QuickBooks Online to system księgowy popularny przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i Wielkiej Brytanii. Korzystają z niego też polskie firmy, które sprzedają za granicą, na przykład Tequipy. Faktury wystawia się w nim szybko, a wpłaty z banku łatwo przypisać do faktur. Gorzej, gdy klient nie płaci w terminie, bo wtedy zaczyna się praca, której QuickBooks sam nie wykona. Tę pracę może przejąć osobne narzędzie, o ile ma integracje z systemami księgowymi, w tym z QuickBooks.
Co potrafią przypomnienia w QuickBooks
QuickBooks Online ma wbudowane automatyczne przypomnienia o fakturach. W ustawieniach możesz zaplanować do trzech wiadomości e-mail, każdą na wybraną liczbę dni przed terminem płatności albo po nim, maksymalnie 90 dni. Temat i treść da się zmienić i uzupełnić o pola, takie jak numer faktury czy nazwa firmy. Przypomnienia obejmują faktury wysłane e-mailem z QuickBooks, a gdy faktura zostanie opłacona, przestają wychodzić.
Przy kilkunastu fakturach miesięcznie i klientach, którzy zwykle płacą w terminie, często to wystarcza.
Słabe strony przypomnień w QuickBooks
Ograniczenia wychodzą na jaw, gdy faktur i klientów przybywa.
- Jeden harmonogram dla wszystkich. Przypomnienia ustawia się dla całej firmy, więc stały klient, który spóźnia się dwa dni, dostaje te same wiadomości co nowy klient, który nie odpowiada od miesiąca.
- Tylko e-mail. Gdy wiadomości trafiają do spamu albo do skrzynki, której nikt nie czyta, QuickBooks nie wyśle SMS-a ani nie zadzwoni.
- Brak dalszych kroków. Po trzecim przypomnieniu automat się kończy, a telefon, wezwanie do zapłaty czy przekazanie sprawy dalej zależą od tego, czy ktoś o nich pamięta.
- Brak reakcji na odpowiedzi. Jeśli klient obiecuje zapłatę za tydzień albo zgłasza reklamację, ktoś musi to przeczytać, zapisać i zdecydować, co dalej z przypomnieniami.
Do tego dochodzą wpłaty. Jeśli przelew nie zostanie przypisany do faktury, na przykład dlatego, że klient opłacił kilka faktur jednym przelewem, faktura wciąż wygląda na otwartą i przypomnienie trafia do kogoś, kto już zapłacił.
Co dodaje Sunbay
Sunbay łączy się z QuickBooks i pobiera otwarte faktury, terminy płatności oraz dane kontaktowe klientów. Na tej podstawie prowadzi ścieżki, które ustalasz ze swoim zespołem.
- Osobne ścieżki dla różnych grup klientów, na przykład według historii płatności, segmentu w CRM, kraju albo języka.
- E-mail i SMS w kolejności, którą wybierasz.
- Noty odsetkowe i wezwania do zapłaty jako kolejne kroki ścieżki.
- Rozpoznawanie odpowiedzi. Obietnica zapłaty wstrzymuje przypomnienia do ustalonej daty, a reklamacja trafia jako zadanie do opiekuna klienta.
- Dopasowanie wpłat zaksięgowanych w QuickBooks do faktur, dzięki któremu przypomnienia zatrzymują się, gdy klient zapłaci.
Tequipy wystawia faktury w QuickBooks, Xero i Fakturowni, a Sunbay pobiera je ze wszystkich trzech systemów i pilnuje płatności od klientów z czterech krajów. Zespół operacyjny odzyskał ponad 45 godzin tygodniowo, a pieniądze wpływają średnio 7 dni szybciej. Szczegóły opisaliśmy w historii Tequipy.
Kiedy warto zmienić podejście
Zanim dołożysz do QuickBooks osobne narzędzie, sprawdź, ile faktur jest dziś po terminie i jak długo średnio czekasz na zapłatę. Jeśli spóźniają się głównie stali klienci i to o kilka dni, wbudowane przypomnienia mogą wystarczyć. Jeśli lista zaległych faktur rośnie, a ktoś w zespole regularnie dzwoni i pisze do klientów, potrzebujesz osobnych ścieżek dla różnych klientów i kolejnych kroków po przypomnieniach. Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia, opisaliśmy w tekście o tym, jak wybrać program do windykacji.
.svg){kind=small}
.svg)