Energetyczny projekt

Energetyczny Projekt zautomatyzował proces windykacji faktur dzięki Sunbay – przekształcając koszt rzędu 5 000 – 10 000 zł miesięcznie w proces, który generuje teraz kilka tysięcy złotych zysku miesięcznie, uwalniając zamrożoną gotówkę i całkowicie odciążając zespół od windykacji.

Lokalizacja Polska

Branża Modernizacja energetyczna domów i budownictwo (B2C)

W skrócie — Energetyczny Projekt modernizuje i buduje domy dla klientów indywidualnych, wielu z nich to osoby starsze, mieszkające w mniejszych miejscowościach, gdzie terminowe płatności są raczej wyjątkiem niż regułą. Ich ręczny proces windykacji działał, ale był powolny, niespójny i kosztowny – pochłaniając 5 000 – 10 000 zł miesięcznie na czas pracy personelu, prawników i opłaty rejestracyjne, a do tego zamrażając dużą ilość gotówki. Po przejściu na Sunbay, windykacja została zautomatyzowana w ciągu kilku dni. Automatyczne noty odsetkowe sprawiły, że cały proces stał się rentowny, czas płatności skrócił się, a zespół na dobre przestał ścigać się z fakturami.

Wyzwanie: klienci, którzy ostatecznie płacą

Energetyczny Projekt obsługuje klientów B2C: właścicieli domów modernizujących lub budujących swoje nieruchomości, głównie w mniejszych, regionalnych miejscowościach. Klienci ci zazwyczaj posiadają nieruchomości, więc prawie zawsze ostatecznie płacą, a odpisy z tytułu złych długów są rzadkością. Problem polega na tym, kiedy płacą.

Wielu klientów to osoby starsze i nieobeznane z technologiami cyfrowymi; do niektórych trzeba dzwonić, zanim cokolwiek się ruszy. Zachowania płatnicze są również powiązane z programami dotacji i dopłat (zwłaszcza w termomodernizacji), co może znacznie wydłużać terminy. Rezultatem była kultura płatności, w której terminowe regulowanie należności było, jak to ujął Krzysiek, dramatycznie słabe.

Stary proces istniał i działał — ale był uciążliwy i wykonywany ręcznie:

Jedna osoba spędzała część tygodnia na ręcznym sprawdzaniu zaległych sald, dzwonieniu, wysyłaniu wiadomości tekstowych i zachęcaniu opiekunów klienta do ponaglania klientów.
Eskalacja do kancelarii prawnej, gdy wewnętrzne przypomnienia zawiodły.
Rejestracja w rejestrach dłużników (KRD/BIG).
Sąd jako ostatnia deska ratunku.

W większości przypadków to działało — klienci zazwyczaj płacili, gdy widzieli zaangażowanie kancelarii prawnej lub sprawę zmierzającą do sądu — ale było to rozciągnięte w czasie, kosztowne i kruche. Całość działała „zrywami”: gdy ktoś był chory lub na urlopie, traciło swój rytm. Łącznie kosztowało to 5 000–10 000 zł miesięcznie na czas pracy personelu, prawników i abonamenty do rejestrów — nie licząc nawet gotówki zamrożonej w przeterminowanych fakturach.

„Ściganie pieniędzy to praca, do której większość ludzi po prostu nie jest stworzona — psychologicznie. Dzwonisz do ludzi, którzy źle reagują, a Ty musisz pozostać asertywny. A wcześniej, wszystko zależało od tego, czy zespół miał czas. Ktoś jest chory, ktoś jest na urlopie, a proces traci swój rytm.” — Krzysiek Romaniak, współzałożyciel Energetyczny Projekt

Dlaczego Energetyczny Projekt wybrał Sunbay

Krzysiek spodziewał się dużego projektu IT. Dla porównania, dodanie modułu windykacyjnego do firmowego systemu Enova ERP kosztowałoby około 25 000 zł plus wielomiesięczne wdrożenie.

Sunbay był przeciwieństwem. Od podjęcia decyzji do uruchomienia minął około miesiąc, przy czym faktyczna konfiguracja zajęła zaledwie kilka dni — większość tego czasu poświęcono na zaprojektowanie odpowiednich szablonów dokumentów i przepływów. Nie było dużej opłaty początkowej: ceny są za fakturę / za obsługiwaną sprawę, a wdrożenie jest praktycznie darmowe, plus kilka godzin konsultacji w celu dostosowania rozwiązania. Im więcej faktur obsługuje Sunbay, tym więcej firma oszczędza.

„Zakładałem, że to będzie drogie, długie i bolesne — projekt na trzy miesiące. Uruchomiliśmy to w około miesiąc, a konfiguracja zajęła kilka dni. To był największy szok — jak szybko to poszło.” — Krzysiek Romaniak

Rozwiązanie: od ręcznej windykacji do procesu, który działa samoczynnie

Sunbay zastąpił ręczny obieg pracy zautomatyzowanym, eskalującym, regularnym procesem:

Automatyczne przypomnienia — profesjonalne przypomnienia są wysyłane przed i po terminie płatności, w momencie wystawienia faktury. Bez ręcznego sprawdzania, bez pośpiechu.
Eskalacje — zaległe faktury automatycznie trafiają wyżej w hierarchii, dzięki czemu nic nie umyka uwadze.
Zautomatyzowane noty odsetkowe — zaległe faktury automatycznie generują noty odsetkowe. Klienci je opłacają — co sprawiło, że cały proces stał się rentowny.
Zintegrowane i bezobsługowe — bezpośrednio połączone z systemem fakturowania firmy (Fakturownia), całość działa w tle jako automatyzacja. Bez arkuszy kalkulacyjnych, bez dedykowanego personelu, nikt nie przegląda ręcznie sald.

Ponieważ przypomnienia zaczynają się wcześnie i są powtarzane, klienci nie mogą już twierdzić, że nie wiedzieli o terminie płatności — a wiadomość przekazuje proces, a nie osoba, co eliminuje emocje i ryzyko dla relacji z klientem w procesie windykacji.

Wyniki

Windykacja zmieniła się z kosztu 5 000–10 000 zł miesięcznie w proces, który teraz przynosi kilka tysięcy złotych miesięcznie, dzięki zautomatyzowanym notom odsetkowym.
Uwolniona zamrożona gotówka a czas do zapłaty mierzalnie spadł — widoczne bezpośrednio w ich danych
Koniec z zależnością od personelu — proces nie zatrzymuje się już, gdy ktoś jest chory, na urlopie lub po prostu zbyt zajęty, by się tym zająć.
Wyczerpujące, ręczne, obciążające emocjonalnie zadanie zniknęło, a zespół ma wolne ręce do pracy o wyższej wartości.
Zdrowszy, bardziej przewidywalny miesięczny przepływ gotówki — i spokój ducha, że windykacja po prostu działa, każdego dnia, bez konieczności jej prowadzenia.

"Windykacja kosztowała nas kiedyś 5 000–10 000 zł miesięcznie, a do tego personel, prawników, narzędzia rejestrowe. Teraz, ponieważ automatycznie wysyłamy noty odsetkowe, a klienci faktycznie je opłacają, proces ten przynosi nam kilka tysięcy miesięcznie. Ustrukturyzowanie tego okazało się tak szybkie, że prawdziwym błędem jest tego nie robić." - Krzysiek Romaniak

Sprawdź, co Sunbay może zrobić dla Twojego zespołu finansowego

Jeśli Twój zespół poświęca godziny na ściganie faktur – lub obserwuje, jak należności zamrażają się, bo nikt nie ma czasu, żeby się nimi zająć – Sunbay może zautomatyzować cały proces windykacji w mniej niż tydzień.

‍