Prawdziwy koszt braku automatyzacji należności

Gdy firma zastanawia się nad automatyzacją należności, zwykle porównuje dwie liczby, czyli cenę programu i kwotę faktur po terminie. Takie porównanie wypada na korzyść ręcznego procesu, bo pomija większość kosztów. Ręczna obsługa należności to co najmniej pięć rodzajów kosztów, a w rachunku wyników widać tylko część z nich.

Koszt finansowania należności

Każdy dzień, o który klienci płacą później, firma musi sfinansować z własnych pieniędzy albo z kredytu. Ten koszt łatwo policzyć. Średnie należności to dzienna sprzedaż na fakturę pomnożona przez DSO, czyli średnią liczbę dni od wystawienia faktury do zapłaty. Koszt ich finansowania to te należności pomnożone przez koszt kapitału, na przykład oprocentowanie kredytu obrotowego.

Weźmy przykład. Firma sprzedaje na fakturę za 60 mln zł rocznie, czyli średnio za około 164 tys. zł dziennie. Przy DSO równym 60 dni ma w należnościach około 9,9 mln zł. Skrócenie DSO o 10 dni uwalnia około 1,6 mln zł gotówki, co przy koszcie kapitału 10% daje około 160 tys. zł rocznie. Jak liczyć DSO na własnych danych, pokazujemy w tekście o wskaźniku rotacji należności.

Koszt pracy zespołu

Ręczna windykacja składa się z wielu drobnych czynności. Ktoś przygotowuje listę zaległości, pisze przypomnienia, dzwoni, zapisuje odpowiedzi, dopasowuje wpłaty i ustala ze sprzedażą, czy można już naciskać. Ta praca jest rozłożona na kilka osób, więc nikt nie widzi jej w całości. U naszych klientów wyglądało to różnie. W Open Loyalty przypomnienia zajmowały 30 do 60 minut dziennie, a Tequipy, które miało ponad 200 zaległych faktur miesięcznie, po automatyzacji odzyskało ponad 45 godzin tygodniowo.

Żeby policzyć ten koszt, pomnóż liczbę godzin tygodniowo przez 52 tygodnie i przez koszt godziny pracy. Przy 10 godzinach tygodniowo i koszcie 60 zł za godzinę to ponad 31 tys. zł rocznie, a jeśli przypomnieniami zajmuje się kontroler finansowy albo sam prezes, kwota rośnie kilkukrotnie.

Do tego dochodzi koszt niekonsekwencji. Gdy osoba od przypomnień jest na urlopie albo zamyka miesiąc, przypomnienia przestają wychodzić, a opóźnienia rosną.

Koszt kancelarii i eskalacji

Gdy przypomnienia zawodzą, zaczynają się wezwania przedsądowe, kancelaria, rejestry dłużników i sąd. Każdy z tych kroków kosztuje, a odzyskanie pieniędzy trwa coraz dłużej. W Energetycznym Projekcie cała ręczna windykacja, razem z czasem pracowników, kancelarią i abonamentami rejestrów, kosztowała 5 do 10 tys. zł miesięcznie. Im wcześniej i regularniej firma przypomina o płatności, tym mniej spraw dochodzi do tego etapu.

Koszt faktur, których nie da się już odzyskać

Niektórzy klienci spóźniają się, bo mają poważne kłopoty finansowe. Im dłużej faktura czeka na pierwszy telefon, tym większa szansa, że zanim ktoś się odezwie, klient ogłosi upadłość albo przestanie odbierać. Krzysiek Romaniak, założyciel Flowmore i współzałożyciel Energetycznego Projektu, stracił w ten sposób część z około 200 tys. zł zaległości. Jego historię opisaliśmy w tekście „Czego 200 tys. zł w niezapłaconych fakturach nauczyło założyciela dwóch firm”.

Żeby oszacować ten koszt, sprawdź, ile należności firma spisała w straty w ostatnich dwóch latach i jak długo przed spisaniem były po terminie. Jeśli większość z nich przez wiele tygodni nie dostała żadnego przypomnienia, część tej kwoty dało się uratować.

Koszt decyzji, których nie da się podjąć

Najtrudniej policzyć to, czego firma nie robi, bo brakuje jej gotówki. Odkłada inwestycję albo większe zamówienie, płaci swoim dostawcom później i traci rabaty, sięga po droższe finansowanie. Zarząd poświęca uwagę przelewom zamiast rozwojowi. Tego kosztu nie ma w żadnym raporcie, a często jest największy.

Jak zestawić te koszty

Zamiast porównywać cenę programu z kwotą zaległych faktur, zsumuj koszt finansowania należności, koszt pracy zespołu, wydatki na kancelarię i rejestry oraz średnią roczną kwotę należności spisanych w straty. Tę sumę porównaj z kosztem automatyzacji, biorąc pod uwagę, o ile realnie może spaść DSO.

Sunbay przejmuje powtarzalną część tej pracy, czyli przypomnienia przed terminem i po nim, noty odsetkowe i wezwania do zapłaty, a gdy sprawa wymaga rozmowy, tworzy zadanie dla zespołu. DSO i wiekowanie należności liczy na bieżąco z danych z systemu księgowego, więc efekt widać w liczbach. Więcej znajdziesz na stronie o analityce należności.