DLA TRANSPORTU I SPEDYCJI

Chaos w należnościach, a faktur tylko przybywa?

Sunbay pobiera faktury z Waszego TMS-a i przypomina klientom o zapłacie. Sprawdza, czy pieniądze wpłynęły, a zespół angażuje wtedy, gdy trzeba coś wyjaśnić, np. sporną kwotę lub nowy termin płatności.

✓Nie musicie ręcznie wysyłać przypomnień.
✓Widzicie, kiedy klient obiecał zapłacić.
✓Pytacie Sunny AI o zaległe płatności i dostajecie zestawienie.

Umów demo Zobacz, jak to działa

/ Należności

Dane są aktualizowane

Należności i zadaniaPrzykładowe dane

FAKTURY800z automatycznymi przypomnieniami

DSO24 dniśredni czas do zapłaty

DLA ZESPOŁU3 sprawywymagają sprawdzenia

Faktura / kontrahent	Kwota	Status faktury
FV/2026/184Nord Cargo GmbH · 7 dni po terminie	4 250 EUR	E-mail wysłany
FV/2026/201Atlas Transport · 14 dni po terminie	12 800 PLN	Sprawdź obiecaną wpłatę
FV/2026/219Via Logistics · 3 dni po terminie	2 600 EUR	SMS zaplanowany

✓

Zapłacono za FV/2026/176Sunbay nie wyśle już przypomnień o tej fakturze.

✓ TMS✓ ERP✓ Bank3 sprawy dla zespołu

Przykładowy panel. Nazwy firm i dane są fikcyjne.

Takie wyniki osiągnęli klienci Sunbay

80 godz./mies.

mniej pracy przy zaległych płatnościach w Energetycznym Projekcie.

Zobacz wyniki klientów →

z 26 do 14 dni

spadł średni czas oczekiwania na zapłatę w Tequipy.

Historia Tequipy →

7 dni krócej

klienci Sunbay czekają na zapłatę — średni wynik po trzech miesiącach.

Dane Sunbay →

Wyniki dotyczą klientów Sunbay z różnych branż. Efekt zależy od sytuacji firmy.

Co się zmienia

Faktury w TMS-ie. Przypomnienia i ustalenia w Sunbay.

Nie musicie co tydzień tworzyć listy zaległości ani sprawdzać każdej faktury osobno. Sunbay pokazuje, kto nie zapłacił, wysyła przypomnienia i zapisuje historię kontaktu z klientem.

Obszar

Bez Sunbay

Z Sunbay

Faktury

Co tydzień łączycie dane z TMS-a i księgowości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił.

Sunbay pobiera faktury z połączonego systemu. Gdy rozpozna wpłatę, oznacza fakturę jako opłaconą i kończy przypomnienia.

Przypomnienia

Ktoś musi sprawdzić termin faktury, napisać wiadomość i pamiętać o kolejnym kontakcie.

Ustalacie, po ilu dniach wysłać e-mail lub SMS. Sunbay wysyła je automatycznie w wybranym języku.

Ustalenia

Tylko osoba, która rozmawiała z klientem, wie, kiedy obiecał zapłacić.

Przy fakturze zapisujecie obiecaną datę zapłaty i osobę, która ma jej dopilnować. Cały zespół widzi te informacje.

Noty i wezwania

Osobno przygotowujecie notę odsetkową i wezwanie do zapłaty, a potem dołączacie je do e-maila.

Sunbay przygotowuje notę odsetkową i wezwanie do zapłaty. Wysyła je w ustalonym przez Was dniu.

Raporty

Gdy zarząd pyta o zaległości, zbieracie dane i przygotowujecie zestawienie w Excelu.

Widzicie, ile pieniędzy zalega u klientów i od jak dawna. Taki raport możecie otrzymywać co tydzień na e-mail.

Zespół

Każda kolejna faktura to następny termin do sprawdzenia i wiadomość do wysłania.

Sunbay wysyła przypomnienia i sprawdza wpłaty. Zespół wyjaśnia sporne kwoty i ustala z klientami terminy zapłaty.

Jak to działa

Raz ustalacie, kiedy przypominać o zapłacie. Sunbay pilnuje każdej faktury.

Scenariusz to plan kontaktu z klientem: kiedy wysłać e-mail, SMS lub wezwanie do zapłaty. Sunbay realizuje ten plan, dopóki nie rozpozna wpłaty albo nie wstrzymacie przypomnień.

Transport · faktura po terminie

Przykładowy plan · liczba dni po terminie płatności

Aktywny

Dzień 1E-mailPierwsze przypomnienie

Dzień 5Drugi e-mailKolejne przypomnienie

Dzień 10SMSPrzypomnienie SMS

Dzień 15Nota i wezwanieDokumenty w PDF

Dzień 20TelefonPołączenie AI

Klient obiecuje zapłatę → zapisujecie termin i wstrzymujecie przypomnieniaE-mail nie dotarł → zadanie: sprawdź adres klientaWpłata → koniec przypomnień

01 / FAKTURY

Sunbay pobiera faktury.

Wgrywacie listę faktur z pliku CSV lub łączycie Sunbay z TMS-em albo księgowością. Wybieracie, które zaległe faktury mają zostać objęte przypomnieniami.

02 / PRZYPOMNIENIA

Klient dostaje przypomnienia.

Sunbay wysyła e-maile i SMS-y w ustalonych dniach. Wy wybieracie treść, język oraz moment wysłania wezwania do zapłaty lub wykonania połączenia AI.

03 / POMOC ZESPOŁU

Zespół wyjaśnia konkretne sprawy.

Gdy klient prosi o więcej czasu, zapisujecie nowy termin zapłaty i wstrzymujecie przypomnienia. Jeśli e-mail nie dotrze, Sunbay tworzy zadanie: sprawdź adres klienta.

04 / WPŁATA

Po wpłacie przypomnienia ustają.

Sunbay rozpoznaje, której faktury dotyczy wpłata. Oznacza ją jako opłaconą, przestaje o niej przypominać i aktualizuje zestawienie zaległości.

Przy każdej fakturze możecie sprawdzić wysłane wiadomości, odpowiedzi klienta i ustalenia zespołu. Podczas wdrożenia ustalimy, jak połączyć Sunbay z Waszym TMS-em, księgowością, bankiem i KSeF.

Sytuacje z życia

Co robi Sunbay, gdy klient nie płaci?

Obiecał zapłacić. Nie zapłacił.Klient nie odpowiada na maile.800 faktur. Trzy osoby.Zarząd potrzebuje raportu.

Klient obiecał zapłacić do 15 września. Pieniędzy nie ma.

Przy fakturze widać obiecaną datę wpłaty i osobę, która ma wrócić do klienta, jeśli pieniądze nie przyjdą.

✓Zapisujecie: „Klient zapłaci do 15 września. Sprawę prowadzi Anna”.
✓Wstrzymujecie przypomnienia do umówionego dnia.
✓Jeśli termin minie bez wpłaty, Sunbay wznawia przypomnienia i tworzy zadanie kontaktu z klientem.

Atlas Transport · FV/2026/201Przykład

Odpowiedź klienta · 1 września„Zapłacimy całość do 15 września. Proszę o kilka dni cierpliwości.”

Klient obiecał zapłacić15 września · 12 800 PLN

Sprawę prowadziAnna · finanse

16 września: brak wpłatyAnna: skontaktuj się z klientem. Sunbay wznowił przypomnienia.

Klient z Niemiec nie odpowiada na kolejne maile.

W planie ustawiliście SMS po dwóch e-mailach. Jeśli klient nadal nie zapłaci, Sunbay wyśle tę wiadomość automatycznie.

✓Wybieracie niemiecki jako język wiadomości.
✓Ustalacie, po ilu dniach wysłać SMS, a kiedy zadzwonić z użyciem AI.
✓Każdy w zespole widzi, kiedy i jak Sunbay kontaktował się z klientem.

Nord Cargo GmbHPrzykład

Język komunikacjiNiemiecki

Dzień 1 · e-mailWysłany

Dzień 5 · drugi e-mailWysłany

Dzień 10 · SMSSunbay wyśle SMS, jeśli faktura nadal nie będzie opłacona.

Przykładowa treść SMSGuten Tag, die Rechnung FV/2026/184 ist noch offen. Bitte teilen Sie uns mit, wann wir mit der Zahlung rechnen können.

Faktur jest 800. W zespole nadal trzy osoby.

Sunbay sprawdza terminy płatności i wysyła przypomnienia. Zespół dostaje zadania wtedy, gdy np. trzeba poprawić adres e-mail lub wyjaśnić kwotę z klientem.

✓Dla wybranej grupy faktur ustalacie wspólny plan przypomnień.
✓Sunbay pilnuje terminów wysyłki dla każdej faktury.
✓Przy każdym zadaniu widać, co trzeba zrobić i kto się tym zajmuje.

Faktury i zadania zespołuPrzykładowe dane

Faktury objęte przypomnieniami800

Nie wymagają pomocy zespołu797

Wymagają sprawdzenia3

E-mail nie dotarł do klientaMarek · sprawdź i popraw adres e-mail klienta.

Klient nie zgadza się z kwotąAnna · ustal z klientem, skąd wynika różnica w kwocie.

Liczby są przykładowe. Liczba zadań zależy od spraw klientów.

Zarząd pyta, ile pieniędzy zalega u klientów.

W Sunbay sprawdzacie kwoty niezapłaconych faktur i liczbę dni po terminie. Możecie też zapytać Sunny AI, np. o zaległości starsze niż 30 dni.

✓Widzicie osobno faktury spóźnione o 1–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni.
✓DSO pokazuje, ile dni średnio czekacie na zapłatę.
✓Ustawiacie cotygodniową wysyłkę raportu na e-mail, np. w piątek rano.

Sunny AI · należnościPrzykładowe dane

Ile wynoszą zaległości starsze niż 30 dni?

Łącznie 186 000 PLNTo 32 faktury, których termin płatności minął ponad 30 dni temu.

31–60 dni112 000 PLN

61–90 dni48 000 PLN

Powyżej 90 dni26 000 PLN

Raport tygodniowyPiątek · 08:00

Sprawdźcie Sunbay na własnych fakturach.

Zaczynamy od listy faktur w pliku CSV. W kilka dni możecie sprawdzić pierwsze automatyczne przypomnienia.

Umów demo

Przed pierwszą rozmową

Pytania przed wdrożeniem.

Jak podłączyć dane, uruchomić przypomnienia i zacząć od małej grupy klientów.

Wdrożenie i integracje

Czy połączycie Sunbay z naszym TMS-em lub ERP-em?

Sprawdzimy, czy Wasz TMS lub system księgowy może przekazywać faktury do Sunbay. Sposób połączenia zależy od jego możliwości. Na początek wystarczy lista faktur wyeksportowana do pliku CSV.

Czy nasze IT musi być zaangażowane?

Do pierwszego testu wystarczy wyeksportować listę faktur do pliku CSV. Automatyczne pobieranie danych z TMS-a lub księgowości może wymagać pomocy Waszego IT albo dostawcy systemu.

Ile trwa wdrożenie?

Pierwsze przypomnienia na podstawie pliku CSV można uruchomić w kilka dni. Podłączenie Waszych systemów i ustawienie pozostałych planów kontaktu może potrwać dłużej. Termin ustalimy po sprawdzeniu danych i potrzeb zespołu.

Czy możemy zacząć od jednej grupy klientów?

Tak. Wybieracie grupę klientów i ustalacie jeden plan przypomnień. Sprawdzacie, jak wyglądają wiadomości i jak zespół pracuje z odpowiedziami klientów. Potem możecie objąć przypomnieniami kolejne faktury.

Jak działa proces

Czy możemy wstrzymać przypomnienia dla klienta lub jednej faktury?

Tak, np. gdy klient zgłosi błąd na fakturze albo uzgodnicie późniejszą zapłatę. Wstrzymujecie wiadomości, zapisujecie nowy termin i wskazujecie osobę, która ma dopilnować sprawy.

Czy noty odsetkowe i wezwania powstają automatycznie?

Tak, jeśli uwzględnicie je w planie przypomnień. Wybieracie dzień, w którym Sunbay ma przygotować dokumenty i wysłać je z e-mailem. Przy wdrożeniu ustalamy zasady naliczania odsetek i treść dokumentów.

Czy możemy wysyłać SMS-y?

Tak. Możecie zaplanować SMS, np. po dwóch e-mailach bez wpłaty. Sami wybieracie treść i dzień wysłania. Możecie też dodać połączenie telefoniczne z użyciem AI.

Czy Sunbay rozksięgowuje wpłaty?

Sunbay sprawdza, której faktury dotyczy wpłata, i oznacza ją jako opłaconą. To, jakie dane zapisze w Waszej księgowości, zależy od połączenia między systemami. Przy wdrożeniu ustalimy również sposób obsługi częściowych wpłat i przelewów bez jasnego numeru faktury.

Cena i umowa

Ile to kosztuje i od czego zależy cena?

Wycenę przygotujemy po rozmowie o liczbie faktur, sposobach kontaktu z klientami i systemach do podłączenia. Przed startem otrzymacie ofertę z zakresem usługi i kosztami.

Ile osób może korzystać z systemu?

Ustalimy, ile osób potrzebuje dostępu i co każda z nich ma widzieć lub zmieniać. Liczbę kont i warunki korzystania przez zespół podamy w ofercie.

Czy możemy wypowiedzieć subskrypcję?

Płacicie co miesiąc. Okres wypowiedzenia i zasady zakończenia współpracy znajdziecie w umowie, którą otrzymacie przed rozpoczęciem korzystania z Sunbay.

Bezpieczeństwo i firma

Gdzie są nasze dane i czy służą do trenowania AI?

Dane przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Zasady dostępu dostawców AI do danych oraz ich wykorzystania do trenowania modeli wymagają osobnego potwierdzenia przed wdrożeniem.

Czy Sunbay jest polską firmą?

Tak. Sunbay ma siedzibę w Warszawie, przy al. „Solidarności” 68 / 121. Numer KRS: 0001162418.

Więcej faktur nie musi oznaczać więcej ręcznej pracy.

Wybierzcie grupę klientów i wyeksportujcie ich faktury do pliku CSV. Pomożemy ustawić pierwsze przypomnienia. Po teście ustalimy, jak podłączyć Wasz TMS.

Umów demo

Płacicie co miesiąc. Warunki poznacie przed rozpoczęciem współpracy.