Automatyzacja w finansach nie polega na zastąpieniu ludzi. Polega na zdjęciu z nich powtarzalnej pracy, żeby mieli czas na to, co realnie wpływa na biznes. Tak swój zespół opisały Martyna Chybińska i Natalia Pyszyńska z Open Loyalty, platformy SaaS do programów lojalnościowych z grywalizacją. Po wdrożeniu Sunbay ich windykacja przestała zajmować czas dziennie, a liczba przeterminowanych faktur spadła z nawet 12 do 1 lub 2. Całość opisali w studium przypadku Sunbay i na wspólnym webinarze. Poniżej jest to, od czego zaczyna automatyzację nowoczesny dział finansów.
Finanse jako funkcja technologiczna
W firmie technologicznej każdy dział zaczyna mieć charakter technologiczny, i finanse nie są wyjątkiem. Tak jak sprzedawca dziś porusza się w systemach, które automatyzują jego pracę, tak osoba w finansach musi umieć korzystać z narzędzi, które automatyzują jej zadania. Umiejętność pracy z takimi systemami staje się standardem, trochę jak znajomość drugiego języka.
„W firmie technologicznej nie możemy działać stricte manualnie i powtarzalnie. Im większy focus na optymalizację i automatyzację, tym więcej czasu na inne projekty."
Natalia Pyszyńska, FinOps, Open Loyalty
Wiedza finansowa zostaje fundamentem. Zmienia się to, że do tej wiedzy dochodzi biegłość w narzędziach, które zdejmują z zespołu mechaniczną część pracy, czyli to, co Sunbay opisuje jako uwolnienie zespołu finansowego od ręcznej pracy.
Mniejszy zespół, większy nacisk na automatyzację
W skalującej się firmie dział finansów rzadko jest duży. To paradoksalnie czyni automatyzację ważniejszą, nie mniej ważną. Każda godzina odzyskana z powtarzalnego zadania to godzina, którą można przeznaczyć na coś, co popycha firmę do przodu.
„W małych firmach nie ma kilkunastoosobowych działów finansowych. Więc każdy zaoszczędzony czas to czas, w którym możemy wdrożyć coś innego."
Natalia Pyszyńska, FinOps, Open Loyalty
To jest zmiana w sposobie myślenia o finansach. Celem nie jest obsadzenie każdego zadania osobą, tylko zautomatyzowanie wszystkiego, co da się zautomatyzować, żeby ludzie zajmowali się decyzjami, a nie przeklejaniem danych. W Open Loyalty pierwszym takim obszarem była windykacja, którą zespół oddał do automatyzacji w Sunbay. Dwa najszybsze efekty to mniejszy koszt ręcznej windykacji i sprawniejsze przypomnienia o płatności.
Automatyzacja nie odbiera finansom roli przy kliencie
Łatwo założyć, że automatyzacja oddala finanse od klienta. Jest odwrotnie. Sposób, w jaki firma przypomina o płatnościach, jest częścią doświadczenia klienta, więc dobrze ustawiony automat chroni relację, zamiast ją studzić. Jak to pogodzić, rozkładamy w tekście o windykacji polubownej. Nowoczesny dział finansów oddaje maszynie rutynę, a sobie zostawia rozmowę z człowiekiem.
Gotowość na ciągłą zmianę
Skalująca się firma zmienia się codziennie, więc jej procesy też muszą się zmieniać. Sztywny proces, ustawiony raz i zamrożony na rok, szybko przestaje pasować.
„Musimy adaptować się do rynku. Wszystko się zmienia i proces windykacji też musi się zmieniać."
Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty
W praktyce oznacza to, że narzędzia muszą nadążać za zespołem, a nie odwrotnie. Martyna doceniła to na przykładzie współpracy z Sunbay, gdzie każdy pomysł zespołu był wysłuchany, przedyskutowany i wdrożony. Dział finansów, który może w dowolnym momencie poprawić swój proces, jest po prostu szybszy.
AI w finansach, ostrożnie i od środka
Sztuczna inteligencja to kolejny etap automatyzacji w finansach, ale zespół Open Loyalty podchodzi do niej rozsądnie. Pierwszy sensowny krok to nie windykacja klienta, tylko wewnętrzna analityka i raportowanie, czyli obszar, w którym dane nie wychodzą poza organizację. To bezpieczne miejsce na start, bo ewentualny błąd zostaje wewnątrz firmy. Druga sprawa to wrażliwość danych. W finansach pracuje się na danych poufnych, więc nie można bezrefleksyjnie wrzucać ich do dowolnego narzędzia. I trzecia rzecz, decyzja zawsze zostaje po stronie człowieka.
„Na końcu i tak stoi człowiek. To my decydujemy, co wdrożymy i co wprowadzimy."
Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty
To dobra mapa wdrażania AI w finansach. Zacznij od analityki wewnętrznej, pilnuj danych wrażliwych, trzymaj człowieka jako ostateczną instancję. Praca wymagająca oceny zostaje przy ludziach, a wszystko, co rutynowe, działa cicho w tle.
Od czego zacząć automatyzację w finansach
W praktyce kolejność jest dość powtarzalna.
- Zacznij od jednego procesu, który zjada najwięcej czasu i ma jasne reguły. W większości firm to windykacja i przypomnienia o płatnościach.
- Uporządkuj dane, na których ten proces ma działać, czyli faktury, terminy i kontakty. Przy okazji wychodzą wszystkie zaległości w danych.
- Ustaw proces we własnym tonie i włącz go na próbę, kontrolując wyniki przez pierwszy tydzień.
- Dopiero potem rozszerzaj automatyzację na raportowanie i analitykę, a na końcu na ostrożne wsparcie AI.
Rola narzędzi, czyli gdzie wchodzi Sunbay
Sens narzędzi w finansach jest prosty. Mają zdejmować z ludzi powtarzalną pracę, żeby ci ludzie mogli realnie wpływać na biznes. Kiedy automatyzacja zabiera mechaniczną część, w głowie zostaje przestrzeń na to, co faktycznie warto zrobić.
„Nie wierzyłam, że automatyzacja wesprze dział finansowy i zdejmie mu ten kamień z pleców, a my będziemy mieć czas na inne rzeczy. Dla nas ta zmiana to był game changer."
Martyna Chybińska, Starsza Specjalistka ds. Finansów, Open Loyalty
W tym właśnie miejscu działa Sunbay. Automatyzuje windykację, prowadzi przypomnienia wieloma kanałami w tonie firmy, zbiera faktury w jednym miejscu i ułatwia raportowanie. Sunbay jest polską platformą z siedzibą w Warszawie i przetwarza dane zgodnie z RODO, co dla działu finansów pracującego na danych wrażliwych ma realne znaczenie. Platforma rozwija się w stronę pełnej automatyzacji całego cyklu życia faktury, gdzie finanse nadzorują proces, zamiast prowadzić go ręcznie.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja w finansach
To przejęcie przez system powtarzalnych zadań działu finansów, takich jak przypomnienia o płatnościach, windykacja i raportowanie. Ludzie zostają przy decyzjach i analizie, a mechaniczna praca dzieje się sama.
Od czego zacząć automatyzację w finansach
Od obszarów powtarzalnych i o jasnych regułach, takich jak przypomnienia o płatnościach i windykacja. To zadania, które zabierają najwięcej czasu, a najmniej wymagają decyzji, więc ich automatyzacja daje najszybszy efekt.
Czy automatyzacja zastąpi specjalistów od finansów
Nie. Automatyzacja zdejmuje mechaniczną część pracy, a decyzje zostają po stronie ludzi. W mniejszych zespołach finansowych daje to przede wszystkim czas na projekty, których wcześniej nie było jak ruszyć.
Jak AI zmieni pracę działów finansowych
Najpierw w obszarze wewnętrznej analityki i raportowania, gdzie dane nie wychodzą poza firmę. Przy danych wrażliwych potrzebna jest ostrożność, a ostateczna decyzja powinna zostać po stronie człowieka.
Zobacz, jak myśli nowoczesny zespół finansów
Pełna historia zespołu finansowego Open Loyalty jest w studium przypadku Sunbay i na wspólnym webinarze. Jeśli chcesz zacząć automatyzację w finansach od windykacji, umów prezentację Sunbay.
.svg)