Twój dłużnik ma pieniądze. Nie ma ich dla ciebie

Gdy rośnie lista przeterminowanych faktur, w wielu firmach pada to samo zdanie.

„Oni po prostu nie mają teraz pieniędzy.”

Zwykle jednak mają, tylko płacą najpierw komuś innemu.

Od tego zależy, co możesz zrobić. Jeżeli klient rzeczywiście nie ma pieniędzy, pozostaje czekać albo rozłożyć dług na raty. Jeżeli ma, ale płaci innym, musisz sprawić, żeby twoja faktura znalazła się wyżej w jego kolejce płatności.

Kolejka po mięso

Justyna Romanowska, która od lat windykuje dla biznesu, tłumaczy to obrazem zrozumiałym dla każdego, kto pamięta opowieści dziadków.

W latach 80., żeby kupić mięso na obiad, nie wystarczyło mieć pieniędzy. Trzeba było mieć kartki i stanąć pod sklepem o trzeciej w nocy. Mięsa i tak starczało tylko dla pierwszych kilku osób w kolejce, a reszta towaru leżała pod ladą.

To, co leżało pod ladą, dostawały trzy grupy ludzi.

Ci, którzy mogli coś zrobić. Pani z sanepidu, która jednym podpisem zamykała kierownikowi bardzo dochodowy interes.

Ci, którzy mieli czym się wymienić. Pan z mięsnego wymieniał towar z panią ze sklepu z kawą.

Krewni i znajomi Królika. Rodzina, przyjaciele, ludzie z relacją.

„Kto miał mięso? Ten, kto miał relację albo możliwość nacisku.”

Justyna Romanowska, Baba z Windykacji

Potem przenosi ten obraz na dzisiejsze firmy.

„I dokładnie tak jest teraz. Pieniądze w firmach leżą pod ladą, ponieważ są reglamentowane.”

Jak wygląda kolejka po twoje pieniądze

W firmie, która ma napiętą płynność, ktoś regularnie, na przykład w piątek rano, decyduje, komu wysłać przelewy. Kolejność jest prawie zawsze taka sama.

Miejsce pierwsze. Urząd Skarbowy i ZUS. Mogą zablokować konto bez niczyjej zgody i bez wyroku sądu, więc nikt nie ryzykuje zwłoki.

Miejsce drugie. Dostawcy krytyczni. Prąd, ogrzewanie, internet i surowiec, bez którego w poniedziałek stanie produkcja. Brak zapłaty mógłby zatrzymać firmę, więc te faktury idą od razu.

Miejsce trzecie. Cała reszta. Tu najpewniej czeka twoja faktura.

„Jeżeli nie jesteś firmą telekomunikacyjną, która dostarcza im jedyny internet w okolicy, albo prądu, albo ogrzewania, to wypadasz z kolejki głównej. Pozostaje cała reszta i ta cała reszta między sobą musi walczyć o ten kawałek tortu.”

Justyna nazywa to wyścigiem.

„Ja zawsze mówię, że to jest wyścig windykacyjny Grand Prix Abu Dhabi. Kto się znajdzie na początku stawki, ten wygrał.”

W tej grupie twoja faktura czeka razem z fakturami dziesiątek innych dostawców. Na to, które z nich zostaną zapłacone najpierw, masz jednak wpływ.

Sprawdź, na którym miejscu stoisz

Odpowiedz na osiem pytań. Każde „nie” oznacza, że twoja faktura spada w kolejce.

1. Czy klient dostaje przypomnienie przed terminem płatności?
2. Czy wiesz, jak nazywa się osoba, która u niego wykonuje przelewy?
3. Czy twoje przypomnienia idą właśnie do niej?
4. Czy pierwszy telefon wychodzi w ciągu dwóch tygodni od terminu?
5. Czy do wezwania doliczana jest rekompensata i odsetki?
6. Czy zapowiadasz konkretny następny krok z datą?
7. Czy ten krok faktycznie następuje, kiedy data mija?
8. Czy ktoś imiennie odpowiada za tę fakturę?

Firmy, które odpowiadają „tak” na siedem albo osiem pytań, rzadko mają problem z zatorami. Ich klienci nie są lepsi, ale to tym firmom płacą w pierwszej kolejności.

Co decyduje o miejscu

Zdaniem Justyny nie wygrywa ten, kto naciska najmocniej. Pytana, kto w takim razie wygrywa, odpowiada tak.

„Ten, kto ma silniejsze argumenty. Nie w sensie podnoszenia głosu, tylko kto ma skuteczniejsze metody i lepsze relacje z osobami, które robią przelewy.”

W praktyce liczą się cztery rzeczy.

Widoczność. Jeżeli od terminu płatności nikt z twojej firmy nie odezwał się w sprawie tej faktury, nikt o niej nie pomyśli, gdy będzie decydował o przelewach. Na biurku leży dwadzieścia innych faktur, w sprawie których ktoś już dzwonił. Szerzej opisujemy ten mechanizm w tekście o tym, dlaczego cisza szkodzi płynności finansowej.

Przewidywalność. Firmę, która przypomina zawsze w ten sam sposób i w tych samych odstępach, klient traktuje poważniej niż taką, która milczy przez trzy miesiące, a potem nagle wysyła groźny mail. Długie milczenie klient odczytuje tak, jakby pieniądze nie były ci pilnie potrzebne. Taką regularność łatwiej utrzymać, gdy przypomnienia wychodzą według ścieżki ustawionej dla grupy klientów, a kontrola należności nie zależy od pamięci jednej osoby.

Koszt zwłoki. Odsetki, rekompensata za koszty odzyskiwania należności i ryzyko kosztów sądowych. Klient, który wie, że zwłoka będzie go kosztować, płaci wcześniej.

Właściwy adresat. W większości firm ktoś inny kupuje, a ktoś inny płaci.

„Bo to nie są osoby, które coś kupują czy sprzedają. To są osoby, które robią przelewy.”

Siedem sposobów, żeby przesunąć się w kolejce

1. Przypomnienie przed terminem. Wysyłaj je trzy dni przed terminem przy krótkich terminach płatności i tydzień przed przy dłuższych. Dodaj numer konta i link do płatności. Gotowe treści znajdziesz w szablonach przypomnień o płatności. Takie przypomnienie nikogo nie urazi, a twoja faktura trafia na listę do zapłaty, zanim pojawi się jakiekolwiek napięcie.

2. Kontakt do osoby od płatności. Przy najbliższej rozmowie zapytaj wprost, kto odpowiada za płatności, i podmień kontakt w systemie. Justyna szacuje, że dobrze skonstruowane maile trafiające do właściwych adresatów potrafią przy dużej liczbie spraw ściągnąć od 35 do 45 procent bazy.

3. Telefon po dwóch tygodniach. Maila łatwo przeoczyć, telefonu już nie. Z rozmowy dowiesz się też, czy chodzi o zator, zapomnienie czy reklamację, o której nikt ci nie powiedział.

4. Zapowiedź konkretnego kroku z datą. To jeden z najtańszych i najskuteczniejszych kroków. Zapowiedź nie musi być groźbą, wystarczy rzeczowa informacja, co się stanie i kiedy. Takim krokiem może być wpis do biura informacji gospodarczej, zapowiedziany w wezwaniu z nazwą i adresem biura.

„Zapowiadam call center, że będzie dzwoniło. Że sprawa tutaj trafiła, że mamy pełnomocnictwo do reprezentowania. I już nasze miejsce w tej kolejce przesuwa się z końca ogonka.”

5. Doliczenie tego, co ci się należy. Rekompensata 40, 70 albo 100 euro w zależności od wartości należności, plus odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Przysługuje bez wezwania, od dnia nabycia prawa do odsetek, i nie trzeba wykazywać poniesionych kosztów.

6. Dotrzymywanie terminów. Jeżeli napisałeś klientowi, że ma trzy dni, po trzech dniach musi nastąpić zapowiedziany krok. Wystarczy raz odpuścić, żeby klient przestał traktować kolejne zapowiedzi poważnie.

7. Przekazanie sprawy firmie zewnętrznej. Od tej chwili z klientem rozmawia ktoś, kto nie musi dbać o wieloletnią relację.

„Wygra ten, kto ma firmę zewnętrzną, która nie będzie się wahać i nie będzie się zastanawiać, tylko wykona pełnomocnictwo w całości.”

Efekt bywa natychmiastowy.

„Ci raptem sobie przypominają i w ciągu 15 minut wysyłają potwierdzenie przelewu. On po prostu miał te pieniądze schowane dla kogoś innego, ale w momencie, kiedy weszła zewnętrzna windykacja, natychmiast je odnalazł. Ktoś inny ich po prostu nie dostał.”

Pieniądze były więc cały czas, tylko czekały na kogoś innego. Gdy ty przesuwasz się w kolejce, z tyłu zostaje inny dostawca.

Gdy twoja usługa nie jest dla klienta krytyczna

Nie każdy sprzedaje prąd. Jeżeli klient może przez miesiąc obejść się bez twojego produktu, masz mniej możliwości nacisku, ale nadal możesz zrobić kilka rzeczy.

Wstrzymanie kolejnej dostawy albo dostępu. Najlepiej jako stała zasada polityki kredytowej, na przykład taka, że nowe zamówienie realizujesz po opłaceniu poprzedniego. Musi być zapisana w umowie i stosowana wobec wszystkich, bo inaczej wygląda na odwet.

Skrócenie terminu przy kolejnym zamówieniu. Przedpłata albo termin siedmiodniowy dla klienta, który spóźnił się trzy razy z rzędu.

Rozłożenie na raty w zamian za regularność. Mniejsze raty, które wpływają co dwa tygodnie, są wyżej w kolejce niż duża kwota, o której nikt nie rozmawia.

Czego nie robić

Nie milcz z uprzejmości. Klient uzna, że skoro się nie odzywasz, możesz poczekać.

Nie strasz bez pokrycia. Zapowiedź, która się nie ziściła, obniża twoje miejsce w kolejce bardziej niż jej brak.

Nie przerzucaj tego na handlowca. Ma konflikt interesów i nie zaryzykuje kolejnego zamówienia dla faktury sprzed dwóch miesięcy.

Nie licz na staż relacji.

„Nie wierzę w rozmowy w stylu przecież 20 lat z nim pracuję, on na pewno zapłaci. Nie zapłaci, bo ma do zapłacenia Urząd Skarbowy i ZUS, za co mogą go w ostateczności nawet przymknąć.”

Nie odkładaj sprawy do szuflady. Roszczenia między firmami przedawniają się zwykle po dwóch albo trzech latach, zależnie od rodzaju umowy, a zapomniana faktura łatwo przeleży ten czas.

Ile kosztuje czekanie na końcu kolejki

Kredyt na 100 tysięcy złotych na wolnym rynku na 61 dni, czyli na typowy czas przeterminowania faktury, kosztuje około 3,5 tysiąca złotych. Tę liczbę Justyna sprawdziła u agenta przed naszą rozmową.

Finansujesz klienta dwa razy, najpierw przez termin płatności, a potem przez opóźnienie. Przy fakturze na 100 tysięcy złotych to około siedmiu tysięcy.

A jeśli klient nie zapłaci wcale, przy marży 10 procent trzeba sprzedać za milion złotych, żeby odrobić stratę 100 tysięcy, nie licząc kosztów marketingu i pracy handlowców.

Dlatego pilnowanie należności to najtańszy sposób na zdobycie gotówki. Te pieniądze są już zarobione i trzeba je tylko odebrać. Jak pomaga w tym Sunbay, pokazujemy na stronie o szybszym otrzymywaniu należności.

Kolejka istnieje tak czy inaczej

Klienci co tydzień decydują, komu zapłacić najpierw, także wtedy, gdy nie upominasz się o swoje pieniądze. Regularne przypomnienia, właściwy adresat i dotrzymywane terminy sprawiają, że twoja faktura trafia wyżej na ich liście.

Przesuń się w kolejce

Większość z tych siedmiu kroków to powtarzalna praca, którą można zautomatyzować. Sunbay wysyła przypomnienia we właściwym momencie i do właściwej osoby, dolicza rekompensatę i pokazuje status każdej faktury. Umów prezentację, żeby zobaczyć, jak wyglądałoby to w twojej firmie.

Czytaj dalej

• Zapis rozmowy z Justyną Romanowską. Windykacja bez tajemnic
• 10 rzeczy, które musisz wiedzieć o windykacji B2B
• Dlaczego handlowiec nie powinien windykować twoich klientów

Źródło. Cytaty pochodzą z rozmowy, którą Dawid Dzierzyński, współzałożyciel Sunbay, przeprowadził z Justyną Romanowską. Zostały wygładzone gramatycznie na podstawie automatycznej transkrypcji, bez zmiany sensu.