Arkusze Google to częsty pierwszy wybór, gdy firma zaczyna pilnować należności. Jedna zakładka z fakturami, kolumna z terminem płatności, formatowanie warunkowe, które zaznacza zaległości na czerwono, i dostęp dla kilku osób. Na początku to wygodne, bo arkusz nic nie kosztuje, wszyscy widzą to samo, a układ można w każdej chwili zmienić.
Arkusz pokazuje stan z ostatniego importu
Dane o fakturach i wpłatach są w systemie księgowym i w banku, a nie w arkuszu. Ktoś musi je regularnie eksportować, wklejać i sprawdzać, kto zapłacił. Jeśli robi to raz w tygodniu, przez resztę tygodnia arkusz pokazuje stan z dnia aktualizacji, a przypomnienie może trafić do klienta, który zapłacił wczoraj.
Wspólny dostęp, który na początku był zaletą, z czasem staje się problemem. Kilka osób edytuje te same wiersze, ktoś przypadkiem nadpisze status, ktoś inny posortuje tylko jedną kolumnę. Historia wersji pozwala to cofnąć, ale najpierw trzeba zauważyć, że coś jest nie tak.
Przypomnienia z arkusza wymagają skryptów i pilnowania
Sam arkusz nie wyśle przypomnienia. Firmy radzą sobie dodatkami do korespondencji seryjnej albo własnymi skryptami w Apps Script, które wysyłają e-maile z Gmaila. To działa, dopóki ktoś nie zmieni nazwy kolumny, nie doda nowej zakładki albo z firmy nie odejdzie osoba, która napisała skrypt. Wiadomości wychodzą przy tym z czyjejś skrzynki, a odpowiedzi klientów trafiają do jednej osoby i nikt inny ich nie widzi.
Arkusz nie zapisuje też rozmów. Ustalenia z klientem, obietnica zapłaty czy informacja o reklamacji lądują w komentarzach, w mailach albo w czyjejś pamięci.
Kiedy arkusz zaczyna przeszkadzać
- Co miesiąc wystawiasz kilkaset faktur, a na liście zaległych jest kilkadziesiąt pozycji.
- Ktoś w zespole spędza kilka godzin tygodniowo na aktualizowaniu arkusza i pisaniu przypomnień.
- Zdarza się, że przypomnienie trafia do klienta, który już zapłacił.
- Na pytanie zarządu o zaległości odpowiadasz po godzinie pracy z arkuszem, a nie od razu.
Co zamiast arkusza
Następnym krokiem nie musi być duży ERP. Wystarczy system, który pobiera faktury z programu księgowego, dopasowuje zaksięgowane wpłaty do faktur i sam wysyła przypomnienia według ustalonych zasad.
Tak działa Sunbay. Łączy się z programem księgowym i CRM, a potem wysyła przypomnienia e-mail i SMS oraz wystawia noty odsetkowe i wezwania do zapłaty w kolejności i odstępach, które sam wybierasz. Przy każdej fakturze zapisuje całą historię kontaktu z klientem. Jeśli nie masz jeszcze integracji, możesz zacząć od pliku CSV. Jak wygląda przejście krok po kroku, pokazujemy na stronie o zamianie arkusza na system do windykacji.
.svg){kind=small}
.svg)