Twój dłużnik ma pieniądze. Nie ma ich dla ciebie

Jest taki moment w każdej firmie, kiedy ktoś patrzy na zestawienie przeterminowanych faktur i mówi zdanie, które brzmi rozsądnie, a jest kompletnie nieprawdziwe.

„Oni po prostu nie mają teraz pieniędzy."

Zwykle mają. Po prostu nie dla ciebie.

To rozróżnienie wygląda na drobiazg, a zmienia całą strategię. Jeżeli klient nie ma pieniędzy, jedyne, co możesz zrobić, to czekać. Jeżeli klient ma pieniądze, ale wydaje je gdzie indziej, to masz pracę do wykonania. I to pracę o bardzo konkretnej nazwie. Trzeba się przesunąć w kolejce.

Kolejka po mięso

Justyna Romanowska, która od lat windykuje dla biznesu, tłumaczy to obrazem zrozumiałym dla każdego, kto pamięta opowieści dziadków.

Lata 80. Chcesz kupić kawałek mięsa na obiad. Nie wystarczy mieć pieniądze. Trzeba mieć kartki. Trzeba stanąć pod sklepem o trzeciej w nocy. I tak nie starczy dla wszystkich, bo starczy dla pierwszych kilku osób w kolejce, a reszta towaru leży pod ladą.

Kto dostawał to, co leżało pod ladą? Trzy grupy.

Ci, którzy mogli coś zrobić. Pani z sanepidu, która jednym podpisem zamykała kierownikowi bardzo dochodowy interes.

Ci, którzy mieli czym się wymienić. Pan z mięsnego wymieniał towar z panią ze sklepu z kawą.

Krewni i znajomi Królika. Rodzina, przyjaciele, ludzie z relacją.

„Kto miał mięso? Ten, kto miał relację albo możliwość nacisku."

Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

A teraz najważniejsze zdanie.

„I dokładnie tak jest teraz. Pieniądze w firmach leżą pod ladą, ponieważ są reglamentowane."

Jak naprawdę wygląda kolejka po twoje pieniądze

W każdej firmie, która ma napiętą płynność, ktoś w piątek rano siada i decyduje, komu wysłać przelewy. To nie jest decyzja losowa. Kolejność wygląda niemal zawsze tak samo.

Miejsce pierwsze. Urząd Skarbowy i ZUS. Bo blokują konto bez pytania kogokolwiek o zgodę i bez czekania na sąd. Nikt z tym nie ryzykuje.

Miejsce drugie. Dostawcy krytyczni. Prąd, ogrzewanie, internet, kluczowy surowiec, bez którego produkcja staje w poniedziałek. Tu nie ma dyskusji, bo niezapłacenie zatrzymuje biznes tego samego dnia.

Miejsce trzecie. Cała reszta. Czyli prawie na pewno ty.

„Jeżeli nie jesteś firmą telekomunikacyjną, która dostarcza im jedyny internet w okolicy, albo prądu, albo ogrzewania, to wypadasz z kolejki głównej. Pozostaje cała reszta i ta cała reszta między sobą musi walczyć o ten kawałek tortu."

Justyna nazywa to wyścigiem.

„Ja zawsze mówię, że to jest wyścig windykacyjny Grand Prix Abu Dhabi. Kto się znajdzie na początku stawki, ten wygrał."

W tej trzeciej grupie stoisz razem z kilkudziesięcioma innymi dostawcami. O kolejności w niej decyduje jednak coś, na co masz realny wpływ.

Sprawdź, na którym miejscu stoisz

Osiem pytań. Każde „nie" to jedno miejsce w dół.

Czy klient dostaje przypomnienie przed terminem płatności?
Czy wiesz, jak nazywa się osoba, która u niego realnie wykonuje przelewy?
Czy twoje przypomnienia idą właśnie do niej?
Czy pierwszy telefon wychodzi w ciągu dwóch tygodni od terminu?
Czy do wezwania doliczana jest rekompensata i odsetki?
Czy zapowiadasz konkretny następny krok z datą?
Czy ten krok faktycznie następuje, kiedy data mija?
Czy ktoś imiennie odpowiada za tę fakturę?

Firmy, które odpowiadają „tak" na siedem albo osiem pytań, rzadko mają problem z zatorami. Nie dlatego, że mają lepszych klientów. Dlatego, że są wyżej w kolejce.

Co decyduje o miejscu

Wbrew intuicji nie chodzi o to, kto naciska najmocniej.

„Ten, kto ma silniejsze argumenty. Nie w sensie podnoszenia głosu, tylko kto ma skuteczniejsze metody i lepsze relacje z osobami, które robią przelewy."

Składają się na to cztery rzeczy.

Widoczność. Jeżeli od terminu płatności nikt z twojej firmy nie odezwał się w sprawie tej faktury, w piątek rano nikt o niej nie pomyśli. Nie ze złej woli, tylko dlatego, że na biurku leży dwadzieścia innych, przy których ktoś dzwonił. Rozwijamy ten mechanizm w tekście o tym, dlaczego cisza zabija przepływy pieniężne.

Przewidywalność. Firma, która przypomina zawsze, tak samo, w tych samych odstępach, jest po drugiej stronie traktowana inaczej niż firma, która milczy przez trzy miesiące, a potem nagle wysyła groźny mail. Ciszę interpretuje się jako brak potrzeby.

Koszt ignorowania cię. Odsetki, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, perspektywa kosztów sądowych. To nie są emocje, to jest arytmetyka po drugiej stronie.

Właściwy adresat. W większości firm ktoś inny kupuje, a ktoś inny płaci.

„Bo to nie są osoby, które coś kupują czy sprzedają. To są osoby, które robią przelewy."

Siedem dźwigni, które realnie cię przesuwają

1. Przypomnienie przed terminem. Trzy dni przy krótkich terminach, tydzień przy dłuższych. W treści numer konta i link do płatności, a same treści masz gotowe w szablonach przypomnień o płatności. To nie jest windykacja, to higiena. I jedyny moment, w którym wchodzisz na listę „do zapłacenia" bez żadnego napięcia.

2. Kontakt do osoby od płatności. Przy najbliższej rozmowie zapytaj wprost, kto odpowiada za płatności, i podmień kontakt w systemie. Justyna szacuje, że dobrze skonstruowane maile trafiające do właściwych adresatów potrafią przy dużej liczbie spraw ściągnąć od 35 do 45 procent bazy.

3. Telefon po dwóch tygodniach. Mail można przeoczyć, telefon jest zdarzeniem. Rozmowa daje też informację. Dowiadujesz się, czy to zator, czy zapomnienie, czy reklamacja, o której nikt ci nie powiedział.

4. Zapowiedź konkretnego kroku z datą. To działa najmocniej i kosztuje najmniej. Nie chodzi o groźbę, tylko o informację.

„Zapowiadam call center, że będzie dzwoniło. Że sprawa tutaj trafiła, że mamy pełnomocnictwo do reprezentowania. I już nasze miejsce w tej kolejce przesuwa się z końca ogonka."

5. Doliczenie tego, co ci się należy. Rekompensata 40, 70 albo 100 euro w zależności od wartości należności, plus odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Przysługuje bez wezwania, od dnia nabycia prawa do odsetek, i nie trzeba wykazywać poniesionych kosztów.

6. Konsekwencja terminów. Jeżeli napisałeś, że masz trzy dni, to po trzech dniach coś się dzieje. Jeden raz, kiedy nic się nie stało, kasuje efekt całej wcześniejszej pracy.

7. Wejście podmiotu zewnętrznego. Ten ruch zmienia charakter sprawy, bo po drugiej stronie pojawia się ktoś, kto nie ma z klientem relacji do stracenia.

„Wygra ten, kto ma firmę zewnętrzną, która nie będzie się wahać i nie będzie się zastanawiać, tylko wykona pełnomocnictwo w całości."

Efekt bywa natychmiastowy i mówi wszystko o naturze problemu.

„Ci raptem sobie przypominają i w ciągu 15 minut wysyłają potwierdzenie przelewu. On po prostu miał te pieniądze schowane dla kogoś innego, ale w momencie, kiedy weszła zewnętrzna windykacja, natychmiast je odnalazł. Ktoś inny ich po prostu nie dostał."

Warto zatrzymać się przy ostatnim zdaniu. Ktoś inny ich nie dostał, bo w tej kolejce zawsze ktoś zostaje z tyłu.

A jeśli twoja usługa naprawdę nie jest krytyczna

Nie każdy sprzedaje prąd. Jeżeli twój produkt można odłożyć o miesiąc bez konsekwencji dla klienta, dźwignia jest inna, ale nadal istnieje.

Wstrzymanie kolejnej dostawy albo dostępu. Nie jako kara, tylko jako standardowa polityka kredytowa. Nowe zamówienie realizujemy po uregulowaniu poprzedniego. To musi być zapisane w umowie i stosowane wobec wszystkich, inaczej wygląda na odwet.

Skrócenie terminu przy kolejnym zamówieniu. Przedpłata albo termin siedmiodniowy dla klienta, który spóźnił się trzy razy z rzędu.

Rozłożenie na raty w zamian za regularność. Mniejsza kwota, ale wpływająca co dwa tygodnie, jest wyżej w kolejce niż duża kwota, o której nikt nie rozmawia.

Czego nie robić

Nie milcz z uprzejmości. Cisza nie jest odczytywana jako klasa. Jest odczytywana jako brak pilnej potrzeby.

Nie strasz bez pokrycia. Zapowiedź, która się nie ziściła, obniża twoje miejsce w kolejce bardziej niż jej brak.

Nie przerzucaj tego na handlowca. Ma strukturalny konflikt interesów i nie zaryzykuje następnego zamówienia dla faktury sprzed dwóch miesięcy.

Nie licz na staż relacji.

„Nie wierzę w rozmowy w stylu przecież 20 lat z nim pracuję, on na pewno zapłaci. Nie zapłaci, bo ma do zapłacenia Urząd Skarbowy i ZUS, za co mogą go w ostateczności nawet przymknąć."

Nie odkładaj sprawy do szuflady. Roszczenia B2B przedawniają się po trzech latach, a trzy lata mijają szybciej, niż się wydaje.

Ile kosztuje stanie na końcu

Kredyt na 100 tysięcy złotych na wolnym rynku na 61 dni, czyli na typowy czas przeterminowania faktury, kosztuje około 3,5 tysiąca złotych. Tę liczbę Justyna sprawdziła u agenta przed naszą rozmową.

Ty finansujesz to dwa razy. Raz przez sam termin płatności, drugi raz przez opóźnienie. Siedem tysięcy złotych od jednej faktury na sto tysięcy.

Gdyby te same pieniądze odzyskać sprzedażą, przy marży 10 procent trzeba wygenerować milion złotych obrotu. Z marketingiem, handlowcami i całym kosztem czasu.

To dlatego windykacja jest najtańszym kanałem pozyskania gotówki, jaki masz. Te pieniądze są już zarobione. Trzeba je tylko odebrać, i to szybciej, niż robi to dziś twój zespół.

Na koniec

Kolejka po twoje pieniądze istnieje niezależnie od tego, czy się nią zajmujesz. Ktoś ustawia w niej twoją firmę w każdy piątek rano. Jedyne pytanie brzmi, czy robisz to ty, czy dłużnik za ciebie.

Przesuń się w kolejce bez nowego etatu

Siedem dźwigni z tego tekstu to w większości praca powtarzalna, którą można prowadzić automatycznie. Sunbay wysyła przypomnienia we właściwym momencie i do właściwej osoby, dolicza rekompensatę i pokazuje status każdej faktury. Umów prezentację, żeby zobaczyć, gdzie stoi dziś twoja firma.

Czytaj dalej

Źródło. Cytaty pochodzą z rozmowy, którą Dawid Dzierżyński, co-founder Sunbay, przeprowadził z Justyną Romanowską. Zostały wygładzone gramatycznie na podstawie automatycznej transkrypcji, bez zmiany sensu.