Dlaczego zespoły finansowe wciąż mają problem z należnościami

W średnich firmach pilnowanie płatności wygląda zwykle podobnie. Faktury wystawia system księgowy, wpłaty widać w banku, a mimo to ktoś co tydzień eksportuje listę zaległości do Excela, sprawdza, kto zapłacił, i pisze przypomnienia. Część sald trzeba jeszcze poprawić ręcznie, bo klient zapłacił dwie faktury jednym przelewem albo podał w tytule zły numer.

Narzędzia są, ale nikt nie łączy ich w proces

Każde z tych narzędzi dobrze robi swoją część. System księgowy wie, ile klient jest winien, ale nie wie, co handlowiec ustalił z nim przez telefon. Bank pokazuje wpłatę, ale nie zamknie sprawy w arkuszu i nie wstrzyma kolejnego przypomnienia. Lukę między nimi wypełniają ludzie, którzy kopiują dane, porównują listy i pamiętają, do kogo trzeba napisać.

Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie jedna osoba pamięta wszystkich klientów i ich zwyczaje. Przy kilkuset część faktur zaczyna wypadać z obiegu, a odpowiedź na pytanie, kto i ile jest winien, wymaga godziny pracy z arkuszem.

Ręczna praca kosztuje więcej, niż widać w budżecie

Pilnowanie płatności rzadko ma osobną pozycję w budżecie, więc łatwo je przeoczyć. Jego koszt widać w trzech miejscach.

• Czas zespołu. Przypomnienia, telefony i dopasowywanie wpłat zajmują godziny, które księgowa albo kontroler mogliby przeznaczyć na analizy i zamknięcie miesiąca.
• Błędy. Przypomnienie trafia do klienta, który już zapłacił, a o innej fakturze nikt nie przypomina, bo wypadła z arkusza.
• Zamrożona gotówka. Im później ktoś zauważy opóźnienie, tym później klient zapłaci, a pieniądze, które firma już zarobiła, leżą na cudzym koncie.

Jak policzyć te koszty we własnej firmie, opisaliśmy w tekście o tym, ile naprawdę kosztuje ręczna windykacja.

Dlaczego firmy odkładają automatyzację

W rozmowach z zespołami finansów najczęściej słyszymy trzy powody. Duże systemy ERP mają moduły windykacyjne, ale ich wdrożenie bywa drogie i długie, a dla firmy, która chce tylko uporządkować przypomnienia, to zbyt duży projekt. Narzędzia no-code pozwalają złożyć własne automatyzacje, tylko że ktoś musi je potem utrzymywać i poprawiać przy każdej zmianie procesu. Trzeci powód jest najprostszy. Dopóki ręczny proces jakoś działa, nikt nie ma czasu go zmieniać, więc w arkuszu przybywa kolumn, a w kalendarzu przypomnień.

Co da się dziś zautomatyzować

Większość systemów księgowych udostępnia dane przez API, więc przypomnienia nie muszą już zależeć od arkusza i pamięci jednej osoby. W należnościach automatyzacja obejmuje dziś kilka rzeczy.

• Pobieranie otwartych faktur, terminów płatności i danych kontaktowych z systemu księgowego.
• Przypomnienia e-mail i SMS przed terminem i po nim, w kolejności ustalonej przez zespół.
• Dopasowanie wpłat zaksięgowanych w systemie księgowym do faktur, dzięki któremu przypomnienia przestają wychodzić, gdy klient zapłaci.
• Noty odsetkowe i wezwania do zapłaty na kolejnych etapach.
• Zadanie dla konkretnej osoby, gdy klient zgłasza reklamację albo prosi o rozłożenie płatności na raty.

Zespół zajmuje się tym, co wymaga oceny sytuacji, rozmowy z klientem albo decyzji, a system przejmuje czynności, które za każdym razem wyglądają tak samo.

Od czego zacząć

Najpierw sprawdź dwie liczby. Pierwsza to liczba godzin, które twój zespół poświęca tygodniowo na przypomnienia i dopasowywanie wpłat, a druga to liczba faktur, które są dziś po terminie. Na początek to wystarczy, żeby zobaczyć skalę problemu. Jeśli przypomnienia wysyłasz na podstawie arkusza, przeczytaj też, dlaczego Excel przestaje wystarczać, gdy firma rośnie.

Sunbay łączy się z systemem księgowym i CRM, wysyła przypomnienia, prowadzi eskalacje i wystawia noty odsetkowe według ustalonych przez ciebie zasad. Sprawy, w których trzeba coś ocenić albo zdecydować, trafiają do zespołu finansów jako zadania. Jak to wygląda w praktyce, pokazujemy na stronie o automatyzacji windykacji.