Ściąganie należności w Xero. Co robią przypomnienia, a czego nie

Xero to system księgowy z Nowej Zelandii, popularny zwłaszcza tam, w Australii i w Wielkiej Brytanii. Faktury wystawia się w nim wygodnie, wpłaty z banku łatwo dopasować do faktur, a przypomnienia o płatności można włączyć w ustawieniach. Do pewnej skali to wystarcza.

Jak działają przypomnienia w Xero

Xero wysyła automatyczne przypomnienia e-mail o fakturach, które czekają na zapłatę. Harmonogram ustawiasz raz dla całej organizacji, na przykład 7, 14 i 21 dni po terminie, a przypomnienie może też wyjść przed terminem. Treść wiadomości można zmienić, a wybranych kontrahentów wyłączyć z przypomnień. Gdy faktura zostanie oznaczona jako opłacona, kolejne wiadomości przestają wychodzić.

Czego przypomnienia w Xero nie zrobią

• Ten sam harmonogram dla każdego klienta. Duży, stały klient i nowy kontrahent dostają te same wiadomości w tych samych odstępach.
• Bez SMS-ów i telefonów. Xero nie wyśle SMS-a ani nie zadzwoni, więc klient, który nie czyta poczty, może nie zauważyć zaległości.
• Nic po ostatnim przypomnieniu. Gdy harmonogram się skończy, nic więcej się nie dzieje. Xero nie nalicza sam odsetek, a telefon czy wezwanie do zapłaty zależą od tego, czy ktoś o nich pamięta.
• Odpowiedzi klientów trafiają do skrzynki. Obietnicę zapłaty albo reklamację ktoś musi przeczytać, zapisać i zdecydować, czy wstrzymać przypomnienia.

Dlatego obok Xero często powstaje arkusz z listą zaległości, notatkami z rozmów i datami kolejnych telefonów. Trzeba go co tydzień aktualizować ręcznie, a jak szybko przestaje wystarczać, opisaliśmy w tekście o należnościach w Excelu.

Co dodaje Sunbay

Sunbay łączy się z Xero i pobiera otwarte faktury, terminy płatności i dane kontaktowe. Przypomnienia wysyła według twoich reguł.

• Osobne ścieżki dla grup klientów, na przykład według historii płatności, segmentu w CRM, kraju albo języka.
• E-mail i SMS w wybranej kolejności.
• Noty odsetkowe i wezwania do zapłaty na kolejnych etapach.
• Odpowiedzi klientów Sunbay rozpoznaje sam. Gdy klient obiecuje zapłatę na konkretny dzień, przypomnienia czekają do tego terminu, a reklamację opiekun klienta dostaje jako zadanie.
• Jeden widok wszystkich należności z historią każdej wiadomości wysłanej do klienta.

Z Xero, QuickBooks i Fakturowni korzysta na przykład Tequipy, które ma klientów w czterech krajach. Odkąd przypomnienia wysyła Sunbay, wskaźnik DSO spadł tam o 30%. Szczegóły znajdziesz w historii Tequipy.

Kiedy przypomnienia wystarczą, a kiedy nie

Gdy spóźniają się głównie stali klienci i to tylko o kilka dni, przypomnienia w Xero mogą wystarczyć. Jeśli jednak lista faktur po terminie rośnie z miesiąca na miesiąc, a ktoś w zespole regularnie dzwoni do klientów i prowadzi notatki w arkuszu, warto przenieść ten proces do systemu, który sam poprowadzi kolejne kroki. Listę systemów, z którymi łączy się Sunbay, znajdziesz na stronie integracji.