Automatyzacja w finansach na przykładzie Open Loyalty

Open Loyalty tworzy platformę do programów lojalnościowych z elementami grywalizacji. W zespole finansów pracują tam między innymi Martyna Chybińska i Natalia Pyszyńska. Przypomnienia o płatnościach zajmowały im kiedyś od 30 do 60 minut dziennie. Dziś prowadzi je Sunbay, a liczba zaległych faktur spadła z nawet 12 do jednej lub dwóch. Szczegóły opisaliśmy w historii Open Loyalty, a Martyna i Natalia opowiadały o tym na webinarze.

Praca w finansach to dziś także praca z narzędziami

W firmie technologicznej prawie każdy dział korzysta z systemów, które przejmują część jego zadań. Handlowcy mają CRM, który sam przypomina o kolejnym kontakcie, a marketing wysyła kampanie automatycznie. W finansach dzieje się to samo. Natalia ujęła to tak.

„W firmie technologicznej nie możemy działać stricte manualnie i powtarzalnie. Im większy focus na optymalizację i automatyzację, tym więcej czasu na inne projekty.”
Natalia Pyszyńska, FinOps w Open Loyalty

Wiedza finansowa nadal jest podstawą. Dochodzi do niej umiejętność pracy z narzędziami, które przejmują mechaniczną część zadań. Jak to wygląda w Sunbay, pokazujemy na stronie o odciążeniu zespołu finansów od ręcznej pracy.

W małym zespole każda godzina się liczy

Natalia mówiła też o wielkości zespołu.

„W małych firmach nie ma kilkunastoosobowych działów finansowych. Więc każdy zaoszczędzony czas to czas, w którym możemy wdrożyć coś innego.”
Natalia Pyszyńska, FinOps w Open Loyalty

Pierwszym procesem, który zespół Open Loyalty oddał do automatyzacji, była windykacja. Przypomnienia o płatnościach przy każdej fakturze wyglądają podobnie, więc dobrze nadają się na początek. Jak policzyć, ile taka praca kosztuje we własnej firmie, opisaliśmy w tekście o koszcie ręcznej windykacji.

Automatyczne przypomnienia a relacje z klientami

Wiele zespołów obawia się, że automatyczne przypomnienia oddalą firmę od klientów. Ta obawa jest zrozumiała, bo sposób, w jaki firma upomina się o płatność, wpływa na to, jak klient ją postrzega. Dobrze ustawione przypomnienia mogą jednak chronić relację, dlatego zespół Open Loyalty zaczął od tonu wiadomości. Każde przypomnienie brzmi jak Open Loyalty, a przy trudniejszych sprawach rozmowę przejmuje opiekun klienta. Więcej piszemy o tym w tekście o windykacji polubownej.

Proces musi nadążać za firmą

Martyna zwróciła uwagę na tempo zmian.

„Musimy adaptować się do rynku. Wszystko się zmienia i proces windykacji też musi się zmieniać.”
Martyna Chybińska, starsza specjalistka ds. finansów w Open Loyalty

Ścieżka przypomnień ustawiona raz na cały rok szybko przestaje pasować do firmy, która rośnie. Dlatego narzędzie powinno pozwalać łatwo ją zmieniać. Martyna mówiła na webinarze, że każdy pomysł zespołu na zmianę procesu był z Sunbay omawiany i wprowadzany.

Z AI zespół zaczyna od analityki wewnętrznej

Do AI zespół Open Loyalty podchodzi ostrożnie. Zaczyna od wewnętrznej analityki i raportowania, bo dane nie wychodzą wtedy poza firmę, a ewentualny błąd nie trafia do klienta. Pilnuje też, żeby poufne dane finansowe nie trafiały do przypadkowych narzędzi. Decyzję zawsze podejmuje człowiek.

„Na końcu i tak stoi człowiek. To my decydujemy, co wdrożymy i co wprowadzimy.”
Martyna Chybińska, starsza specjalistka ds. finansów w Open Loyalty

Od czego zacząć automatyzację w finansach

Kolejność jest zwykle podobna.

1. Wybierz jeden proces, który zabiera najwięcej czasu i ma jasne zasady. W większości firm to przypomnienia o płatnościach i windykacja.
2. Uporządkuj dane, na których ten proces ma działać, czyli faktury, terminy płatności i kontakty do klientów. Przy okazji wyjdą braki w danych.
3. Ustal ton wiadomości i przez pierwszy tydzień sprawdzaj każdą, zanim wyjdzie. Tak robiły Martyna i Natalia.
4. Gdy proces działa, zajmij się raportowaniem i analityką, a dopiero potem AI.

Pytania, które warto zadać dostawcy przed wyborem narzędzia, zebraliśmy w tekście o tym, jak wybrać program do windykacji.

Co dalej w Open Loyalty

Martyna podsumowała zmianę tak.

„Nie wierzyłam, że automatyzacja wesprze dział finansowy i zdejmie mu ten kamień z pleców, a my będziemy mieć czas na inne rzeczy. Dla nas ta zmiana to był game changer.”
Martyna Chybińska, starsza specjalistka ds. finansów w Open Loyalty

Następnym krokiem ma być automatyzacja całego obiegu faktury, w którym zespół finansów będzie nadzorował proces i włączał się tam, gdzie trzeba coś ocenić.

Co robi Sunbay

Sunbay automatyzuje windykację. Wysyła przypomnienia w tonie twojej firmy e-mailem i SMS-em, zbiera wszystkie faktury w jednym widoku i na bieżąco liczy wskaźniki należności. Dane o należnościach i klientach przechowuje w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Najczęstsze pytania

Czym jest automatyzacja w finansach?

To przejęcie przez system powtarzalnych zadań działu finansów, takich jak przypomnienia o płatnościach, przypisywanie wpłat do faktur i raportowanie. Decyzje i analiza zostają przy ludziach.

Od czego zacząć automatyzację w finansach?

Od procesu, który zabiera dużo czasu i ma jasne zasady. Zwykle są to przypomnienia o płatnościach i windykacja, bo przy każdej fakturze wyglądają podobnie, a efekt automatyzacji szybko widać w liczbie zaległych faktur.

Czy automatyzacja zastąpi specjalistów od finansów?

Nie. Przejmuje mechaniczną część pracy, a decyzje zostają po stronie ludzi. W Open Loyalty zespół zyskał czas na projekty, na które wcześniej go brakowało.

Jak AI zmieni pracę działów finansowych?

Najpierw zmieni wewnętrzną analitykę i raportowanie, bo tam dane nie wychodzą poza firmę. Przy danych poufnych potrzebna jest ostrożność, a ostateczna decyzja powinna należeć do człowieka.

Cała rozmowa z zespołem Open Loyalty

Opis wdrożenia znajdziesz w historii Open Loyalty, a nagranie rozmowy na YouTube. Jeśli chcesz zacząć automatyzację od windykacji, umów prezentację Sunbay.