Kiedy zatrudnić dyrektora finansowego, a kiedy wystarczy ktoś tańszy

Po czym poznać, że firmie brakuje kogoś od finansów

Objawy są dość powtarzalne. Sprawozdanie pokazuje zysk, ale na koncie brakuje pieniędzy. Miesiąc wyglądał dobrze, a księgowy melduje stratę i nikt nie potrafi wyjaśnić, skąd się wzięła. Decyzje o cenach, zatrudnieniu i inwestycjach zapadają na wyczucie, bo nie ma ich kto policzyć. Właściciel pyta o to wszystko księgowego i dowiaduje się, że to nie należy do jego obowiązków.

I to jest odpowiedź zgodna z prawdą. Bartek, fractional CFO z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem, z którym rozmawialiśmy na webinarze o budowaniu procesów finansowych, tłumaczył to podziałem ról. Księgowość odpowiada za compliance, czyli poprawne rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS, terminowe deklaracje i porządek w dokumentach. Informacje potrzebne do zarządzania firmą, czyli budżety, rentowność klientów i produktów oraz prognozy przepływów pieniężnych, dostarcza rachunkowość zarządcza. To osobna specjalizacja i osobne stanowiska.

Jeżeli zadajesz pytania, na które księgowy nie odpowie, twojej firmie brakuje funkcji finansowej. Nie znaczy to jednak, że od razu potrzebujesz dyrektora finansowego na etacie. Zwykle nie potrzebujesz.

Trzy etapy budowania funkcji finansowej

Bartek opowiedział o menedżerze szybko rosnącej firmy, który przyszedł do niego porozmawiać o zatrudnieniu dyrektora finansowego. Po trzech godzinach rozmowy sam doszedł do wniosku, że na jego etapie wystarczy kontroler, bo firma potrzebowała przede wszystkim ułożenia podstawowych procesów. Do takiej pracy dyrektor finansowy jest po prostu za drogi.

Dyrektor finansowy, który chce uzyskać zatrudnienie, zawsze powie, że jest potrzebny od samego początku. Natomiast trzeba być pragmatycznym.

Bartosz Gayer, fractional CFO

W praktyce funkcja finansowa rośnie razem z firmą i przechodzi przez trzy etapy.

Etap pierwszy. Właściciel i dobrze prowadzony excel

W małej firmie podstawowy controlling można prowadzić samodzielnie. Wystarczy rejestr przychodów i kosztów, cotygodniowy przegląd należności, regularne przypomnienia o płatnościach wysyłane do klientów i prognoza gotówki na dwa, trzy miesiące do przodu. Bartek podkreślał, że dobrze prowadzony excel na tym etapie w zupełności wystarcza i nie ma powodu go demonizować.

Granicą jest czas właściciela. W małej firmie ta sama osoba odpowiada za sprzedaż, marketing, operacje i finanse. Jeżeli wieczorami uzupełniasz tabelki zamiast zajmować się rozwojem firmy, a mimo to nie masz pewności, czy liczby się zgadzają, to znak, że ten etap się kończy.

Etap drugi. Kontroler finansowy albo fractional CFO

Kontroler finansowy układa procesy i dostarcza informację zarządczą. Liczy rentowność klientów i produktów, przygotowuje budżet, pilnuje kosztów i buduje raporty, na których zarząd może polegać. Fractional CFO robi to samo, a dodatkowo wspiera firmę strategicznie, na przykład przy decyzjach o finansowaniu, budowaniu scenariuszy czy przygotowaniu do rozmów z inwestorem. Pracuje kilka dni w miesiącu i kosztuje ułamek pełnego etatu.

Dla firm o przychodach od kilku do kilkudziesięciu milionów złotych to zwykle najrozsądniejsza opcja. Firma dostaje kompetencje, na które nie byłoby jej stać w pełnym wymiarze, dokładnie wtedy, kiedy ich potrzebuje.

Etap trzeci. Dyrektor finansowy na etacie

Zatrudnienie dyrektora finansowego na stałe zaczyna się opłacać dopiero przy odpowiedniej złożoności biznesu. Działalność na kilku rynkach, inwestorzy w akcjonariacie, plany przejęć albo rundy finansowania, większy zespół finansowy do poprowadzenia. W takiej firmie wsparcie na część etatu przestaje wystarczać, bo finanse wymagają codziennej obecności i pełnej odpowiedzialności.

Niezależnie od etapu warto pamiętać, po co ta osoba jest w firmie. Nie po to, żeby składać raporty, tylko żeby pomagać zarządowi podejmować lepsze decyzje. Na webinarze padło na ten temat wyjątkowo szczere zdanie.

Zabrzmi to brutalnie, ale za drogo kosztujemy za godzinę, żeby przekładać papierki z kupki na kupkę.

Bartosz Gayer, fractional CFO

Pięć sygnałów, że czas działać

Jeżeli zastanawiasz się, czy twoja firma jest już w tym punkcie, zwróć uwagę na pięć sygnałów, które według Bartka powtarzają się w rozmowach z przedsiębiorcami najczęściej.

Zysk bez gotówki. Firma płaci podatek od dochodu, a na koncie brakuje pieniędzy, bo są zamrożone w niezapłaconych fakturach i zapasach. To najczęstszy powód, dla którego przedsiębiorcy zaczynają szukać kogoś od finansów.

Wynik, który zaskakuje. Miesiąc wyglądał dobrze, a skończył się stratą, i nikt nie potrafi powiedzieć dlaczego.

Decyzje wyłącznie na wyczucie. Szybkie decyzje to przewaga małej firmy i nikt nie każe z nich rezygnować. Warto jednak co jakiś czas sprawdzić ich trafność. Bartek przywołał rozmowę ze współzałożycielem Versum, firmy przejętej później przez Booksy, który policzył kiedyś skuteczność swoich dawnych decyzji podejmowanych intuicyjnie. Wynik na tyle go zaskoczył, że od tamtej pory ważne decyzje najpierw liczy.

Tabelki, które się nie zgadzają. Każdy menedżer prowadzi własne zestawienia, a spora część spotkań schodzi na ustalanie, czyje liczby są prawdziwe. Jak z tego wyjść, opisaliśmy w tekście o jednym źródle prawdy w finansach.

Inwestor na horyzoncie. Due diligence bezlitośnie weryfikuje brak procesów. Porządkowanie dokumentów na ostatnią chwilę i wynik, którego zarząd nie potrafi wyjaśnić, kosztują wycenę.

Zanim kogokolwiek zatrudnisz, zautomatyzuj powtarzalną pracę

Jest jedna rzecz, którą warto zrobić przed rekrutacją, niezależnie od etapu. Kontroler, fractional CFO ani dyrektor finansowy nie powinni przepisywać danych między systemami ani ręcznie sprawdzać, kto nie zapłacił faktury. Jeżeli zatrudnisz specjalistę do firmy, w której te procesy działają ręcznie, jego czas pochłonie praca, którą mogłoby wykonywać narzędzie. Ile taka ręczna obsługa należności kosztuje, policzyliśmy w tekście o koszcie ręcznej windykacji.

Pilnowanie płatności to zwykle pierwszy proces do automatyzacji, bo najszybciej przekłada się na gotówkę. Klienci Sunbay skracają średni czas oczekiwania na zapłatę z 28 do 21 dni bez zatrudniania dodatkowych osób. Dzięki temu specjalista, którego szukasz, od pierwszego dnia zajmuje się tym, za co naprawdę chcesz mu płacić.

Całą rozmowę, z której pochodzą cytaty, obejrzysz na YouTube.

FAQ

Czym różni się kontroler finansowy od dyrektora finansowego?

Kontroler układa procesy i dostarcza informację zarządczą, czyli rentowność, budżety i raporty. Dyrektor finansowy działa poziom wyżej, jako partner zarządu w decyzjach strategicznych, finansowaniu i budowaniu wartości firmy.

Co to jest fractional CFO?

Dyrektor finansowy wynajmowany na część etatu. Pracuje z firmą kilka dni w miesiącu i zapewnia kompetencje CFO bez kosztu pełnego zatrudnienia. Sprawdza się w firmach, które potrzebują już czegoś więcej niż księgowości, ale nie uzasadniają jeszcze etatu.

Od jakiego przychodu potrzebny jest CFO na etacie?

Nie ma jednej kwoty, bo o potrzebie częściej decyduje złożoność biznesu niż sam obrót. Działalność na kilku rynkach, inwestorzy albo plany przejęć to mocniejsze przesłanki niż jakikolwiek próg przychodów.

Czy automatyzacja zastępuje zespół finansowy?

Nie. Przejmuje pracę powtarzalną, dzięki czemu zespół ma czas na analizę i rekomendacje. Zespoły finansowe stają się mniejsze i bardziej wyspecjalizowane, ale nie znikają.