Energetyczny Projekt zamienił koszty pilnowania płatności w przychód

Energetyczny Projekt modernizuje i buduje domy dla klientów indywidualnych, głównie w mniejszych miejscowościach. Firma miała sprawdzony sposób na zaległe płatności, ale prowadziła go ręcznie, więc był powolny, nierówny i drogi.

Klienci płacą, tylko późno

Klienci firmy to zwykle właściciele nieruchomości, więc prawie zawsze w końcu płacą. Problemem jest to, kiedy płacą.

Wielu z nich to osoby starsze, które niechętnie korzystają z e-maila, a do niektórych trzeba zadzwonić, zanim cokolwiek się ruszy. Płatności często zależą też od dotacji i dopłat, szczególnie przy termomodernizacji, co dodatkowo wydłuża terminy. Krzysiek Romaniak, współzałożyciel firmy, mówi wprost, że terminowość płatności jego klientów jest dramatycznie słaba.

Wcześniej proces wyglądał tak.

• Jedna osoba przez część tygodnia sprawdzała salda, dzwoniła i pisała SMS-y do klientów, a opiekunów klientów prosiła, żeby też przypomnieli o płatności.
• Gdy przypomnienia nie działały, sprawa trafiała do kancelarii.
• Kolejnym krokiem był wpis do KRD albo BIG.
• Ostatecznością był sąd.

Zwykle to wystarczało, bo klienci płacili, gdy w sprawie pojawiała się kancelaria albo zbliżał się sąd. Trwało to jednak długo i działało zrywami. Łącznie windykacja kosztowała 5 do 10 tysięcy złotych miesięcznie, licząc czas pracowników, kancelarię i abonamenty rejestrów, a część gotówki była zamrożona w zaległych fakturach.

„Ściąganie pieniędzy to praca, do której większość ludzi psychicznie się nie nadaje. Dzwonisz do osób, które źle reagują, a ty musisz zachować stanowczość. Wcześniej wszystko zależało od tego, czy zespół miał czas. Ktoś jest chory, ktoś na urlopie i proces traci rytm.”
Krzysiek Romaniak, współzałożyciel Energetycznego Projektu

Moduł do ERP oznaczałby duży wydatek na start

Krzysiek spodziewał się dużego projektu IT. Moduł windykacyjny do systemu Enova, z którego korzysta firma, kosztowałby około 25 000 zł i wymagałby wielomiesięcznego wdrożenia.

Przy wdrożeniu Sunbay najwięcej pracy wymagało przygotowanie szablonów dokumentów i ustalenie kolejności kroków. Firma płaci w zależności od liczby obsługiwanych faktur, więc nie musiała wykładać dużej kwoty na start.

„Zakładałem, że to będzie drogi, długi i bolesny projekt. Największym zaskoczeniem było to, jak szybko poszło.”
Krzysiek Romaniak

Proces działa w tle, codziennie

Sunbay połączył się z Fakturownią, w której firma wystawia faktury, i przejął cały ręczny obieg.

• Przypomnienia wychodzą przed terminem płatności i po nim, od dnia wystawienia faktury.
• Nieopłacone faktury automatycznie trafiają na kolejne etapy ścieżki.
• Do zaległych faktur Sunbay wystawia noty odsetkowe, a klienci je płacą.
• Nikt nie przegląda sald ręcznie ani nie prowadzi arkusza.

Przypomnienia zaczynają się wcześnie i powtarzają się, więc klienci nie mogą już mówić, że nie wiedzieli o terminie. Wiadomość wysyła system, a nie konkretna osoba, dlatego w rozmowach o pieniądzach jest mniej emocji i mniejsze ryzyko dla relacji z klientem.

Windykacja zarabia zamiast kosztować

• Windykacja kosztowała 5 do 10 tysięcy złotych miesięcznie, a dziś przynosi kilka tysięcy złotych miesięcznie z not odsetkowych.
• Sunbay przejął około 80 godzin ręcznej pracy miesięcznie.
• Część zamrożonej gotówki wróciła na konto, a czas oczekiwania na zapłatę wyraźnie się skrócił.
• Proces nie staje, gdy ktoś jest chory, na urlopie albo ma inne zadania.
• Łatwiej planować wydatki, bo pieniądze wpływają regularnie.

„Uporządkowanie tego poszło tak szybko, że błędem byłoby tego nie zrobić.”
Krzysiek Romaniak