Pilnowanie należności często zaczyna się od prostego pliku. Numer faktury, klient, kwota, termin płatności i kolumna „zapłacone”. Z czasem dochodzą formuły liczące dni opóźnienia, zakładka z wiekowaniem i kolorowanie zaległości. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie taki plik dobrze spełnia swoją rolę.
Gdzie Excel zaczyna zawodzić
Problemy pojawiają się, gdy faktur przybywa, a plik prowadzi kilka osób.
- Wpłaty trzeba przypisywać ręcznie. Wyciąg z banku wkleja się do osobnej zakładki, a potem dopasowuje się kwoty i tytuły przelewów do faktur, często formułą WYSZUKAJ.PIONOWO, która nie poradzi sobie z jednym przelewem za trzy faktury.
- Powstają kopie pliku. Wersja na dysku, wersja z maila i wersja „final_2” różnią się od siebie, a nikt nie wie, która jest aktualna.
- Formuły się rozjeżdżają. Wystarczy wstawić wiersz albo posortować jedną kolumnę, żeby wiekowanie pokazywało złe kwoty.
- Excel nie wyśle przypomnienia. Ktoś musi przejrzeć listę, napisać wiadomości i zapamiętać, komu i kiedy je wysłał.
- Plik zna jedna osoba. Gdy jest na urlopie, przypomnienia przestają wychodzić.
Jeśli na razie zostajesz przy arkuszu, uporządkuj przynajmniej wiekowanie. Jak podzielić należności na przedziały i co z nich wyczytać, opisaliśmy w tekście o wiekowaniu należności.
Sygnały, że czas na system
- Co jakiś czas wychodzi na jaw zaległa faktura, o której nikt nie przypomniał.
- O stanie należności wiesz dopiero po aktualizacji pliku, czyli raz w tygodniu albo rzadziej.
- Zarząd prosi o raport z należności, a jego przygotowanie zajmuje pół dnia.
Co przejmuje system do windykacji
System do windykacji przejmuje to, co w Excelu robi się ręcznie. Pobiera faktury z programu księgowego, dopasowuje do nich zaksięgowane wpłaty i wysyła przypomnienia według zasad, które ustalasz raz. Zespół zajmuje się klientami, którzy nie reagują albo zgłaszają problem.
W Sunbay ścieżka może obejmować e-mail, SMS, notę odsetkową i wezwanie do zapłaty, a każda odpowiedź klienta zapisuje się przy fakturze. Wiekowanie i DSO liczą się na bieżąco, bez eksportów. Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia, opisaliśmy w tekście o tym, jak wybrać program do windykacji, a jak wygląda samo przejście, pokazujemy na stronie o zamianie Excela na system do windykacji.
.svg){kind=small}
.svg)