jak skutecznie przypominać o fakturach. W efekcie zespół wkłada w windykację dużo pracy, a wynik i tak jest słaby, bo sam proces jest przestarzały.

Co zmienia automatyzacja

Automatyzacja zdejmuje z zespołu czas i błędy naraz. Powtarzalna część, czyli sprawdzanie zestawień, pilnowanie terminów i wysyłka przypomnień, dzieje się sama, a ludzie odzyskują przestrzeń na pracę, która wymaga myślenia. W Open Loyalty dzienny czas na windykację zszedł do zera, a efekt swojej skali Natalia podsumowała jednym zdaniem.

„Patrząc na to, ile czasu to zaoszczędziło i na jaką pracę ten czas jest teraz przeznaczany, to jest jak dzień do nocy. Naprawdę warto to delegować."

Natalia Pyszyńska, FinOps, Open Loyalty

W mniejszych zespołach finansowych ten argument jest jeszcze mocniejszy. W małych firmach nie ma kilkunastoosobowych działów finansowych, więc każda odzyskana godzina to godzina na coś, czego wcześniej nie było jak ruszyć. To samo myślenie stoi za szerszą automatyzacją w finansach. Sunbay traktuje to jako osobny cel, czyli uwolnienie zespołu finansowego od ręcznej pracy.

Automatyzacja to też dobry moment, żeby uporządkować dane

Wdrożenie automatycznej windykacji ma jeszcze jeden efekt uboczny, tym razem korzystny. Zmusza firmę do uporządkowania danych o fakturach, co i tak prędzej czy później trzeba zrobić. W Open Loyalty dane pochodziły z dwóch źródeł księgowych, które trzeba było poskładać w jedną całość. Dlatego moment, w którym firma czuje, że jeszcze nie jest gotowa na automatyzację, jest zwykle najlepszym momentem, żeby ją wdrożyć. Porządkujesz dane i ustawiasz proces przy okazji.

Policz swój koszt ręcznej windykacji

Możesz oszacować swój koszt w trzech krokach.

Krok pierwszy, czas. Pomnóż dzienny czas na windykację przez stawkę godzinową osoby, która to robi, i przez liczbę dni roboczych. Przykład. Godzina dziennie razy stawka 80 zł razy 250 dni roboczych daje 20 000 zł rocznie samego czasu.

Krok drugi, koszt błędów i opóźnień. Dorzuć czas na poprawianie pomyłek oraz koszt pieniądza zamrożonego w fakturach, które spływają później, niż powinny. Tu nie ma jednej liczby, ale w skali roku to zwykle drugie tyle.

Krok trzeci, porównanie. Zestaw tę sumę z kosztem narzędzia, które przejmuje powtarzalną część. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie automat zwykle wychodzi taniej niż sam czas zespołu, zanim jeszcze policzysz mniej przeterminowanych faktur i lepszy cash flow.

Jak wygląda to w Sunbay

Sunbay zbiera wszystkie faktury w jednym miejscu i prowadzi z niego całą windykację. Przypomnienia idą automatycznie, wieloma kanałami, mailem, SMS i głosem, w Twoim tonie i z Twojej domeny, więc nie wyglądają na spam. Zamiast godziny dziennie na weryfikację, zespół ustawia przypomnienia o płatności raz i pilnuje wyjątków. Z tego samego miejsca łatwo wyciągnąć raport dla zarządu, bo dane są w jednym systemie i widać je w analityce. Sunbay łączy się z systemami księgowymi i ERP, a sam proces uruchamia się szybko, w Open Loyalty zajęło to tydzień.

Najczęstsze pytania

Ile czasu zajmuje ręczna windykacja

W Open Loyalty samo sprawdzanie i wysyłka przypomnień zajmowały od 30 do 60 minut dziennie, obok innych obowiązków. Do tego dochodzi czas na poprawianie pomyłek. Po automatyzacji ten czas wraca do zespołu i schodzi praktycznie do zera.

Dlaczego maile z przypomnieniem trafiają do spamu

Bo są krótkie, suche i bezosobowe, przez co przypominają próbę phishingu. Klienci je ignorują albo im nie ufają. Wiadomość napisana własnym tonem i wysłana z domeny firmy jest rozpoznawana jako autentyczna.

Czy automatyzacja windykacji jest trudna do wdrożenia

Nie musi być długa ani skomplikowana. Open Loyalty uruchomił cały proces w tydzień, łącząc dane z dwóch systemów księgowych, a kontrole każdej wiadomości były potrzebne tylko przez pierwszy tydzień.

Co zyskuje dział finansów dzięki automatyzacji windykacji

Czas, mniej błędów i lepszą skuteczność. Zespół przestaje ręcznie weryfikować zestawienia i może skupić się na analizie, raportowaniu i relacji z klientem, czyli na pracy, która faktycznie wpływa na biznes.

Policz, ile odzyskasz

Liczby i cytaty w tym artykule pochodzą ze studium przypadku Open Loyalty oraz z webinaru z Sunbay. Jeśli Twój zespół traci czas na ręczne przypomnienia, umów prezentację Sunbay.