Typowy poniedziałek w księgowości twojego klienta wygląda tak. Na koncie jest mniej pieniędzy, niż wynoszą faktury do zapłaty, więc ktoś musi zdecydować, kto dostanie przelew w tym tygodniu, a kto w następnym. O kolejności rzadko decyduje sama kwota czy długość współpracy. Częściej to, kto ostatnio przypomniał o swojej fakturze.
Dostawca, który wysłał fakturę i zamilkł, trafia na koniec kolejki. Klient może go cenić, ale ten dostawca się nie upomina. Szerzej opisaliśmy to w tekście „Twój dłużnik ma pieniądze. Nie ma ich dla ciebie”.
Cisza kosztuje
Łatwo założyć, że skoro praca została wykonana, klient zapłaci. Krzysiek Romaniak, założyciel Flowmore i współzałożyciel Energetycznego Projektu, przez lata odkładał telefony do klientów na kolejny tydzień i w pewnym momencie miał około 200 tys. zł w niezapłaconych fakturach. Jego historię opisaliśmy w tekście „Czego 200 tys. zł w niezapłaconych fakturach nauczyło założyciela dwóch firm”.
Każdy tydzień bez przypomnienia daje klientowi czas, żeby zapłacić najpierw komuś innemu. A jeśli jego firma ma kłopoty, może upaść, zanim ktokolwiek się odezwie. Tę ciszę łatwiej przerwać, gdy monitoring terminów płatności pokazuje każdą fakturę po terminie.
Głośno nie znaczy agresywnie
Upominanie się o fakturę wiele osób myli z naprzykrzaniem się klientowi, a to dwie różne rzeczy. Agresywna windykacja to telefon po dwóch miesiącach ciszy, potem nerwowy e-mail i pismo z kancelarii. Jest spóźniona, emocjonalna i klienci słusznie jej nie lubią.
Regularny kontakt wygląda inaczej. Zaczyna się od uprzejmej wiadomości przed terminem, potem przychodzi przypomnienie w dniu terminu i kolejne po kilku dniach i po tygodniu. Każda wiadomość jest spokojna i rzeczowa. Klient widzi w tym sygnał, że ten dostawca pilnuje swoich faktur i nie da się o nim zapomnieć.
Rytm, który działa bez pamiętania
Ręczne przypominanie zawodzi, bo zależy od pamięci i wolnej chwili, a pilniejsze sprawy zawsze wygrywają. Dlatego firmy, które dobrze radzą sobie z płatnościami, ustalają stały harmonogram i trzymają się go bez wyjątków. Przykładowy rytm opisaliśmy w tekście „Przestań nazywać to windykacją”, a gotowe treści wiadomości znajdziesz we wzorach przypomnień o płatności.
Klienci szybko się uczą, że o każdej twojej fakturze ktoś pamięta. Twoja faktura przestaje być tą, którą można przesunąć na przyszły miesiąc.
Co zmienia automatyzacja
System nie bierze urlopu i nie zapomina o przypomnieniu w piątek po południu. Wysyła wiadomości w ustalonym tonie, bez przeprosin i bez nerwów. Zespół ma wtedy więcej czasu na rozmowy z klientami o samej współpracy.
We Flowmore, agencji Krzyśka, przypomnienia i eskalacje prowadzi dziś Sunbay. Opóźnionych płatności jest o 85% mniej, a klienci płacą średnio 27 dni szybciej. Szczegóły opisaliśmy w historii Flowmore.
.svg){kind=small}
.svg)