Grzeczne przypomnienie o płatności. 12 wzorów

Grzeczne przypomnienie o płatności to krótki mail albo SMS, który informuje klienta o zbliżającym się lub minionym terminie i podaje wszystko, czego potrzebuje do przelewu, bez pretensji i bez gróźb. Poniżej znajdziesz 12 wzorów do skopiowania, od przypomnienia przed terminem, przez ponaglenie do zapłaty, po potwierdzenie rat, wersję po angielsku i dwa SMS-y. Kiedy wysyłać kolejne wiadomości i co musi się w nich znaleźć, wyjaśniamy w poradniku o tym, jak napisać przypomnienie o płatności.

Ton przypomnienia zależy od etapu

Wzory są napisane dla klientów firmowych. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata za koszty odzyskiwania należności nie dotyczą konsumentów, więc w wiadomościach do osób prywatnych usuń te zdania. W miejsca w nawiasach kwadratowych wstaw swoje dane, a do każdego maila dołącz fakturę w PDF.

Wszystkie wzory trzymają się jednej zasady, którą Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay, ujął tak.

„Nie chodzi o to, żeby dociskać klienta do ziemi. Chodzi o to, żeby na otwartych warunkach się przypominać, a dopiero potem windykować.”
Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay

Dziesięć wzorów maili z przypomnieniem o płatności

Najważniejszy jest pierwszy wzór, bo taka wiadomość wychodzi, zanim faktura stanie się problemem. Justyna Romanowska, która prowadzi windykację dla biznesu, szkoli zespoły i układa procesy w firmach (w sieci znana jako „Baba z Windykacji”), w rozmowie o windykacji B2B nie zostawiła tu pola do dyskusji.

„Każdy kontrahent przed terminem płatności takie przypomnienie musi otrzymać. Nie powinien. Musi.”
Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

Wzór 1. Uprzejme przypomnienie przed terminem płatności

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF w przelewie za fakturę z KSeF będzie obowiązkowy przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, więc dobrze, żeby klienci przyzwyczaili się do niego już teraz.

Wzór 2. Przypomnienie w dniu terminu

Wzór 3. Przypomnienie 3 dni po terminie

Wzór 4. Ponaglenie do zapłaty faktury 7 dni po terminie

Wzór 5. Ostatnie przypomnienie przed wezwaniem do zapłaty

Wzór 6. Potwierdzenie ustaleń po rozmowie telefonicznej

Mail po rozmowie zamienia ustną obietnicę w zapis, do którego obie strony mogą wrócić. Jeśli wpłata nie przyjdzie, kolejne przypomnienie odwołuje się do konkretnej daty, a nie do wrażenia z rozmowy.

Wzór 7. Potwierdzenie harmonogramu rat

Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego), a pisemne uznanie razem z wezwaniem do zapłaty pozwala w razie potrzeby wnieść o nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 485 § 1 pkt 3 KPC). Zasadę, że spóźniona rata stawia w stan wymagalności resztę długu, wpisz także do samego oświadczenia.

Wzór 8. Zestawienie sald dla stałego klienta z kilkoma fakturami

Jedno zestawienie zamiast kilku przypomnień szybciej wychwytuje różnice, na przykład wpłatę przypisaną do niewłaściwej faktury.

Wzór 9. Niepełna wpłata

Wzór 10. Przypomnienie po angielsku dla klienta z zagranicy

Klientowi z zagranicy zawsze podaj IBAN, kod SWIFT/BIC i walutę faktury, bo bez nich nie zleci przelewu.

Wersję w formie pisma, do wysłania pocztą albo w załączniku, pobierzesz w Wordzie i PDF.

Dwa wzory SMS z przypomnieniem o płatności

SMS dobrze działa jako uzupełnienie maila, w dniu terminu albo przy ponagleniu. Oba wzory są bez polskich znaków celowo. Jedna wiadomość mieści 160 znaków, ale już jedna polska litera zmienia kodowanie, limit spada do 70 znaków i SMS dzieli się na części.

Wzór 11. SMS przed terminem

Wzór 12. SMS po terminie

Czego unikać w przypomnieniach o płatności

Pretensji i ironii. Zwroty w stylu „po raz kolejny przypominamy” albo „liczymy, że tym razem” brzmią jak wyrzut i zniechęcają do odpowiedzi.

Gróźb bez pokrycia. Pisz tylko o krokach, które naprawdę zrobisz, i podawaj datę. Nie zapowiadaj wpisu do biura informacji gospodarczej w zwykłym przypomnieniu, bo żeby wpis był możliwy, ostrzeżenie musi się znaleźć w wezwaniu wysłanym listem poleconym, doręczonym do rąk własnych albo na adres do doręczeń elektronicznych (zwykłym mailem tylko wtedy, gdy przewiduje to umowa z firmą).

Przypomnień do klientów, którzy już zapłacili. Przed wysyłką sprawdź wyciąg, a w każdym mailu zostaw zdanie, że wiadomość jest nieaktualna, jeśli przelew już wyszedł.

Wysyłki do niewłaściwej osoby. Kupujący zwykle nie robi przelewów, więc zapytaj, kto u klienta odpowiada za płatności.

Wielkich liter i wykrzykników w temacie. „PILNE!!!” wygląda jak spam i źle świadczy o nadawcy.

Gdy przypomnienia nie działają, czas na wezwanie

Jeśli po dwóch tygodniach i telefonie nie ma wpłaty ani konkretnej daty, następnym krokiem jest wezwanie do zapłaty, a gdy i to nie pomaga, przedsądowe wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem i ostrzeżeniem o wpisie do biura informacji gospodarczej. Odsetki i rekompensatę dokumentuje nota odsetkowa, a kwotę odsetek policzysz w kalkulatorze odsetek. Cały proces, od przypomnienia po sąd, opisaliśmy w przewodniku po windykacji należności.

Wzory działają najlepiej, gdy wychodzą o czasie i nikt nie musi ich pilnować. W Sunbay ustawiasz je jako sekwencje dla różnych grup klientów, a system wysyła je e-mailem albo SMS-em, w tonie twojej firmy i z jej domeny. Gdy wpłata pojawi się w systemie księgowym, sekwencja się zatrzymuje, a gdy klient obieca zapłatę albo zgłosi reklamację, ścieżka zmienia się zgodnie z jego odpowiedzią. Zobacz, jak działa automatyzacja windykacji w Sunbay.

Najczęstsze pytania

Jak napisać przypomnienie o braku płatności?

Zacznij od faktów, czyli numeru faktury, kwoty i minionego terminu, i zapytaj, czy faktura dotarła. Dołącz ją w PDF razem z numerem rachunku i poproś o datę wpłaty. Pisz bez pretensji, bo opóźnienie często wynika z przeoczenia.

Jak napisać upomnienie o zapłatę?

Upomnienie, czyli ponaglenie do zapłaty, jest bardziej stanowcze niż przypomnienie. Podaj liczbę dni opóźnienia, poproś o przelew w konkretnym terminie albo o kontakt i przypomnij o odsetkach i rekompensacie, które w transakcjach handlowych należą się z ustawy.

Jak kulturalnie upomnieć się o pieniądze?

Pisz rzeczowo i zakładaj dobrą wolę klienta. Podaj wszystkie dane potrzebne do przelewu, zaproponuj rozmowę, jeśli płatność jest problemem, i podnoś ton stopniowo, od informacji przed terminem do jasnej zapowiedzi dalszych kroków po dwóch tygodniach.

Czym różni się ponaglenie do zapłaty od wezwania do zapłaty?

Ponaglenie to stanowczy mail albo SMS wysyłany zwykle tydzień po terminie, który ma skłonić klienta do przelewu albo rozmowy. Wezwanie do zapłaty to formalne pismo z ostatecznym terminem i zapowiedzią kroków prawnych, które może też otworzyć drogę do wpisu w biurze informacji gospodarczej.

Czy przypomnienie o płatności można wysłać SMS-em?

Tak. SMS dobrze sprawdza się w dniu terminu i przy ponagleniu jako uzupełnienie maila. Pisz go bez polskich znaków, żeby zmieścić się w 160 znakach, i dodaj link do faktury z danymi do przelewu.