Skąd się biorą tabelki, które się nie zgadzają
Typowa sytuacja wygląda tak. Kontroler przychodzi na spotkanie ze swoim zestawieniem, szef sprzedaży ze swoim. Oba wyglądają rzetelnie i pokazują różne liczby. Zamiast rozmawiać o decyzjach, uczestnicy przez pół godziny ustalają, która wersja jest prawdziwa. Bartek, fractional CFO z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem i gość naszego webinaru o procesach finansowych, obserwował takie spotkania jeszcze w czasach pracy w korporacji. Dziś ten sam problem dotyka przede wszystkim firmy, które szybko urosły.
Przyczyną nie są kompetencje ludzi, tylko sposób, w jaki firma przechowuje dane. W firmie, która szybko się rozwija, systemy przybywają bez planu. Osobny CRM, program do obsługi operacji, system księgowy w zewnętrznym biurze, narzędzie do fakturowania, bank. Żaden z nich nie wymienia danych z pozostałymi, więc każdy menedżer buduje własne zestawienie w excelu. Z czasem te zestawienia zaczynają się różnić i nikt już nie wie, któremu wierzyć. Dziesięć źródeł prawdy oznacza w praktyce, że firma nie ma żadnego.
Dlaczego wzrost ukrywa ten problem
Dopóki sprzedaż rośnie, bałagan w danych nie boli. Niewystawiona faktura, nierentowny klient czy koszty rosnące szybciej niż przychody giną w ogólnym wzroście i nikt ich nie szuka, bo wyniki i tak wyglądają dobrze.
Najpierw, jak w nieszczelnej tamie, pojawiają się przecieki. Wsadzasz palce, żeby je zatkać. Palców masz dziesięć i w pewnym momencie ich zabraknie.
Bartek, fractional CFO
Problem ujawnia się przy pierwszym hamowaniu. Duży klient nie przedłuża umowy albo sprzedaż spada przez dwa kwartały i trzeba ograniczyć koszty. Wtedy okazuje się, że nie wiadomo, gdzie ciąć, bo firma nigdy nie sprawdziła, którzy klienci i które produkty naprawdę na siebie zarabiają. Do tego dochodzą przeterminowane faktury, których nikt systemowo nie pilnował, bo przy dobrej sprzedaży nie było takiej potrzeby. Jak je odzyskiwać bez psucia relacji z klientami, opisaliśmy w tekście o windykacji polubownej w B2B.
Dlaczego duży ERP rzadko jest rozwiązaniem
Dekadę temu odpowiedzią na taki bałagan był duży system ERP, który miał objąć całą firmę. Praktyka okazała się trudniejsza. Bartek opowiedział o firmie, która przez lata korzystała z coraz starszej wersji swojego systemu, a gdy zdecydowała się na aktualizację, usłyszała od dostawcy, że jej wersji nie da się już podnieść i jedyną opcją jest wdrożenie od zera, wycenione na rok pracy i kwotę liczoną w milionach. Znał też przedsiębiorcę, który przy kilkunastu milionach obrotu rozpoczął wdrożenie dużego systemu i porzucił je w połowie, zostając z kosztami i bez rezultatu.
Dziś firmy częściej wybierają inny model. Zamiast jednego dużego systemu składają zestaw z lekkich narzędzi chmurowych, z których każde dobrze rozwiązuje jeden problem i łączy się z pozostałymi przez API. Dawid zwrócił uwagę, że firma o przychodach powyżej kilkunastu milionów złotych i tak będzie używać kilku systemów, a przy działalności na kilku rynkach na pewno. Szukanie jednego narzędzia do wszystkiego nie ma więc sensu. Bartek dodał, że sama liczba narzędzi nie jest problemem, o ile wymieniają one między sobą dane.
Czym jest jedno źródło prawdy
Pojęcie bywa źle rozumiane, więc doprecyzujmy. Jedno źródło prawdy nie oznacza jednego systemu. Oznacza, że wszyscy w firmie, od zarządu przez sprzedaż po finanse, patrzą na ten sam, spójny zestaw liczb i mogą mu ufać.
Jak przyjdziesz jako przedsiębiorca i zapytasz, co jest potrzebne, żeby dobrze rozumieć moje finanse, pierwsza odpowiedź brzmi jedno źródło prawdy. Jeśli ono zbiera wszystko, to kto by nie zajrzał, zobaczy ten sam zestaw liczb i będzie miał pewność, że jest poprawny.
Bartek, fractional CFO
Budowę takiego układu najlepiej rozłożyć na trzy kroki. Najpierw ustal, jakie dane firma w ogóle wytwarza i gdzie one się znajdują. Zwykle okazuje się, że część istnieje tylko w mailach i plikach na czyimś komputerze. Następnie wybierz system, który będzie pełnił rolę bazy. W większości firm naturalnym kandydatem jest system księgowy albo ERP, bo tam i tak trafiają wszystkie transakcje. Na końcu dobieraj narzędzia specjalistyczne, stosując jedno stałe kryterium. Narzędzie, które nie integruje się z twoją bazą i wymaga ręcznego przenoszenia danych, odpada, niezależnie od tego, jak dobrze wypada na prezentacji.
To kryterium stosują zresztą sami dyrektorzy finansowi. Dawid opisał to na podstawie rozmów sprzedażowych Sunbay.
U większości dyrektorów finansowych, z którymi rozmawiamy, pytanie o integrację z ich obecnym systemem jest w pierwszej dwójce kryteriów decyzji. Jeżeli się zintegrujecie, bierzemy. Jeżeli nie, nie bierzemy. Uważam, że to bardzo uczciwe podejście.
Dawid, współzałożyciel Sunbay
Powód jest praktyczny. System, który wymaga ręcznego zasilania danymi, po kilku miesiącach przestaje być aktualizowany. Dane się rozjeżdżają, zespół wraca do exceli, a firma dalej płaci abonament.
Dane to jeszcze nie informacja
Na koniec rozróżnienie, które spina cały temat. Firmy nie cierpią dziś na brak danych, tylko na ich nadmiar. Bartek tłumaczył różnicę w prosty sposób. Dana to surowy zapis, na przykład pojedyncza transakcja. Informacja to dane przetworzone tak, że odpowiadają na konkretne pytanie, na przykład czy ten klient jest dla nas rentowny. Jedno źródło prawdy jest potrzebne po to, żeby zamiana danych w informacje trwała godziny, a nie tygodnie.
Jeżeli przeliczenie kolejnej wersji budżetu zajmuje ci tydzień, a twój konkurent tę samą informację pozyskuje w dwie godziny, siada, myśli i działa, to zadaj sobie pytanie, kto z was jest w lepszej sytuacji.
Bartek, fractional CFO
Że nie wymaga to wielkich budżetów, pokazuje historia z okresu, gdy Bartek pracował jako dyrektor finansowy na Ukrainie. Jego księgowy spędzał pół dnia na ręcznym rozliczaniu płatności i zespół prosił o dodatkowego pracownika. Zamiast rekrutacji Bartek poprosił o znalezienie narzędzia, które połączy system księgowy z bankiem. Znalezione rozwiązanie kosztowało pięćset dolarów i automatycznie rozliczało około osiemdziesięciu procent pozycji. Więcej przykładów procesów, w których automatyzacja zwraca się najszybciej, zebraliśmy w hubie o automatyzacji w finansach.
W obszarze należności tę rolę pełni Sunbay. Łączymy się z twoim systemem fakturowym albo ERP, dzięki czemu w jednym miejscu widzisz, kto zalega z płatnością, na jaką kwotę i od kiedy, a przypomnienia i eskalacje wysyłają się automatycznie przez email, SMS i telefon. Bez nowego silosu danych i bez ręcznego przepisywania, a wdrożenie trwa tydzień, nie kwartał.
Całą rozmowę Dawida z Bartkiem obejrzysz na YouTube.
FAQ
Co to jest jedno źródło prawdy w finansach?
Wspólna, zintegrowana baza danych finansowych, z której wszyscy w firmie czerpią te same liczby. Przeciwieństwo sytuacji, w której każdy dział prowadzi własne, niezgodne ze sobą zestawienia.
Czy jedno źródło prawdy wymaga wdrożenia ERP?
Nie. Wystarczy, że używane narzędzia są zintegrowane przez API i dane przepływają między nimi automatycznie. Duży ERP to dziś rzadko najlepsze rozwiązanie dla małych i średnich firm.
Od czego zacząć porządkowanie danych finansowych?
Od ustalenia, jakie dane firma wytwarza i gdzie się znajdują. Potem wybierz system, który będzie bazą, i dobieraj narzędzia, które się z nim integrują. Wszystko, co wymaga ręcznego przenoszenia danych, odpada na starcie.
Jak Sunbay wpisuje się w ten układ?
Sunbay łączy się z istniejącym systemem fakturowym albo ERP i automatyzuje obsługę należności. Nie tworzy nowego silosu danych, tylko domyka obieg informacji o płatnościach w jednym miejscu.
.svg)